Top 10 des logiciels pour la gestion des notes de frais

Les notes de frais font partie intégrante des charges financières en entreprise. Ils se réfèrent au montant versé aux employés à titre de remboursement des dépenses d’ordre professionnel. En effet, les frais engagés par le salarié pour son entreprise lui sont restitués sous conditions. Les modalités de remboursement restent discutables. L’entreprise peut opter pour le règlement des frais réels ou le règlement forfaitaire. En tout cas, les logiciels de gestion des notes de frais facilitent l’opération.

Notes de frais : quelles sont les règles ?

Le traitement des notes de frais ne doit pas être négligé. Rigueur et précision sont de mise pour respecter les délais de remboursement. Aussi, la gestion des notes de frais obéit à des règles strictes.

Anticipation des dépenses. L’entreprise doit avoir une vision globale des frais professionnels de ses salariés sur une période donnée. Cela permet de mieux gérer les ressources. L’anticipation des dépenses facilite également l’ajustement de la politique de gestion.
Plafonnement des frais remboursables. Par souci de gestion des dépenses, l’entreprise peut fixer une limite sur les frais professionnels de ses salariés. Cela concerne aussi bien les tickets de repas que les frais de déplacement et d’hébergement. Il est aussi important d’initier les nouveaux venus à la politique de l’entreprise concernant les dépenses professionnelles. Ils doivent adopter les bonnes pratiques de gestion des notes de frais.
Organisation de la gestion des notes de frais. Pour éviter le chevauchement avec les paies, il vaut mieux traiter les notes de frais régulièrement. Il est aussi recommandé de ne nommer pas plus de 2 responsables, de préférence un comptable et son supérieur hiérarchique. Pour ce qui est du remboursement, le respect du délai et du processus à suivre est indispensable. De fait, l’entreprise dispose d’une durée de 5 ans pour régler les notes de frais.
Dématérialisation des justificatifs. Le remboursement des notes de frais doit faire l’objet d’un justificatif. Il peut s’agir d’un reçu de paiement ou autre document informant des détails de la dépense. Avec une version numérique des justificatifs, la vérification devient plus aisée. L’entreprise peut le conserver numériquement tout en faisant un geste pour la planète.
Déduction de certains frais. L’entreprise a le droit de récupérer les TVA ou taxe sur valeur ajoutée sur les repas déclarés en notes de frais. Ainsi, elle gagne environ 2,5 % des dépenses engagées. En régularisant les titres restaurants, elle peut faire une économie annuelle de 98 euros par salarié. Cela est possible grâce à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales).

Contrôle des notes de frais. L’intégration d’un outil de vérification des notes de frais est primordiale pour les entreprises. Cela prévient les tentatives de fraude. La réalisation d’un audit interne de routine est aussi requise pour mieux contrôler le processus de gestion. Par ailleurs, le traitement des notes de frais doit respecter une règle de priorité pour un gain de temps. Grâce à la technique de l’échantillonnage, il est possible de les trier suivant un paramètre précis.

Mise en place d’une politique de dépense. Bien que l’Urssaf ait fixé les règles liées aux dépenses professionnelles, chaque entreprise peut établir sa propre politique. Celle-ci inclut les types de dépenses prises en charge, les conditions de remboursement (délai, justificatif), etc.
Plafonnement pour chaque frais engagé. Cette disposition a pour but d’assurer transparence et fluidité dans le traitement de l’opération. Elle doit tenir compte du cadre légal.
Recours à un logiciel de gestion des notes de frais. La gestion des notes de frais doit prendre en compte de nombreux détails. Pour ce faire, l’usage d’un logiciel prévu à cet effet s’impose. Cela permet d’automatiser certaines tâches, d’écarter les risques d’erreur et surtout de gagner du temps.

Top 10 des logiciels de gestion des notes de frais

À l’heure actuelle, grâce au numérique, la gestion des frais professionnels dans le cadre d’une mission ne pose plus de problèmes. En effet, il existe sur le marché des logiciels prévus à cet effet et performants, offrant l’embarras du choix. Ils diffèrent notamment par les fonctionnalités offertes, les entreprises doivent donc cerner leurs besoins et leur budget. Voici les 10 meilleures solutions de gestion des notes de frais.

