Des tickets froissés agrafés sur un tableur, des kilomètres estimés de mémoire, un manager qui valide en fin de trimestre et un comptable qui réclame les originaux : la note de frais reste l’une des tâches administratives les plus détestées, des deux côtés. Elle coûte du temps au salarié qui avance l’argent et au service qui le rembourse.
Un logiciel de notes de frais lit les justificatifs photographiés, calcule les indemnités kilométriques au barème, fait valider la dépense par le manager, prépare le remboursement et l’écriture comptable, et archive le justificatif de façon à pouvoir jeter le papier. Certains y ajoutent des cartes de paiement qui suppriment l’avance de frais.
Nous avons comparé treize solutions en octobre 2026, avec les prix publiés par les éditeurs et une capture de chaque site. Plusieurs noms ont changé : Cleemy s’appelle Lucca Frais professionnels, Expensya est devenu Medius Expense et l’offre payante de Jenji porte le nom de Silae Expense. iZyFrais, présent dans la version précédente, a disparu : son adresse héberge aujourd’hui un site sans rapport.
Les 13 logiciels de notes de frais en un coup d’œil
| Logiciel | Pour qui | Prix public affiché |
|---|---|---|
| N2F | Indépendants à grands groupes | 9,20 € HT par utilisateur et par mois (6,90 € en annuel) |
| PayFit | TPE et PME qui font leur paie dans PayFit | Option à 3 € par salarié et par mois |
| Lucca Frais professionnels (ex-Cleemy) | PME et ETI | 5,81 € HT par déclarant et par mois |
| Spendesk | PME et ETI, directions financières | Sur devis |
| Mooncard | De l’indépendant au grand groupe | Sur devis |
| Silae Expense (ex-Jenji) | Indépendants, TPE et PME | Gratuit pour un indépendant, sur devis au-delà |
| Medius Expense (ex-Expensya) | PME et grands groupes | Sur devis |
| Qonto | Indépendants et PME clients de la banque | Inclus dès 19 € HT par mois |
| ONexpense | Indépendants, TPE et PME | 3,40 € à 4,90 € par utilisateur et par mois |
| Rydoo | Entreprises internationales | 8 € à 12 € par utilisateur et par mois |
| Factorial | PME déjà équipées de la suite | Socle dès 6,5 € par utilisateur et par mois |
| SAP Concur | Grands comptes | Sur devis |
| Dext | Cabinets comptables, TPE | Sur devis |
Les règles qu’un logiciel de notes de frais doit appliquer
Le justificatif numérisé peut remplacer le papier, à condition que la copie soit fidèle, au format PDF ou PDF/A, scellée par un cachet serveur, une empreinte ou une signature électronique, horodatée, et que la procédure soit documentée (doctrine fiscale BOFiP). C’est ce que les éditeurs appellent l’archivage « à valeur probante ». Le document se conserve ensuite six ans. Sans cette option, gardez les originaux.
Les montants de référence doivent être à jour dans l’outil. Le barème kilométrique n’a pas été revalorisé pour 2026 : pour une voiture de 5 CV, l’indemnité reste de 0,636 € par kilomètre jusqu’à 5 000 km, avec une majoration de 20 % pour les véhicules électriques (Urssaf). Les allocations forfaitaires de repas exonérées sont de 7,50 € sur le lieu de travail, 21,40 € pour un salarié en déplacement contraint de déjeuner au restaurant et 10,40 € en déplacement sans cette contrainte. Notre calculateur de frais kilométriques applique le barème en vigueur.
Dernier changement à surveiller : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l’émission devient obligatoire pour les PME en septembre 2027. En principe, le ticket de caisse d’un restaurant reste hors de ce circuit, réservé aux factures entre entreprises, alors qu’une facture d’hôtel établie au nom de votre société y entre. Plusieurs logiciels de ce comparatif sont plateformes agréées et récupèrent ces factures directement.
1. N2F
N2F, édité par la société française N2JSoft, revendique 18 000 entreprises clientes dans près de cent pays. C’est le spécialiste du comparatif : lecture illimitée des justificatifs, saisie en quelques secondes depuis le mobile, le web ou un e-mail, indemnités kilométriques calculées sur une carte, cartes de paiement, multidevise, puis export vers le logiciel comptable, avec un plan comptable entièrement paramétrable.
Les prix sont publics : 9,20 € HT par utilisateur et par mois pour l’offre Enterprise destinée aux PME, 6,90 € en engagement annuel, et 6,80 € par mois pour l’offre Business des indépendants. L’archivage à valeur probante est une option à 1,50 € par utilisateur et par mois ; sans elle, il faut garder les tickets papier. Les grands groupes passent sur l’offre Advanced, sur devis.
