De plus en plus d’entreprises prennent la décision de digitaliser les procédures RH. Cette digitalisation est le plus souvent accompagnée par une dématérialisation des bulletins de paie. L’utilisation d’un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie procure de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives. Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique et quelle solution de dématérialisation de bulletins de paie faut-il choisir ?
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Un coffre-fort électronique ou coffre-fort numérique ou encore E-coffre-fort est un espace de stockage en ligne destiné au stockage et à la gestion des fichiers numériques. Il s’agit d’un outil intuitif qui permet aux entreprises d’archiver des documents administratifs, des factures ou des contrats. L’utilisation d’un coffre-fort numérique assure la confidentialité et l’intégrité des documents archivés. L’hébergeur ne peut donc pas accéder aux fichiers qui sont stockés dans un e-coffre-fort. En effet, chaque donnée est cryptée. Pour accéder aux archives numériques, le client-utilisateur doit donc utiliser une clé de déchiffrement.
Quels sont les avantages d’un coffre-fort électronique ?
Pour les entreprises, un coffre-fort électronique permet avant tout de sécuriser les données sensibles de leurs salariés comme leurs bulletins de paie. En effet, cette solution réduit les risques de vol, de falsification ou de perte des données numériques. La valeur juridique de chaque bulletin de paie est alors assurée par le coffre-fort électronique. Puisque les documents archivés sont chiffrés, seuls les responsables RH et le destinataire peuvent consulter le bulletin de paie.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique est également une solution efficace pour gagner en productivité. Cet outil soulage le service RH des tâches chronophages telles que l’édition, l’impression et la distribution des bulletins de paie. Désormais, le personnel RH n’a plus qu’à éditer puis déposer les bulletins de salaire électronique dans le coffre-fort de chaque employé.
Le coffre-fort électronique est également bénéfique pour les salariés puisqu’il met à leur disposition leurs bulletins de paie en seulement quelques clics. Tous les documents administratifs dont les salariés ont besoin sont donc accessibles à distance.
Top 7 des coffre-fort électronique pour les bulletins de paie
Il existe actuellement une grande variété de coffres-forts électroniques pour bulletin de paie. MyPeopleDoc, Digiposte, Nibelis, Factorial, eDoc, Eurécia sont particulièrement intéressants.
MyPeopleDoc
MyPeopleDoc est un outil en ligne destiné à alléger le travail des ressources humaines grâce à des solutions innovantes. Utilisant un système software-as-a-Service, cette plateforme digitale améliore la communication interne et la gestion des opérations RH. Il s’agit en effet, d’un outil qui propose un système d’horodatage et de signature électronique en plus des espaces de stockage en ligne. MyPeopleDoc offre la possibilité d’échanger des informations RH par voie électronique. Cette plateforme garantit la sécurité des données des entreprises grâce à un algorithme de chiffrement très performant. En outre, les documents numériques que les clients décident d’archiver via MyPeopleDoc sont stockés dans des centres d’hébergement situés sur le territoire européen et ayant une certification ISO 27001.
Digiposte
Digiposte est un coffre-fort électronique gratuit qui permet aux entreprises de profiter d’un espace sécurisé en ligne. Allié de taille pour le personnel RH, cette plateforme digitale accompagne également les salariés durant leur parcours professionnel. Digiposte met à la disposition de ses utilisateurs une application mobile qui leur permet d’accéder aux documents archivés en tout temps. Grâce à ce coffre-fort numérique, le dépôt des bulletins de paie se fait de manière automatisée. Il permet également une distribution multicanal des documents. De leur côté, les salariés profitent d’un espace personnel qui n’est accessible ni par l’entreprise ni par Digiposte. Les données personnelles de chaque collaborateur sont donc protégées conformément aux normes RGPD.
Nibelis
À travers la dématérialisation des bulletins de paie, Nibelis permet aux Ressources Humaines de gagner du temps. Nibelis propose donc un espace de stockage de documents RH qui offre aux salariés un accès sécurisé à leurs documents personnels. La distribution des bulletins de paie se fait rapidement et en un seul clic. Toutes les fiches de paie qui sont archivées sont horodatées et non modifiables. Leur accès est sécurisé par un portail d’authentification afin d’assurer la confidentialité des données. De plus, tous les documents archivés restent disponibles durant 50 ans et conservent leur valeur probante.
eDoc
eDoc est un coffre-fort numérique certifié qui propose des solutions innovantes et sécurisées à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. eDoc met à la disposition des entreprises un Desk RH qui permet aux personnels des ressources humaines de transmettre aux collaborateurs des documents RH, de manière sécurisée. eDocGroup propose également un outil de signature électronique. La signature des documents peut donc se faire à distance. Les bulletins de paie et tous les autres documents qui sont archivés par eDoc sont conservés pendant 10 ans du côté des entreprises et durant 50 ans du côté des salariés. Ainsi, lorsqu’un salarié part à la retraite, il peut télécharger l’intégralité des documents le concernant.
