Devenir assistant de direction

Présentation du métier d’assistant de direction

L’assistanat de direction est une fonction importante étant donné qu’elle contribue à optimiser l’organisation et la gestion des activités du dirigeant de l’entreprise ou des responsables. La personne occupant ce poste clé peut prendre d’autres dénominations, à savoir : assistant de manager, attaché de direction, ou bien secrétaire de direction. Le métier peut s’exercer aussi bien au sein des entreprises privées que des établissements publics. Par ailleurs, c’est une profession qui est largement féminisée. 

Comme l’indique son appellation, l’assistant de direction est généralement rattaché à la direction générale ou à un directeur de service (commercial, marketing, financier, communication…). Il a pour rôle de seconder le dirigeant d’entreprise ou le responsable dans ses tâches quotidiennes afin de lui économiser du temps et lui faire gagner en efficacité. En qualité de collaborateur direct, son objectif est de faciliter la gestion administrative interne et la gestion opérationnelle. L’assistant de direction est chargé de coordonner les activités de son responsable et intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées à son travail.

L’activité de l’assistant de direction varie en fonction de la taille, du secteur et du mode d’organisation de la structure au sein de laquelle il exerce. Dans une entreprise d’envergure, il peut être en charge de l’encadrement de l’activité d’une équipe d’assistants. Dans une PME, l’assistant de direction s’occupe par exemple des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, traitement des courriers, préparation et classement des dossiers, etc. Les tâches qui lui sont confiées peuvent varier selon ses compétences et éventuellement de sa spécialité : ressources humaines, juridiques… D’autre part, l’assistant de direction peut endosser des responsabilités plus importantes et plus étendues en fonction du niveau du responsable qu’il accompagne. En règle générale, il suit l’évolution de ce dernier et a la possibilité d’obtenir le statut de cadre. 

 Les principales missions

L’assistant de direction prend en charge des tâches variées qui dépendent de la structure de l’entreprise. C’est lui qui s’occupe d’organiser l’agenda de son responsable, mais surtout de toutes les parties administratives. Il représente aussi la direction en jouant le rôle d’intermédiaire entre l’entreprise et divers interlocuteurs. 

Voici un résumé des missions de l’assistant de direction : 

Élaborer le planning du dirigeant ou du responsable 

• Gestion de l’emploi de temps : prise de rendez-vous, traitement des courriers et e-mails…
• Organisation des déplacements professionnels et des réunions
• Préparation de divers dossiers : rapports, documentation, notes diverses… 

Se charger de l’accueil 

• Accueil physique des clients et des visiteurs
• Réception et filtrage des appels téléphoniques

 Gérer les dossiers et la documentation 

• Organisation et archivage des documents importants
• Gestion des notes de frais
• Suivi de l’évolution des dossiers professionnels
• Actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire
• Regroupement et mise en forme des éléments de suivi : tableaux de bord, reporting
• Gestion administrative des contrats

Participer à la communication interne et externe 

• Rédaction des supports de communication : comptes rendus, rapports…
• Communication et diffusion des informations en interne et externe (décisions, notes…)
• Interface de la direction auprès des clients, partenaires, fournisseurs…

Les qualités et compétences nécessaires

Bras droit et représentant direct de son supérieur, le métier d’assistant de direction requiert plusieurs qualités. Avant tout, il doit avoir une excellente présentation ainsi qu’une grande aisance relationnelle. L’assistant de manager est parfaitement à l’aise à l’oral comme à l’écrit et possède un vocabulaire étendu. Une bonne capacité rédactionnelle et un sens de la communication avéré sont aussi indispensables à l’exercice du métier. Par ailleurs, un sens poussé de l’organisation et de l’anticipation est nécessaire pour gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant, en plus du sien. Occuper ce poste demande aussi de la disponibilité et une grande capacité d’adaptation. La rigueur, la résistance au stress et la discrétion constituent également des atouts particulièrement appréciés dans l’exercice de ce métier.  

Quel parcours pour devenir assistant de direction ?

Plusieurs formations peuvent être envisagées pour accéder au métier d’assistant de direction. Il est possible de se faire embaucher avec un bac pour ceux qui disposent d’une expérience professionnelle. La plupart des employeurs privilégient les détenteurs d’un diplôme de niveau Bac+2 et plus.

Niveau Bac

• Bac Pro Gestion et Administration
• Bac Technologique sciences et technologies du management et de la gestion

Niveau Bac+2

• Brevet de technicien supérieur gestion de la PME/PMI (BTS)
• Diplôme universitaire de technologie Gestion administrative et commerciale (DUT GACO)
• Diplôme universitaire de technologie Gestion des entreprises et des administrations (DUT GEA)

Niveau Bac+3

• Licence professionnelle management et gestion des organisations
• Licence professionnelle management des activités commerciales
• Licence professionnelle métiers des administrations et collectivités territoriales

Les salaires

L’assistant de direction est payé en moyenne à 2500 € bruts par mois. Néanmoins, son salaire peut varier en fonction de la structure de l’entreprise, de la qualité de sa formation, ses compétences ainsi que de son expérience. Un profil sénior peut toucher jusqu’à 3700 € par mois. 

Les débouchés et opportunités d’emploi

Un assistant de direction travaille généralement dans les entreprises du secteur tertiaire. Ce sont les PME qui sont les principaux pourvoyeurs d’emploi pour ce métier, suivies des entreprises industrielles. Néanmoins, il peut aussi exercer dans les établissements du secteur public ou dans les collectivités locales. L’assistant de direction a la possibilité de suivre une formation complémentaire ou se spécialiser dans un domaine en particulier : juridique, RH, commercial, comptabilité… Après des années d’expérience probante, il peut obtenir un statut de cadre, en accédant à un poste comme chargé de communication, responsable de service commercial par exemple.