Devenir secrétaire administratif

Le métier de secrétaire administratif est un travail valorisant. Il offre de nombreux avantages sur les évolutions de carrière. De nos jours, la majorité des entreprises comptent au minimum un secrétaire administratif dans leur rang. C’est un agent de liaison de la structure par excellence. Vous aimez le défi organisationnel et vous avez le sens de l’autonomie ? La profession de secrétaire administratif est votre destinée. Grâce à cette fiche, vous allez découvrir en détail toutes les informations indispensables concernant cet emploi.

secrétaire administratif

Présentation du métier de secrétaire administratif

Le métier de secrétaire administratif fait partie du domaine administratif comme son nom l’indique. Le secrétaire administratif est aussi appelé assistant administratif, secrétaire ou collaborateur administratif. Il est défini comme un employé de bureau chargé d’assurer une parfaite coordination des activités. Elles concernent la gestion des tâches administratives et des traitements commerciaux de l’entreprise pour laquelle il travaille. Autrement dit, c’est un spécialiste des activités de la bureautique au sein du secteur public. Il est donc au cœur de toute organisation de la vie d’une société. De ce fait, il exerce sous la responsabilité de son supérieur hiérarchique ou d’un assistant de service.

En tant que point d’entrée et de sortie des renseignements dans un établissement, il fait l’intermédiaire entre l’environnement interne et les interlocuteurs externes ainsi qu’entre les divers services internes de la firme.

Les principales missions

Les attributions du collaborateur administratif varient en fonction de son lieu d’affectation et du secteur d’activité. Pour cette raison, l’exercice de cette profession ne se montre toujours pas facile. En général, ses missions sont les suivantes :

  • Réceptionner les visiteurs, répondre à leurs attentes et les orienter selon leurs besoins.
  • Répondre aux messages électroniques et aux appels téléphoniques.
  • Planifier, annuler ou reporter les rendez-vous et les réunions de travail des responsables hiérarchiques.
  • Préparer et rédiger les documents tels que les circulaires, les comptes-rendus, la communication, le budget, etc.
  • Réaliser les synthèses en traduisant les textes réglementaires et législatifs dans le cadre d’intervention de son service.
  • Diffuser les informations et transmettre les documents aux bons destinataires (clients, partenaires, fournisseurs)via fax, notes, e-mail, etc.
  • Procéder au suivi et à l’évaluation complète des dossiers : contrat de maintenance de la structure, des équipements, etc.
  • Effectuer le classement des dossiers par ordre alphabétique, catégorique, chronologique ou selon leur contenu.
  • Diriger et encadrer une équipe dans l’administration des tâches relatives à la logistique, à la gestion du personnel ou à la comptabilité.

Les qualités et compétences nécessaires

L’assistant administratif représente la vitrine de l’entreprise. De ce fait, il dispose d’un sens relationnel développé, d’un sens de l’écoute, d’une parfaite expression orale et de l’empathie pour faire bonne impression à la clientèle. Ces aptitudes professionnelles facilitent de la même manière la diffusion des informations entre collaborateurs et collègues.

Le secrétaire est doté d’un sens de l’organisation, de la rigueur et d’un niveau de concentration élevé. Aussi, être méthodique pour finir les tâches confiées dans un délai déterminé, sans risque d’erreur ou d’oubli.

Pour gérer les données numériques, présenter et mettre en valeur les documents de communication, le secrétaire administratif maîtrise parfaitement l’ordinateur et les équipements informatiques de bureau (fax, photocopieur, imprimante, etc.), les logiciels bureautiques de traitement de texte (Excel,Word, PowerPoint), l’Internet et les canaux d’information (Gmail, Outlook, Skype, etc.), les calendriers numériques et les agendas partagés. Il connaît au bout des doigts les techniques d’écriture rapide et de prise de notes. Une solide capacité rédactionnelle et une bonne expression écrite sont au même titre d’excellentes qualités permettant de synthétiser une information rapidement.

Face à des situations compliquées comme l’insatisfaction ou le mécontentement des clients, savoir gérer son stress, être compréhensif et réactif sont des qualifications à part entière que doit disposer un secrétaire administratif.

Puisque le collaborateur administratif traite un certain nombre de dossiers particuliers, il est exposé à des secrets professionnels. Il ne doit donc pas divulguer les renseignements et est strictement amené à respecter la confidentialité.

Quel parcours pour devenir secrétaire administratif ?

Vous pouvez intégrer le monde professionnel de secrétaire administratif avec un certificat de fin d’études secondaires ou un CAP. Cette formation permet d’acquérir les bases du secrétariat. En revanche, si vous désirez occuper un poste d’assistant administratif de haut niveau, il vous est obligatoire de disposer l’un de ces diplômes :

Niveau Bac

  • Bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGORA)
  • Bac technique Sciences et technologies du management et de la gestion (STMG)

Niveau Bac +2

  • BTS Gestion des petites et moyennes entreprises (PME)
  • BTS Support à l’action managériale
  • DEUST Bureautique et communication multimédia

Niveau Bac +3

  • BUT Gestion administrative et commerciale des organisations
  • BUT Gestion des entreprises et administration (GEA)
  • Licence pro Management et gestion des organisations

À titre d’information, le recrutement au sein de la fonction publique est ouvert aux titulaires d’un baccalauréat ou équivalent. Il s’effectue par voie de concours. 

Les salaires

La fourchette salariale d’un secrétaire administratif est évaluée entre 2000 € et 2500 € par mois. Cependant, elle varie en fonction de la complexité du poste, du type d’entreprise, de son statut, de son niveau de formation et d’expérience. En tant que fonctionnaire, un secrétaire débutant gagne 2000 € par mois, soit l’équivalent de la catégorie B. Tandis qu’en fin de carrière, il touche une somme mensuelle de 3000 €. En tant que salarié, la mensualité est de 1600 € en début de carrière. Pour un profil expérimenté, il prétend à un salaire de 2500 € par mois voire plus. Les primes liées à la précarité font évoluer ce niveau de rétribution.

Les débouchés et opportunités d’emploi

Le métier de secrétaire administratif peut s’effectuer aussi bien dans des établissements publics que privés ou au domicile de l’intervenant. Le secrétaire peut également exercer dans des domaines variés et multiples liés à la finance, à l’industrie, au bâtiment, aux assurances, à l’éducation ou à la logistique. Après plusieurs années en poste, il peut prétendre à des responsabilités plus larges en jouant le rôle d’assistant de direction ou de gestion.

Au sein de la fonction publique, il peut gravir les échelons et changer de catégorie par le biais de concours internes. Néanmoins, il peut intégrer d’autres sphères d’activité comme l’administration scolaire et universitaire, les structures administratives déconcentrées (collèges et lycées), les rectorats, les mairies, les ministères, les ambassades, les services déconcentrés (directions locales, les préfectures, les sous-préfectures), etc.

 

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