La présence des secrétaires bureautiques devient de plus en plus indispensable au sein des entreprises. Leur maîtrise des techniques modernes de secrétariat permet à la société de gagner du temps et d’optimiser sa productivité. Cependant, pour réellement avoir ce profil, vous devez d’abord vous former. Ceci nécessite alors certaines compétences et un suivi de quelques formations spécifiques. Sans plus tarder, voici alors tout ce qu’il faut savoir pour bien se former en secrétariat bureautique !
Suivre des formations en ligne pour se former en secrétariat bureautique
Avec l’essor des nouvelles technologies, il devient de plus en plus facile de suivre des formations à distance. Pour vous faire former en secrétariat bureautique, vous pouvez aussi vous imprégner de cette méthode. En plus de vous offrir une plus grande flexibilité, elle vous permet de vous former dans un bref délai.
Cependant, le principal problème qui se pose avec cette astuce est le choix du centre de formation en ligne. Sur le web, il existe plusieurs plateformes qui proposent ce service, au point où il devient difficile de trouver celle qui est la plus fiable. Néanmoins, pour gagner du temps pendant vos recherches, vous pouvez opter pour BH Compétences, un centre de formation qualifié. Sur ce site, les cours se déroulent sur une plateforme interactive avec la disponibilité de plusieurs formations en secrétariat bureautique. Suivant certaines conditions, vous pouvez même bénéficier d’un financement allant jusqu’à 100 % de votre formation au CPF.
Bien entendu, il existe également plusieurs autres plateformes qui proposent cette formation en ligne dans les meilleures conditions. Le plus important, c’est de choisir celle qui répond le mieux à vos attentes tout en tenant compte de certains critères de sélection.
Suivre des cours en présentiel pour se faire former en secrétariat bureautique
En dehors des formations à distance, vous pouvez aussi vous faire former en secrétariat bureautique à partir des cours en présentiel. La principale différence avec cette méthode, c’est que vous devez vous rendre dans le centre de formation pour suivre le cours. Dans ce cas aussi, le choix de l’organisme de formation n’est pas du tout une tâche aisée. Pour trouver le centre de formation qu’il vous faut dans ces conditions, plusieurs critères sont à prendre en compte.
La certification
L’organisme de formation que vous choisirez pour vous faire former en secrétariat bureautique doit nécessairement avoir une certification reconnue. En France par exemple, c’est la qualification OPQF qui fait office de certification. Grâce à cette attestation, vous êtes sûr que le centre de formation respecte les réglementations en vigueur et propose des formations de qualité. Cette qualification prouve également la pérennité financière de l’entreprise et son respect du code de déontologie.
Le professionnalisme des formateurs
La réussite d’une formation en secrétariat bureautique dépend amplement de l’expertise du formateur. Ce dernier ne doit pas seulement se contenter de suivre le programme de formation. Il faut qu’il soit également capable d’apporter un plus aux participants en transmettant son expérience du métier. Pour avoir une idée de l’expertise des formateurs, vous pouvez contacter le centre de formation pour vous renseigner sur leurs parcours.
La notoriété du centre de formation
La notoriété du centre de formation est un critère indispensable à prendre en compte pendant votre choix. En réalité, il existe certains organismes qui sont déjà reconnus dans le domaine. Non seulement ils bénéficient de plusieurs années d’expérience, mais ils proposent aussi des formations de qualité. Sur leur plateforme, vous trouverez différents avis qui attestent de leur efficacité. Parfois, la notoriété d’un centre de formation peut augmenter vos chances d’obtenir un poste. Puisque ces établissements sont reconnus pour leur efficacité, les recruteurs accordent plus de crédibilité à leurs apprenants.
Les préalables avant de se former en secrétariat bureautique
Avant de vous faire former en secrétariat bureautique, il est conseillé d’avoir un certain niveau d’étude. Généralement, il est préférable que l’apprenant ait au moins le niveau bac. Pour afficher un profil convaincant, il peut par exemple obtenir le bac pro AGOrA ou le bac techno STMG. S’il le souhaite, il peut continuer ses études jusqu’au niveau bac + 3. Dans ce cas, il peut être titulaire d’un BUT GEA ou d’un BUT GACO pouvant lui permettre d’occuper un poste de secrétaire administratif par exemple.
En dehors de ces diplômes, il faut que l’apprenant dispose de certaines qualités et compétences indispensables. Dans les normes, il doit avoir :
- une bonne capacité de gestion des priorités et d’organisation,
- un esprit d’initiative,
- une capacité d’adaptation,
- le sens du contact, etc.
Outre ces compétences, la maîtrise d’une ou de plusieurs langues étrangères représente aussi un véritable atout pour l’apprenant. Pour finir, le métier de secrétaire bureautique exige une grande polyvalence de votre part. De ce fait, vous devez avoir de solides compétences administratives et bureautiques. Il s’agit entre autres de la connaissance et de la maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint). Une parfaite maîtrise de la hiérarchisation et du classement des documents serait aussi appréciable. Vous devez également savoir répondre à vos interlocuteurs avec courtoisie, être discret et avoir le sens de l’anticipation.
