Ces dernières années, l’usage des outils de travail collaboratif gagne du terrain. Cela s’explique par la démocratisation du télétravail et du coworking entre autres facteurs. Cependant, de nombreuses entreprises ignorent encore à quel point ils sont utiles à leur épanouissement. Par conséquent, elles hésitent à opter pour cette solution ou pire, prennent un outil au hasard sans étudier les critères de sélection. Pour y remédier, voici 12 outils de travail collaboratif à utiliser en entreprise.
Pourquoi utiliser un logiciel de travail collaboratif ?
Les outils de travail collaboratif aident activement à la gestion de travail en entreprise. Ils facilitent la création des tâches et la communication au sein de l’équipe. C’est une solution pertinente pour régler les problèmes suivants.
Des heures de réunions interminables
Les collaborateurs d’un projet sont censés communiquer en permanence. Que ce soit pour se partager les idées, donner des instructions, demander l’état de progression, des réunions s’imposent. Non seulement ces dernières prennent beaucoup de temps à l’équipe, mais aussi l’ordre du jour peut être chamboulé. À cela s’ajoutent les imprévus comme le changement de l’objet de la réunion à la dernière minute, la disparition du dossier prioritaire, etc. Les outils de travail collaboratifs proposent des solutions pour éviter tout cela. D’ailleurs, ils remplacent les réunions autour de la table ronde par une plateforme de discussion en ligne. Cela permet d’aborder uniquement les sujets importants et urgents.
Trop de messages dans la boite mail
En centralisant les données sur une plateforme accessible à toute l’équipe, le logiciel de travail collaboratif facilite les échanges. Les employés ne sont plus obligés de passer par la boite mail pour correspondre entre eux. Cet outil est surtout d’une grande utilité lorsqu’il faut partager un document et y apporter des retouches. Fini les allers-retours entre bureaux, la recherche du fichier parmi les différentes versions envoyées par mail. Quels que soient la taille et le nombre de dossiers, l’outil peut le prendre en charge en quelques clics. Il permet de mettre de l’ordre dans les adresses de messagerie pour un gain de productivité. Les conversations sont conservées et tout le monde peut y jeter un œil en cas d’oubli.
Gestion des tâches prioritaires
Au sein d’une entreprise, toutes les tâches sont urgentes. Toutefois, il n’est pas toujours évident de les terminer dans la journée. À tout vouloir terminer, il est difficile de finir les tâches escomptées. Grâce à l’outil de travail collaboratif, le travail peut être organisé par ordre de priorité. Il permet de gagner du temps et d’optimiser la productivité des utilisateurs. Il aide le chef d’équipe dans le pilotage du projet afin de respecter le timing. Chez les collaborateurs, il évite un supplément de pression dans l’exécution de leur travail.
Problème de suivi de l’équipe
L’outil de travail collaboratif donne une vision globale des projets de l’entreprise. Tout le monde peut consulter l’ensemble des tâches, en particulier celles qui lui reviennent. Le planning est fourni avec les consignes à appliquer. Les employés peuvent se mettre au travail à tout moment. La plateforme dispose également d’une fonctionnalité de suivi de l’avancement du projet. De cette manière, le responsable sait exactement l’état de progression de son équipe à un moment précis. L’outil de travail collaboratif permet d’anticiper les retards et de trouver un moyen de les rattraper. En cas de difficulté, chacun peut apporter une solution adaptée.
Top 12 des logiciels de travail collaboratif
Voici 12 outils collaboratifs incontournables et adaptés à tout type d’activité.
1. monday.com
monday.com permet de centraliser toutes les informations et les opérations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Il aide chaque employé à organiser sa charge de travail en fonction d’un planning préétabli. Outil nomade, monday.com accompagne les utilisateurs au bureau comme à la maison et lors des déplacements. Il permet de maximiser la productivité via un système de suivi du projet, des alertes automatiques et la visibilité de l’emploi du temps. Il s’intègre facilement au sein de l’équipe grâce à sa facilité d’utilisation et sa flexibilité.
