Devenir agent administratif

Présentation du métier d’agent administratif

L’agent administratif est un employé de bureau affecté à des tâches administratives diverses. Celles-ci peuvent aller de l’accueil et la réception du public à l’établissement et la gestion de différents documents administratifs (envoie, réception et distribution des courriers, accomplissement de tâches courantes de secrétariat, classement de dossiers, archivage, mise à jour, photocopie, effectuer des tâches comptables de base, édition et mise en forme de courriers préétablis, faire des suivis de dossiers, etc.). Des missions qui varient en fonction de la structure qui l’emploie et qui exigent des aptitudes dans plusieurs domaines différents.

Vous l’aurez compris, son profil polyvalent lui permet d’exercer dans des secteurs d’activités multiples (social, économique, financier, scolaire, etc.). S’il évolue généralement dans la fonction publique (collectivités territoriales, établissements scolaires, hôpitaux, ministères…), il n’est pas rare de le retrouver dans des entreprises privées.

Les principales missions

Les tâches de l’agent administratif sont multiples et peuvent varier en fonction de son milieu de travail. En règle générale, il est en charge de :

• Assurer les appels téléphoniques, entrants comme sortants
• Accueillir le public
• Rédiger des rapports et toutes sortes de documents administratifs
• Publier et adresser des actes (actes de mariage, actes de décès…)
• Gérer toutes sortes de demandes relatives aux cartes d’identité, aux passeports, aux immatriculations, etc.
• Diriger des enquêtes administratives dans le but de dresser un rapport dédié à l’institution des dossiers
• Envoyer, réceptionner et distribuer le courrier
• Participer à la comptabilité ou en assurer pleinement la gestion si nécessaire
• Gérer les approvisionnements et les stocks de fournitures

Les qualités et compétences nécessaires

Comme toute autre fonction de l’administration, celle d’agent administratif exige des aptitudes diverses. À commencer par le sens aigu de l’organisation et une certaine rigueur. Impliquant des missions d’accueil, de réception ou d’émission d’appels téléphoniques, elle nécessite un grand sens du contact et du relationnel, une bonne capacité d’écoute, un sens de la diplomatie ainsi qu’une énorme patience. À cela s’ajoute une parfaite maîtrise de l’expression orale et écrite. Toutes ces qualités lui sont également nécessaires pour entretenir une bonne relation avec ses collègues des autres départements, avec qui il sera amené à collaborer tout au long de sa carrière.

Plusieurs compétences techniques sont également attendues de la part de l’agent administratif. Parmi elles, une bonne connaissance des techniques de prise de note. Sans oublier une parfaite maîtrise des différents outils informatiques et bureautiques (Excel, Word, PowerPoint). 

Ayant une grande soif d’apprendre, l’agent administratif doit avoir connaissance des législations et des pratiques relatives à sa fonction. Aussi, il doit faire une veille récurrente et affiner continuellement ses compétences de manière à s’adapter à l’évolution de son métier.

Quel parcours pour devenir agent administratif ?

Pour ceux qui souhaitent devenir agents administratifs dans la fonction publique, il est nécessaire de passer par un concours. Il s’agit du concours de la fonction publique d’Adjoint Administratif de catégorie C. Comprenant une épreuve d’admissibilité et deux épreuves d’admissions, ce dernier est ouvert à tous types de diplômes et à toutes les tranches d’âges.

Pour ceux qui préfèrent évoluer dans le secteur privé, c’est une autre paire de manches. En effet, les entreprises peuvent être assez exigeantes sur les qualifications. Voici quelques exemples de parcours notables permettant d’obtenir un poste d’agent administratif au sein de ces dernières :

• BTS NDR (Négociation et Digitalisation de la Relation Client)
• DUT Technique de commercialisation
• BTS Technico-Commercial
• Bac + 5École de commerce

Les salaires

Comme tout autre métier de la fonction publique, celui d’agent administratif est soumis à une grille salariale. Cette dernière présente une évolution des rémunérations en fonction de la classe et de l’échelon du professionnel. Généralement, un agent administratif de 1ère classe débutant touche dans les environs de 1500 € brut mensuel. Ce chiffre évoluera sensiblement en cours de carrière et peut atteindre les 1900 € bruts après 4 ans d’expérience. Pour l’agent administratif de 2nde classe, la moyenne est de 2200 € brut après 3 années d’expérience. Il est bon de noter que des facteurs comme l’institution dans laquelle il exerce (collectivité, ministère, hôpital, etc.) et son statut (contractuel ou fonctionnaire) peuvent aussi influer sur la rémunération de ce professionnel. Sans oublier que diverses primes et compléments peuvent s’y ajouter (remboursement des frais de transport, heures supplémentaires, 13ème mois).

Les débouchés et opportunités d’emploi

Évoluant essentiellement au sein de la fonction publique, les services d’un agent administratif sont souvent recherchés par les établissements scolaires, les hôpitaux, les ministères, les collectivités territoriales et les municipalités. Toutefois, on peut tout à fait le retrouver dans une entreprise privée, quel que soit le secteur d’activité. Ce ne sont donc pas les opportunités d’emploi qui manquent à ce professionnel. D’autant plus que la plupart de ces structures prévoient de multiples possibilités d’évolutions de carrière. En règle générale, ces dernières ont lieu dans le cadre d’un concours administratif ou de l’émission d’une liste d’aptitude sur proposition de la hiérarchie. D’autres perspectives comme le changement de grade ou l’extension de responsabilités sur proposition de la hiérarchie sont également envisageables.

Mais ce n’est pas tout, puisqu’il peut également intégrer d’autres services dans le but de changer d’environnement, de travail ou d’élargir son éventail de compétences. Sans oublier qu’en suivant des formations supplémentaires et en renforçant ses aptitudes en informatique, en secrétariat et en comptabilité, il lui est possible d’accéder à des fonctions d’assistant de rédaction, secrétaire comptable, assistant de direction ou encore assistant commercial.