Devenir secrétaire comptable

Présentation du métier de secrétaire comptable

Le métier de secrétaire comptable regroupe deux fonctions complémentaires : celui de secrétaire et de comptable. Le secrétaire comptable connu sous le nom de secrétaire facturier est la vitrine de l’entreprise. En d’autres termes, c’est l’assistant idéal chargé d’effectuer les opérations de gestion comptable et administrative d’une structure conforme aux règles de comptabilité générale. Toute institution est donc soumise à l’engagement de tenir une comptabilité régulière.

Pour mener à bien ses missions, il exerce sous la responsabilité d’un chef comptable et la supervision d’un cabinet d’expertise comptable. En tant que premier interlocuteur des collaborateurs, il est aussi en relation avec plusieurs professionnels en interne qu’en externe tels que le trésorier, le responsable du personnel, l’expert-comptable, les banquiers, les fournisseurs, les clients, les partenaires, etc.Tout cela pour assurer la qualité de la communication de l’organisation et le relais de l’information.

Les principales missions

Les missions attribuées au secrétaire facturier sont diversifiées et multiples. Elles se reposent sur la tenue de la comptabilité, les travaux de secrétariat et les relations humaines qui sont les suivantes :

• Accueillir les clients ou les autres employés et satisfaire leurs besoins.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques.
• Préparer les procès-verbaux et les rapports des réunions du comité de direction.
• Remplir et traiter les déclarations fiscales telles que l’impôt sur les sociétés, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la cotisation foncière des entreprises (CFE), la déclaration annuelle des données sociales (DADS), etc.
• Procéder à la vérification des états financiers et au suivi administratif du personnel.
• Réaliser les rapprochements bancaires.
• Effectuer la relance des impayés.
• Rédiger les pièces comptables : bons de livraison, devis, factures, fiches de paie, etc.
• Sauvegarder les opérations comptables.
• Apporter des conseils concernant l’amélioration du service et l’achat des différents produits nécessaires.
• Contribuer à la gestion des appels d’offres, de la publication et des demandes de financement.
• Organiser les plannings au sein du service financier et gérer l’agenda de la direction à toutes les étapes.
• Effectuer l’archivage et le classement des documents sur papier ou numériques.

Les qualités et compétences nécessaires

Une parfaite maîtrise des outils bureautiques (tableurs, pack office, outils statistiques) et collaboratifs (réseau social d’entreprise, web-conférence, planning partagé, etc.) ainsi que des différents logiciels spécialisés de comptabilité, de paie et de facturation (Sage, EBP, Ciel compta) sont des atouts indéniables pour exercer le métier de secrétaire comptable. De même, être à l’aise devant les chiffres, avoir une notion en comptabilité générale et un excellent niveau d’anglais pour pouvoir répondre aux sollicitations d’interlocuteurs, poser une candidature dans d’autres secteurs d’activités ou se projeter à l’international.

En contact direct avec la clientèle, le secrétaire comptable est doté d’une excellente communication, des compétences interpersonnelles et d’un sens du service. À la fois aimable et courtois, il dispose également d’une élocution irréprochable et d’une impeccable présentation physique.

Dans le même temps, le secrétaire facturier est une personne organisée, autonome, rigoureux et méthodique. Ces aptitudes professionnelles lui permettent de gérer les comptes par ordre d’importance allant du plus au moins urgent. Résistant au stress et réactif, il est capable d’agir rapidement face à des situations imprévues.

Puisque le professionnel est au courant de la vie entière de l’entreprise, il est obligatoire de rester discret sans pour autant divulguer les documents confidentiels. Cela engendre la création d’une relation de confiance entre les hiérarchiques, les collaborateurs et les clients.

Quel parcours pour devenir secrétaire comptable ?

Il existe plusieurs possibilités de devenir secrétaire comptable. Le moyen le plus rapide est d’obtenir un BEP (brevet d’études professionnelles) ou un CAP (certificat d’aptitude professionnelle) mention secrétariat ou métiers de la comptabilité. Par ailleurs, il est essentiel d’avoir un niveau plus élevé pour perfectionner vos connaissances et accéder rapidement à un poste à haute responsabilité. Les diplômes requis sont :

Niveau 4

• Bac STG (sciences et technologies de la gestion)
• Bac pro GA (gestion-administration)

Niveau 5

• BTS CG (comptabilité et gestion)
• BTS AM (assistant de manager)
• BTS assistant de gestion PME-PMI
• DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations)

Les salaires

La rémunération moyenne d’un secrétaire comptable est comprise entre 1900 € et 2500 € par mois. En début de carrière, il prétend un gain mensuel situé entre 1600 € et 1800 €. Avec plusieurs années d’exercice, son niveau de rétribution oscille entre 2000 € et 2500 € par mois. Le versement du salaire sur 13 ou 14 mois, la prime de participation ou d’intéressement, s’y ajoutent à la fin du mois. Cependant, il est à noter que les employés dans le secteur privé sont mieux payés que ceux de la fonction publique même à responsabilités et compétences égales.

Les débouchés et opportunités d’emploi

Nombreuses sont les perspectives d’avenir pour le métier de secrétaire comptable.Le secrétaire comptable peut exercer pour le compte d’un cabinet d’expertise comptable, d’une structure d’intérim, d’une société immobilière ou d’une association. Il peut aussi travailler au sein des établissements secondaires de grande entreprise comme les TPE (très petites entreprises), les PMI (petites et moyennes industries), les PME (petites et moyennes entreprises) ou dans le service comptable d’une institution de grande envergure.

Avec de l’expérience, il peut évoluer à l’intérieur de l’établissement lui-même en occupant l’un de ces postes : assistant de direction, assistant comptable ou assistant en ressources humaines. Il peut aussi postuler en tant que comptable ou agent comptable des finances publiques après avoir suivi une formation supplémentaire. En outre, il peut rejoindre le domaine des assurances, de la banque ou s’orienter vers d’autres secteurs d’activités.