1. Cleemy

Livré sous forme d’application mobile et Web, Cleemy gère les notes de frais de l’entreprise en toute simplicité. Il aide le responsable à vérifier et rembourser les dépenses de toute nature. Le logiciel intègre toutes fonctionnalités utiles en ce sens : numérisation des justificatifs, calcul automatique des frais réels, validation des dépenses en quelques clics, imputation en comptabilité générale et analytique. L’outil Cleemy est personnalisable en fonction des besoins de l’entreprise. Il garantit une meilleure expérience utilisateur, aussi bien pour les déclarants que pour les contrôleurs et managers.

2. Spendesk

Ce logiciel gère à la perfection les dépenses professionnelles de l’entreprise. Le responsable peut donc suivre de près les notes de dépenses des personnels. Il propose des fonctionnalités dédiées à l’estimation des dépenses exactes réalisées dans le cadre d’une mission. Spendesk met à disposition des utilisateurs une plateforme de traitement de tous les frais. Il prend en charge les paiements par cartes bancaires virtuelles ou Master Card. Son système d’archivage permet de dématérialiser les justificatifs et certifier chaque dépense effectuée. Ainsi, la validation et le remboursement se font en temps réel.

3. Expensya

C’est un logiciel professionnel de gestion des notes de frais pour les entreprises de toute taille. Son option de paramétrage flexible facilite l’adaptation à chaque situation. Expensya dispose également d’un outil certifié ISO, sans parler de la technologie OCR+ permettant d’obtenir automatiquement des factures. Grâce à cet outil, on peut ajuster le budget et créer des cartes virtuelles au profit d’un remboursement facile des frais. Aussi, l’achat d’un billet d’avion et la réservation au restaurant peuvent se faire via Expensya. Toutes les notes de dépenses sont archivées avec leurs pièces justificatives.

4. Jenji

Simple et efficace, le logiciel Jenji propose de gérer les notes de dépenses que ce soit frais de déplacement ou indemnités forfaitaires. Il traite également les invitations et réservations en tout genre ainsi que la valeur des taxes. L’outil automatise la déclaration des frais ainsi que la numérisation des justificatifs. Puis, il effectue les remboursements en temps réel des dépenses validées par le responsable. En effet, c’est un logiciel de comptabilité analytique avec un paramètre ajustable en fonction de l’entreprise et du pays. Les prévisions et rapports financiers se font en un clic. De plus, il se met à jour automatiquement.

5. N2F

N2F est un outil de gestion de frais fiable pour tout type d’entreprises qui traitent des affaires à l’étranger. Ce logiciel assure l’archivage numérique de toutes les dépenses y compris les frais de séjour, taxes et indemnités. Outil performant et réactif, N2F est capable de traiter un bon nombre de données en une fraction de seconde. Il offre ses services dans 11 langues au choix. N2F prend en charge une centaine de devises et intègre les mises à jour des taux de change.

6. Mooncard

Pour ceux qui souhaitent voyager en toute sécurité, Mooncard est un précieux outil pour la gestion des dépenses. Grâce à ses multiples fonctionnalités, tous les paiements sont à l’abri des erreurs. L’outil intègre un mode de calcul automatique des TVA en plus de la gestion des besoins. Grâce à son option de personnalisation selon les utilisateurs, le gain de temps est plus que palpable. Il dispose aussi d’un moyen d’établir un plafond avec un système d’alerte automatique pour prévenir la surconsommation. Il est possible de spécifier l’accès aux données suivant la hiérarchie de l’entreprise.

7. Rydoo

Logiciel de gestion des dépenses pour les employés d’une entreprise, Rydoo accorde différents avantages. Parmi ceux-ci : gain de temps lors du traitement des frais, détection des doublons dans les justificatifs, importation des rapports sous le format qui convient le mieux. Cet outil convient non seulement aux grandes firmes mais aussi et surtout aux petites entreprises, et ce dans 60 pays différents. Il est accessible sur toutes les plateformes PC, mobile et tablette avec 9 langues distinctes. Intégrant une fonction de calcul des indemnités kilométriques et de la TVA, Rydoo est actuellement le meilleur assistant de voyage.