2. Notion
Notion un outil complet regroupant toutes les fonctionnalités de base pour gérer l’ensemble des activités d’une entreprise. Il permet par exemple de prendre des notes, planifier un projet ou encore partager les connaissances. Notion se voit comme un espace de travail numérique accessible à tous les employés. Chaque utilisateur peut afficher les données sur une page pour une meilleure visibilité. Son tableau de bord peut être personnalisé en fonction des besoins de l’équipe collaboratrice. Flexibilité est son principal atout tant sur le plan administratif que tarifaire.
3. Trello
L’outil Trello facilite la gestion de projets entre collaborateurs permettant de favoriser leur performance. Il s’adresse aux professionnels comme les particuliers et les entrepreneurs. Ses fonctionnalités intuitives comprennent la planification de réunions, la création de tâches, l’organisation d’événements et l’établissement d’objectifs. En somme, Trello est un outil de travail de pointe. Il permet de configurer le flux de production, d’automatiser certaines tâches sans code et de trier les opérations selon différents critères. C’est un générateur de post-its numériques ergonomique avec des cartes épinglées sur le tableau de bord.
4. Google Workspace
Logiciel flexible et novateur, Google Worskpace est conçu pour booster la productivité des employés et favoriser la collaboration entre eux. Cela est possible grâce à des outils de travail centralisés : Gmail, Meet, Agenda, Chat, Drive, Sheets, Slides, etc. La solution est accessible à tous les budgets. Elle s’adapte aux besoins des utilisateurs quel que soit leur nombre. Google Worskpace donne une vision complète de la structuration de l’entreprise pour y apporter une amélioration. Sécurité et confidentialité sont au cœur de sa préoccupation.
5. Dropbox
Cette solution est notamment connue pour le partage de fichiers de toute taille en toute sécurité. Il centralise les documents, les contenus cloud et les données en ligne sur une plateforme. Tous les collaborateurs peuvent y apporter les modifications nécessaires pour accélérer le travail. Dropbox intègre des fonctionnalités de gestion de tâches et de suivi des mises à jour de fichiers. Il permet à l’équipe de communiquer au fil de l’avancement du projet. Le logiciel répond aux besoins des professionnels comme les particuliers.
6. Klaxoon
Grâce à son système de suivi en temps réel, Klaxoon permet de dépasser les limites de l’entreprise en matière de productivité. Cette plateforme collaborative donne accès à un espace de travail commun pour l’ensemble des employés. Il remplace les réunions par des échanges en ligne participatifs et efficaces. Le logiciel convient à toutes les branches d’activité y compris le commerce, les ressources humaines, l’informatique et la logistique. Son dashboard complet et intuitif donne une aperçue visuelle transformant l’idée en action. Le module Aventure motive l’esprit de compétition chez les collaborateurs.
7. Miro
Miro est une sorte de tableau blanc collaboratif en ligne conçu pour améliorer les échanges d’idées en entreprise. Il aide à la recherche et l’élaboration d’une stratégie vis-à-vis d’un projet en cours. Ce logiciel gratuit permet d’accéder à une réunion de n’importe où ou de participer à un atelier en ligne. Il donne accès à une fonctionnalité de création et de modélisation de diagramme. Miro intègre un bon système de sécurité et une méthode de planification avancée. Il accompagne l’équipe dans son projet et garantit son succès grâce à un responsable de compte dédié.
8. Beekast
Beekast est le logiciel adapté pour des réunions participatives optimisées en direct ou en ligne. Ses fonctionnalités facilitent la création des présentations par l’ajout de fichiers PowerPoint, PDF et autres médias. À la fin de la réunion, chaque participant reçoit automatiquement un compte rendu. Il est aussi possible de réaliser des activités interactives telles qu’un QCM, un sondage, un vote ou un nuage de mots via le logiciel. À l’image de tout outil de travail collaboratif, Beekast donne accès à une plateforme de discussion privée et en groupe. Il intègre également une solution de visioconférence.
9. Talkspirit
Pensé spécialement pour les PME et ETI, cet outil de travail collaboratif convient pour une relation fluide entre collaborateurs. Il permet de gérer les documents de travail grâce à sa suite bureautique en ligne. Les interlocuteurs peuvent s’envoyer des messages sur un espace de discussion intégré ou lancer une conférence audio et vidéo. Talkspirit participe également à l’organisation des tâches et l’établissement de l’emploi du temps de l’équipe. En résumé, c’est un logiciel tout-en-un, d’origine française, offrant un intéressant rapport qualité-prix.
