Secrétaire administratif
Le secrétaire administratif assure la gestion administrative quotidienne d’un service ou d’une direction : accueil, gestion du courrier, rédaction de documents, classement, organisation des réunions et suivi des dossiers. Polyvalent et organisé, il est un rouage essentiel du bon fonctionnement des organisations publiques et privées.
Missions principales
Le secrétaire administratif prend en charge l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et correspondants, gère le courrier entrant et sortant (tri, distribution, suivi) et traite les e-mails du service. Il rédige et met en forme les documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus de réunions, rapports) et veille à leur archivage et classement selon les procédures en vigueur dans l’organisation.
Il organise les rendez-vous, les réunions et les déplacements des responsables : gestion des agendas, réservation de salles, préparation des dossiers de présentation, coordination logistique. Il assure également le suivi des dossiers administratifs en cours, vérifie les pièces nécessaires à leur traitement et relance les interlocuteurs en cas de retard. Selon la structure, il peut traiter des opérations comptables simples (factures, bons de commande) ou apporter un appui aux ressources humaines (gestion des absences, suivi des congés).
La maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, messagerie électronique, logiciels métiers) et des outils de gestion électronique des documents est indispensable. Dans la fonction publique, le secrétaire administratif peut également accompagner la mise en œuvre de politiques publiques, participer à des enquêtes statistiques ou assurer le secrétariat de jurys ou de commissions.
Formation pour devenir secrétaire administratif
Le poste est accessible à partir du baccalauréat, avec une préférence pour les bac pro Gestion-Administration ou STMG. Pour les postes plus qualifiés ou à plus fortes responsabilités, un BTS SAM (Support à l’Action Managériale, ex-BTS ASS) ou un BTS Gestion de la PME constituent des diplômes de référence. Dans la fonction publique, le concours de secrétaire administratif est ouvert aux titulaires du baccalauréat.
Les formations en alternance (bac pro ou BTS) sont très valorisées car elles permettent d’acquérir une expérience professionnelle concrète dès la formation. La maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et la rapidité en saisie sont des compétences attendues à tous les niveaux. Des formations continues en gestion, comptabilité ou ressources humaines permettent d’évoluer vers des postes d’assistant de direction ou de responsable administratif.
Salaire secrétaire administratif
En début de carrière, un secrétaire administratif perçoit environ 1 867 € bruts par mois selon l’Onisep. Dans le secteur privé, les salaires d’entrée peuvent se situer autour du SMIC en PME, avec une progression liée à l’ancienneté et au niveau de responsabilité. Dans la fonction publique, les grilles indiciaires de la classe normale vont de 1 727 à 2 440 € bruts par mois, avec des niveaux supérieurs en classe exceptionnelle (jusqu’à 2 847 € bruts).
Avec de l’expérience et une prise de responsabilités croissantes (coordination d’une équipe secrétariale, gestion d’un service), la rémunération progresse. Le passage à un poste d’assistant de direction ou de secrétaire de direction permet d’accéder à des niveaux de rémunération plus élevés (2 200 à 2 800 € bruts par mois et plus selon la taille de l’organisation).
Évolutions possibles
Le secrétaire administratif peut évoluer vers un poste de secrétaire de direction, d’assistant de gestion ou d’assistant de direction, avec des responsabilités plus larges et une relation plus directe avec les dirigeants. Dans la fonction publique, le passage au grade de secrétaire administratif de classe supérieure ou exceptionnelle s’accompagne d’une revalorisation salariale et de responsabilités accrues.
Des formations complémentaires en gestion de projet, management ou ressources humaines permettent d’accéder à des postes de responsable administratif ou de chargé de mission dans les grandes organisations. La spécialisation dans un domaine (médical, juridique, comptable) ouvre des perspectives vers des postes d’assistants ou de secrétaires spécialisés mieux rémunérés.
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