Devenir secrétaire de direction

Présentation du métier de secrétaire de direction

La secrétaire de direction est une professionnelle de l’administration. Elle est le bras droit d’un cadre supérieur de l’entreprise comme le chef de service ou le directeur. Ce métier est le plus souvent destiné aux femmes. La secrétaire de direction a comme principal objectif de décharger son supérieur des tâches de bureau. C’est elle qui est chargée de gérer l’agenda et l’emploi du temps de son chef. Elle tient un rôle de secrétariat basique comme la réception des appels téléphoniques, l’accueil des clients, la gestion des courriers, etc. La secrétaire de direction assiste son supérieur dans la gestion et l’organisation administrative de l’entreprise. C’est l’interface entre son employeur et les interlocuteurs internes ou externes. Elle assure l’organisation des réunions, prend des notes et réalise ensuite un compte rendu. En cas de déplacement, la secrétaire de direction s’occupe des billets d’avion ainsi que des chambres d’hôtel. La secrétaire de direction classe, et archive des documents et supervise les personnels et les autres services. Les conditions de travail de la secrétaire de direction sont difficiles. Elle doit être capable de jongler entre plusieurs tâches à la fois. Elle doit toujours être disponible pour répondre aux demandes de son boss. La secrétaire de direction travaille en général dans un bureau, mais elle peut dans certains cas être amenée à se déplacer pour assister le directeur lors d’une réunion à l’extérieur.

Les principales missions

La secrétaire de direction effectue de nombreuses tâches pour le compte de son patron. Ses principales attributions sont :

• Assurer l’accueil des visiteurs ;
• Répondre au téléphone et filtrer les appels ;
• Tenir à jour l’agenda et organiser l’emploi du temps de la direction ;
• Rappeler les rendez-vous ;
• Réceptionner les mails et les courriers ;
• Organiser et assister aux réunions ;
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus ;
• Transmettre les informations en interne par le biais d’une note de service ;
• Ranger, trier et archiver les documents administratifs ;
• Organiser les déplacements de son supérieur : achat des billets d’avion, réservation des hôtels, etc.
• Effectuer un suivi administratif du personnel ;
• S’assurer de la bonne exécution d’un contrat ;
• Suivre l’évolution d’un dossier professionnel ;
• Passer les commandes de fournitures et matériel et recevoir les livraisons ;
• Organiser la logistique des recrutements et des formations.

Les qualités et compétences nécessaires

La secrétaire de direction est une personne polyvalente et réactive. Multitâche, elle est chargée de plusieurs tâches en même temps. Elle sait réagir au bon moment et avec efficacité face aux problèmes ou aux imprévus. C’est une personne touche-à-tout chargée d’alléger au mieux son patron dans sa mission.

Cette professionnelle est autonome et organisée. La secrétaire de direction doit être capable de s’occuper de plusieurs affaires tout en ayant l’ordre de priorité. C’est quelqu’un de méthodique et de rigoureux. Elle a un grand esprit d’initiative qui la rend indispensable dans l’entreprise. Son sens de l’organisation est utile pour pouvoir gérer à la fois l’emploi du temps de son patron ainsi que le sien.

Ayant plusieurs interlocuteurs : clients, investisseurs, etc. la secrétaire de direction doit avoir une présentation impeccable. Très soignée et souriante, elle doit faire bonne figure. C’est elle qui représente son entreprise et ses dirigeants auprès des tiers. Elle doit bénéficier d’un bon relationnel qui facilite toute interaction avec les visiteurs.

La secrétaire de direction doit avoir une bonne expression orale et écrite pour assurer la rédaction des documents. Elle maîtrise les nouvelles technologies, l’agenda électronique, les logiciels de gestion et la bureautique. Elle a une technique et une certaine rapidité de prise de note pour ne pas perdre des informations essentielles lors des réunions. La discrétion est exigée dans la profession et la maîtrise de plusieurs langues est un atout majeur.

Quel parcours pour devenir secrétaire de direction ?

Pour accéder à la profession de secrétaire de direction, il faut obtenir un diplôme de niveau bac à bac + 2 dans le domaine du secrétariat. Le candidat peut toutefois présenter un diplôme plus élevé pour augmenter ses chances de recrutement. Voici quelques exemples de diplôme menant au métier de secrétaire de direction :

• bac professionnel gestion-administration
• Bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)
• BTS support à l’action managériale
• BTS gestion de la PME
• DUT gestion administrative et commerciale des organisations
• DEUST bureautique et communication multimédia, option assistant de direction
• DUT- gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations
• DUT – gestion administrative et commerciale
• DUT- carrières juridiques
• Licence pro management des activités commerciales
• Licence Administration et gestion des entreprises
• Licence pro management et gestion des organisations
• Licence pro métiers des administrations et collectivités territoriales

Les salaires

En France, la secrétaire de direction gagne en moyenne un salaire compris entre 1800 et 2200 € bruts par mois. Le salaire d’une secrétaire de direction va dépendre de son niveau de diplôme, de son expérience, de la taille de la société qui l’emploie et de sa situation géographique. Une secrétaire de direction en début de carrière perçoit un salaire équivalent à 1700 et 1900 € bruts mensuels. Selon la complexité de sa mission qui lui est confiée, elle peut espérer gagner un salaire plus attractif. Une secrétaire de direction plus expérimentée verra son salaire mensuel grimper jusqu’à 2500 et 3000 € bruts. En fin de carrière, la secrétaire de direction qui exerce dans une grande entreprise peut voir son salaire culminer à plus de 4000 € bruts par mois. Dans certains cas, des primes viennent s’ajouter au salaire de base comme la prime de participation ou la prime d’intéressement.

Les débouchés et opportunités d’emploi

Les perspectives de recrutements sont nombreuses en ce qui concerne la profession. Elle peut officier aussi bien dans le secteur public que privé. Toutes entreprises TPE, PME ou grandes entreprises, associations, administrations ou collectivités territoriales bref tout organisme qui a à sa tête une direction a besoin de ses compétences. La secrétaire de direction peut travailler dans n’importe quel secteur d’activité : économie, communication, immobilier, industrie, etc. En ce qui concerne l’évolution de carrière, la secrétaire de direction après quelques années d’ancienneté peut occuper un poste à responsabilité comme celui d’Office Manager. Elle peut aussi se voir attribuer un service autonome et devenir dans ce cas une cadre. Mais dans la majorité des cas, la secrétaire de direction évolue vers d’autres métiers comme celui de commercial, assistante Ressource humaine, ou encore comptable. Dans tous les cas, elle devra au préalable se spécialiser. Elle peut également devenir formatrice secrétariat assistanat. Avec de fortes expériences, la secrétaire de direction peut travailler en tant que secrétaire indépendante.