10. Slack
Slack se présente comme un logiciel de gestion des messages instantanés, accessibles via ordinateur et Smartphone. Il favorise les échanges avec les interlocuteurs dans le cadre d’un travail collaboratif. Tout le monde peut accéder à un groupe de discussion organisé par projet, par sujet ou par branche d’activité. Cela facilite le partage des données, contrairement aux échanges par mail. L’outil s’adapte aux applications bureautiques, ce qui permet de mieux gérer les opérations communes.
11. Zoom
Il s’agit d’un outil de visioconférence intégrant toutes les fonctionnalités utiles pour gérer les réunions et coopérer sur un projet. L’on peut inviter jusqu’à 1 000 participants dans chaque entrevue. La qualité visuelle et auditive n’en reste pas moins performante. Zoom permet de synchroniser les réunions organisées avec le calendrier externe et inclut un système d’alerte. Les participants peuvent aussi accéder à une plateforme de messagerie et se partager des contenus. Le logiciel permet les transcriptions et les enregistrements des conversations. Par souci de sécurité, l’accès aux réunions se fait uniquement sur invitation.
12. Microsoft Teams
Outil spécial pour une collaboration avec la suite Microsoft Office 365, Microsoft Teams regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires dans ce sens. Que ce soit pour écrire, pour calculer, pour dessiner ou pour présenter un projet, il répond à toutes les attentes. L’équipe de travail peut accéder à tous les outils bureautiques de Microsoft : Word, Excel, PowerPoint, etc. Elle peut également se partager des fichiers pour consultation, ou les modifier directement sur la plateforme. Cela favorise la collaboration et la productivité des participants.
Comment choisir le bon outil de travail collaboratif ?
Face aux offres grandissantes du marché actuel, choisir l’outil de travail collaboratif adapté n’est pas évident. De nouvelles fonctionnalités apparaissent chaque jour, sans parler de la difficulté à mesurer leur performance. À moins d’essayer les logiciels à tour de rôle, les critères ci-après peuvent affiner la recherche.
L’accessibilité
L’outil de travail collaboratif se présente sous différents formats. Il peut s’agir d’un logiciel ou une application à installer sur tous les postes de travail ou encore d’une extension. Il est aussi possible de trouver des sites internet accessibles sur abonnement. Cette solution convient pour les utilisateurs nomades. En effet, elle libère des contraintes matérielles et frais d’installation sans oublier sa compatibilité avec les navigateurs web. Aujourd’hui, la tendance est au Saas. On parle d’une plateforme de travail à la pointe de la technologie offrant un avantage de flexibilité.
L’ergonomie
L’outil de travail collaboratif vise à économiser du temps tout en maximisant les bénéfices. Pour cela, il se doit d’être intuitif et facile d’usage. Les logiciels nécessitant une longue période d’adaptation sont à proscrire. Le choix doit surtout se porter sur l’aisance pour les collaborateurs. Néanmoins, il faut prendre en compte les besoins de l’entreprise et éviter les versions lambda. L’idée est de l’adapter à chaque utilisateur grâce à une option d’administration. Ainsi, le chef de projet et ses collaborateurs n’auront pas les mêmes visibilités sur leur tableau de bord.
Les fonctionnalités
Il s’agit du critère le plus important dans le choix d’un outil de travail collaboratif. Il doit avant tout répondre à toutes les attentes du moment. Il est aussi nécessaire d’anticiper la croissance de l’entreprise et l’évolution de ses besoins sur le long terme. Cela amène à réfléchir sur les fonctionnalités complémentaires que l’équipe rechercherait à l’avenir. Il serait préférable de se tourner directement vers une solution complète dédiée à la centralisation des données de l’entreprise. Cependant, il faut aussi penser au budget à investir.
Le support technique
L’accès aux outils de travail collaboratif professionnel est toujours payant. Choisir un logiciel avec un support bancal peut s’avérer une grosse perte. Il arrive que le système soit en panne. À défaut de réactivité de la part du fournisseur, les employés auront du retard dans leur planning. Aussi, l’éditeur est tenu d’accompagner chaque utilisation dans la prise en main du logiciel. Cela se traduit par la mise en place d’un centre d’aide, la formation des employés et un support technique personnalisé. L’accès à une plateforme de discussion privée est vivement recommandé.
