Déplacements professionnels, vacances, repos maladie… les occasions de mettre en place un message d’absence sont multiples. Quelle que soit la raison de votre indisponibilité, il est crucial d’informer vos interlocuteurs éventuels sur votre durée d’absence ainsi que les solutions en cas d’urgence. Le but est de prévenir toute perte de prospects, de maintenir des relations solides avec vos clients et de gérer avec tact l’impatience de certains contacts.
Alors, avant d’éteindre votre ordinateur, découvrez nos 10 exemples d’emails de réponse automatique que vous pouvez utiliser.
En quoi consiste un message d’absence ?
Un message d’absence est une réponse automatique qui notifie à l’expéditeur que vous n’êtes pas actuellement disponible à votre poste de travail. Cela signifie simplement que vos réponses aux emails pourraient prendre un peu plus de temps que d’habitude.
L’utilisation d’une réponse automatique offre de nombreux avantages :
- Informations immédiates et claires : Les réponses automatiques permettent d’informer instantanément vos contacts de votre indisponibilité. Cela évite toute confusion et assure à vos interlocuteurs que leur message a bien été reçu.
- Gestion efficace des attentes : En précisant la durée de votre absence et en donnant des instructions sur la manière de gérer les situations urgentes, les réponses automatiques aident à gérer les attentes de vos contacts et à réduire leur frustration.
- Maintien de la communication : Même si vous n’êtes pas disponible, les réponses automatiques maintiennent une communication ouverte avec vos contacts. Cela renforce la confiance et la fiabilité de votre relation professionnelle.
- Gain de temps et d’efficacité : En automatisant la réponse aux emails entrants, vous économisez du temps précieux qui aurait été autrement consacré à la gestion manuelle des réponses pendant votre absence.
- Réduction du stress : En sachant que vos interlocuteurs sont informés de votre absence et bien pris en charge, vous pouvez profiter de votre temps hors du bureau en toute tranquillité d’esprit, sans vous soucier des emails non traités.
Quelques conseils pour rédiger un bon message d’absence
Lorsque vous rédigez un message d’absence, il est essentiel d’inclure certains éléments clés afin de garantir une communication efficace, à savoir :
- La raison de votre absence : Que ce soit pour des congés annuels, des vacances, une maladie, une formation, ou des événements professionnels, précisez clairement le motif de votre absence.
- La durée de votre absence : Indiquez les dates précises de votre absence, y compris la date de départ et la date de retour prévues.
- Les coordonnées de contact alternatives : Fournissez les coordonnées d’un(e) collègue ou d’un service auquel les destinataires peuvent se tourner en cas d’urgence.
- Les délais de réponse attendus : Si possible, mentionnez quand vos interlocuteurs peuvent s’attendre à recevoir une réponse de votre part afin de gérer leurs attentes et d’éviter toute frustration.
En ce qui concerne le ton de votre message d’absence, maintenez un équilibre entre professionnalisme et convivialité :
- Soyez poli et courtois : Commencez et terminez votre message avec des formules de politesse appropriées, telles que « Bonjour » ou « Cordialement ».
- Restez professionnel : Gardez un ton formel et respectueux tout au long du message, tout en restant chaleureux.
- Montrez de l’empathie : Exprimez votre compréhension pour toute perturbation que votre absence pourrait causer, et assurez à vos interlocuteurs que vous traiterez leurs besoins dès que possible.
- Soyez clair et concis : Évitez les longues explications et allez droit au but pour que votre message soit facile à lire et à comprendre.
10 modèles d’emails de réponse automatique
Voici maintenant 10 modèles d’emails de réponse automatique que vous pouvez utiliser pour diverses circonstances. N’hésitez pas à les adapter en fonction de vos besoins spécifiques.
Modèle 1 : Absence pour congé standard
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
Je suis actuellement en congé du [date de départ] et serai de retour le [date de retour]. Pendant mon absence, je n’aurai pas accès à mes emails. Je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Pour toute question urgente, vous pouvez écrire à [Prénom Nom] à cette adresse [adresse email]qui sera en mesure de vous aider.
Cordialement,
Modèle 2 : Absence pour vacances d’été
Bonjour,
Merci pour votre message.
Je pars en vacances du [date] au [date] inclus. Dès mon retour, je prendrai connaissance de votre message et tâcherai d’y répondre dans les plus brefs délais.
[Prénom Nom] se tient à votre disposition pour toute demande urgente, vous pouvez le/la contacter à cette adresse mail : [adresse mail]Bonne journée,
Modèle 3 : Absence pour formation professionnelle
Bonjour,
Merci de votre email.
Je participe actuellement à une formation professionnelle et serai indisponible jusqu’au [date de retour]. Si votre question peut attendre, je vous répondrai à mon retour. Sinon, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse mail]
Cordialement,
Modèle 4 : Absence pour arrêt maladie
Bonjour,
Je suis actuellement en congé pour raison de santé et je ne pourrai pas répondre à vos messages avant [date de retour prévue]. Pour toute question urgente, veuillez contacter [nom et coordonnées]qui se fera un plaisir de vous aider en mon absence.
Cordialement,
Modèle 5 : Absence pour congé de maternité/paternité
Bonjour,
Merci pour votre email. Je suis en congé de maternité/paternité et je serai absent(e) jusqu’au [date de retour].
Pendant cette période, je ne consulterai pas mes emails.
Pour toute question ou besoin, merci de prendre contact avec mon remplaçant / ma remplaçante [Prénom Nom] par email à l’adresse suivante : [adresse mail] ou par téléphone au numéro [numéro].
Cordialement,
Modèle 6 : Absence pour voyage d’affaires
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message. Je suis actuellement en déplacement professionnel et serai de retour le [date de retour].
Pendant mon absence, je n’aurai pas accès à mes emails, mais je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, veuillez contacter [Prénom Nom] à l’adresse/au numéro de téléphone suivant(e) : [adresse e-mail/numéro de téléphone], qui sera en mesure de vous aider.
Cordialement,
Modèle 7 : Absence pour raison personnelle
Bonjour,
Ceci est un message automatisé. Je suis actuellement indisponible au travail pour des raisons personnelles. J’espère pouvoir revenir d’ici le [date de retour prévue] et répondre à votre e-mail à ce moment-là.
Pour toute question urgente, vous pouvez écrire à [nom et coordonnées de la personne de contact en votre absence].
Cordialement,
Modèle 8 : Absence pour jours fériés
Bonjour,
Je vous remercie pour votre email.
Actuellement, nos bureaux sont fermés en raison de [jour férié]. Nous serons de retour le [date].
Je vous répondrai dès mon retour dans les meilleurs délais.
Cordialement,
Modèle 9 : Absence pour un événement familial
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
Je suis actuellement absent(e) pour assister à un événement familial et serai de nouveau à votre disposition le [date de retour].
Pendant mon absence, je vous invite à contacter [Prénom Nom] : [adresse email].
Cordialement,
Modèle 10 : Absence pour une conférence ou un salon professionnel
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
Je participerai à/au [événement] du [date] au [date]. Par conséquent, je ne serai pas en mesure de vous répondre immédiatement.
Si votre message est urgent, veuillez contacter [Prénom Nom] à l’adresse suivante : [adresse e-mail] qui se fera un plaisir de vous aider.
Cordialement,