Eurécia
Eurécia est un coffre-fort électronique qui répond aussi bien aux besoins des particuliers qu’à ceux des entreprises. Cette plateforme permet de stocker tous les documents sensibles ou confidentiels. La durée d’accessibilité des bulletins de paie dématérialisés via Eurécia est garantie par un partenariat avec eDoc. De plus, Eurécia propose une offre RH/paie tout-en-un. Ainsi, le module Eurécia paie et rémunération facilite la gestion de la paie. Cette plateforme met à la disposition des responsables RH un outil visant à collecter automatiquement les éléments de paie de chaque salarié. Les collaborateurs, de leur côté, peuvent consulter directement via leur espace personnel différentes informations telles que leur nombre d’absences ou les heures supplémentaires qu’ils ont effectuées.
Factorial
Factorial est un logiciel SIRH qui optimise la dématérialisation de tous les documents relatifs au fonctionnement d’une entreprise. Ce coffre-fort numérique permet donc de distribuer et d’archiver une grande variété de documents telle que le contrat de travail, les bulletins de paie en format électronique. Le personnel RH peut télécharger un seul document comprenant tous les bulletins de paie des salariés. Factorial s’occupe alors de diviser le document en plusieurs fiches grâce au code d’identification des employés. Le logiciel distribue ensuite aux salariés leur bulletin de paie respectif. Les collaborateurs peuvent consulter leurs fiches de paie via un espace personnel. La confidentialité des données archivées sur Factorial est assurée par un système de gestion de la sécurité de l’information qui est conforme à la norme ISO/IEC 27001. Ainsi, Fatorial garantit la continuité des systèmes d’information et œuvre dans la réduction des risques de perte des documents.
Konica Minolta
Konica Minolta propose un coffre-fort électronique pour bulletin de paie sécurisé et facile à utiliser. Cette solution permet aux entreprises de partager des documents avec leurs employés de manière simple et rapide. L’interface du coffre-fort électronique Konica Minolta est très conviviale. Les documents stockés dans le coffre-fort numérique sont automatiquement cryptés. De plus, un système de contrôle d’accès garantit que seul le personnel autorisé a accès aux documents. Les documents stockés dans le coffre-fort électronique Konica Minolta sont conservés pendant une période de 10 ans.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace de stockage sécurisé qui permet aux entreprises de conserver et de partager des documents au format électronique. Les documents sont stockés sur un serveur et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé. Le coffre-fort numérique est accessible via Internet et peut être utilisé pour stocker une grande variété de documents, y compris les bulletins de salaire.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique présente plusieurs avantages pour les chèques de paie. Tout d’abord, il élimine la nécessité d’imprimer et de distribuer des chèques papier. Cela peut permettre à l’entreprise de réaliser des économies sur les coûts d’impression et d’affranchissement. En outre, un coffre-fort numérique peut être utilisé pour stocker d’autres types de documents RH, tels que les contrats de travail et les évaluations de performance.
Les coffres-forts numériques sont également plus sûrs que les méthodes de stockage traditionnelles, telles que les classeurs. Les documents stockés dans un coffre-fort numérique sont protégés contre les dommages physiques, tels que les incendies ou les dégâts des eaux. En outre, les coffres-forts numériques sont généralement dotés de dispositifs de sécurité, tels que la protection par mot de passe et le cryptage, qui rendent difficile l’accès aux documents par des personnes non autorisées.
Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique pour fiche de paie ?
Le principal avantage de l’utilisation d’un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie est le temps gagné par le personnel RH. En effet, la dématérialisation des fiches de paie permet un gain de productivité important. La distribution des fiches de paie se fait rapidement et facilement. De plus, tous les documents archivés sont horodatés et ne peuvent être modifiés. Cela garantit l’authenticité des documents. L’utilisation d’un coffre-fort électronique pour fiche de paie permet également aux entreprises de rester compétitives. D’ailleurs, de plus en plus d’entreprises prennent la décision de numériser leurs procédures RH.
Comment choisir un coffre-fort numérique ?
Il y a plusieurs éléments à prendre en compte lors du choix d’un coffre-fort numérique pour les chèques de paie. Tout d’abord, vous devez décider du type de documents que vous souhaitez stocker dans le coffre. Par exemple, certains coffres-forts numériques n’autorisent que les documents PDF, tandis que d’autres peuvent stocker divers types de documents.
Vous devez également tenir compte des caractéristiques de sécurité du coffre-fort. Par exemple, certains coffres-forts numériques sont dotés d’une protection par mot de passe et d’un système de cryptage, tandis que d’autres n’en ont pas. En outre, vous devez décider comment vous voulez accéder aux documents stockés dans le coffre. Certains coffres-forts numériques sont accessibles via l’Internet, tandis que d’autres nécessitent un logiciel spécial.
Enfin, vous devez tenir compte du coût du coffre-fort numérique. Certains coffres-forts numériques sont très chers, tandis que d’autres sont plus abordables. Vous devez choisir un coffre-fort numérique qui correspond à votre budget et à vos besoins.
Quel coffre-fort électronique pour bulletin de paie choisir ?
Le coffre-fort électronique le plus adapté à vos besoins dépend de la taille de votre entreprise et du nombre d’employés. Pour les grandes entreprises, nous recommandons Factorial ou Eurecia. Pour les petites et moyennes entreprises, Nibelis ou eDoc sont plus adaptés. A noter qu’une solution comme Konica Minolta propose une solution pour les PME et une autre à destination des grandes entreprises. Si vous recherchez une solution à la fois simple et sécurisée, nous vous recommandons eDoc. Enfin, si vous recherchez une solution tout-en-un, nous vous recommandons Factorial.