8. Dext

Le logiciel Dext Prepare traite les données qu’il acquiert automatiquement des reçus et des notes de frais. Il les envoie ensuite dans le système comptable de ses utilisateurs. La numérisation n’épargne pas seulement la charge du document, mais économise aussi du temps. En effet, Dext est capable de faire gagner plus de cinq heures de travail par mois à ses clients. Une archive complète de toutes les données traitées est accessible par les personnes habilitées par l’entreprise. Une copie numérique peut être téléchargée ou envoyée par e-mail. Dext propose un essai gratuit qui s’offre sur différentes plateformes mobiles et bureautiques.

9. iZyFrais

IZyFrais est un logiciel complet dédié au traitement des notes de frais en toute simplicité. Sa fonctionnalité iZyScan permet de numériser les justificatifs de dépenses pour ensuite les décoder automatiquement. La tâche du responsable consiste à les vérifier et les valider avant de les extraire vers un logiciel de comptabilité. Il est aussi possible d’établir un rapport grâce aux tableaux récapitulatifs. L’outil de gestion des frais iZyFrais répond aux besoins de tout utilisateur : comptable, manager et nomade. Il fonctionne à l’aide des crédits. Les entreprises économisent plus en payant en fonction de l’utilisation.

10. Onexpense

Ce logiciel libère des lourdes tâches de saisie des notes de dépense à la suite d’un voyage d’affaires. Il épargne également les responsables des traitements de données manuels dans le cadre de la validation des remboursements. Onexpense s’occupe de tout à la place des employés pour un gain de temps assuré sans risque d’erreur. L’outil propose un système de triage des dépenses personnalisable, comme par TVA ou par type. Les données sont ensuite exportées au format CSV, PDF ou tableurs Excel avant le transfert au contrôleur. Onexpense s’adapte aux besoins de ses clients. Son interface simplissime et intuitive optimise l’expérience utilisateur.

Comment choisir un logiciel pour la gestion des notes de frais ?

De nombreux logiciels comptables dédiés à la gestion des NDF existent sur le marché. Afin de faciliter au mieux le choix, les quelques critères ci-après méritent une attention particulière.

Les besoins de l’entreprise. Le logiciel de gestion des frais est conçu pour simplifier les tâches des employés. Il doit impérativement répondre aux attentes de l’entreprise notamment en termes d’intégration aux outils comptables existants. Le budget à investir dans cette solution doit être aussi pris en compte. Il dépend généralement des fonctionnalités proposées et de la fréquence d’utilisation de l’outil, sans oublier le nombre d’utilisateurs.
Les fonctionnalités. La solution adoptée doit comprendre les outils basiques de la gestion des frais. Il s’agit entre autres de la numérisation et analyse des notes de frais, du classement et archivage des données, de la gestion et plafonnement des dépenses, de la gestion des clients, etc. L’ergonomie du logiciel ainsi que sa conformité à la législation sont aussi à prendre en compte. Il est aussi important de choisir un outil pouvant accompagner la croissance de l’entreprise.
La mobilité. Il s’agit d’un critère de la plus haute importance vu que les dépenses gérées concernent les voyages d’affaires. Le logiciel doit accompagner les utilisateurs partout où ils vont. Cela favorise l’intégration des notes et factures en temps réel et pallie le problème d’égarement des justificatifs. Dans ce sens, l’accessibilité de l’outil sur toutes les plateformes mobiles, PC et tablette s’impose.
La praticité. celle d’un logiciel de gestion de NDF se mesure avant tout par sa facilité d’utilisation. Son usage doit être intuitif et adapté à tous les personnels de l’entreprise. Toutes les fonctionnalités disponibles doivent être accessibles depuis le tableau de bord. Il en va de même pour l’option de paramétrage. Il importe aussi de déterminer l’option de personnalisation de sorte que l’outil s’ajuste au mode opératoire de chaque utilisateur.

Pour le reste, il convient de se tourner vers un logiciel offrant une version d’essai. Cela permet de tester son efficacité pendant une certaine période.