2. PayFit
Chez PayFit, la note de frais suit le chemin le plus court : le salarié photographie son justificatif depuis son espace, le manager valide, et la dépense est intégrée au bulletin suivant, ou remboursée avant la paie par un fichier de virement SEPA. Un convertisseur de devises, des plafonds par catégorie et des exports des frais kilométriques complètent l’ensemble, et chaque dépense validée est signée, scellée et archivée numériquement.
Le module s’ajoute à n’importe quelle offre de paie PayFit pour 3 € par salarié et par mois, et l’éditeur indique qu’un tiers de ses clients l’utilisent. Une précision qui figure dans ses conditions générales : c’est l’entreprise cliente qui reste responsable de la conformité de la numérisation. Pour une PME qui fait déjà sa paie sur PayFit, c’est la solution la plus simple ; pour les autres, le module ne s’achète pas seul.
3. Lucca Frais professionnels (ex-Cleemy)
Cleemy n’existe plus sous ce nom : le logiciel de notes de frais de Lucca s’appelle désormais Lucca Frais professionnels. La lecture des justificatifs crée la dépense automatiquement, l’archivage à valeur probante permet de jeter l’original, le barème kilométrique est tenu à jour et les indemnités contrôlées. Des cartes de paiement Lucca, gratuites avec le module, se rapprochent automatiquement des justificatifs.
L’outil se synchronise avec Lucca Absences et le calcul des titres-restaurant, et Lucca est plateforme agréée pour recevoir les factures électroniques liées aux frais. Le prix public est de 5,81 € HT par déclarant et par mois au-delà de 100 salariés, facturé à la consommation réelle : seuls les salariés qui déclarent une dépense dans le mois sont comptés.
4. Spendesk
Spendesk, licorne parisienne fondée en 2016, ne se limite pas aux notes de frais : c’est une plateforme de gestion des dépenses qui réunit cartes physiques et virtuelles, remboursements, factures fournisseurs et, en option, achats et circuits de validation avancés. L’idée est de supprimer l’avance de frais plutôt que de la rembourser plus vite.
La tarification combine un abonnement mensuel fixe, avec utilisateurs illimités, et des frais variables selon les transactions ; elle se fait sur devis. Spendesk convient aux PME et ETI dont la direction financière veut piloter toutes les dépenses au même endroit. Pour cinq commerciaux qui déclarent leurs kilomètres, c’est surdimensionné.
5. Mooncard
Mooncard part de la carte : cartes de paiement physiques et virtuelles, cartes carburant, et une application qui rapproche automatiquement chaque paiement de son justificatif. Les indemnités kilométriques et les remboursements se calculent dans le même outil, et les justificatifs sont archivés à valeur probante. Mooncard est aussi plateforme agréée pour la facture électronique.
L’offre s’adresse aussi bien aux indépendants qu’aux entreprises de plus de 1 000 salariés, et les prix sont sur devis. Elle convient particulièrement aux équipes terrain qui font le plein ou réservent des hôtels chaque semaine.
6. Silae Expense (ex-Jenji)
Jenji a été racheté par l’éditeur de paie Silae en 2022. Sur son site, deux offres cohabitent : Jenji Solo, gratuit pour les indépendants, et Silae Expense pour les TPE et PME. La lecture des justificatifs, le calcul des kilomètres, le mode hors connexion, la détection des doublons et un coffre-fort à valeur probante sont inclus, ainsi que les virements SEPA et les exports comptables.
Le vrai atout est le connecteur avec Silae Paie, qui fait passer les remboursements sur le bulletin. Si votre expert-comptable produit vos bulletins sur Silae, c’est l’option la plus cohérente. Le tarif de Silae Expense est facturé par utilisateur, sur devis.
7. Medius Expense (ex-Expensya)
Expensya, racheté en 2023 par le suédois Medius, spécialiste des factures fournisseurs, a basculé sous le nom Medius Expense le 30 septembre 2026, avec les mêmes fonctions et les mêmes tarifs selon l’éditeur. Le logiciel lit sans limite les justificatifs, gère les cartes de paiement et les cartes virtuelles, les frais kilométriques, le multidevise et l’archivage légal, avec un assistant d’IA baptisé Medius Copilot.
L’outil vise les PME comme les grands groupes, en particulier ceux qui traitent déjà leurs factures fournisseurs avec Medius. Les prix sont sur devis.
8. Qonto
Qonto n’est pas un logiciel de notes de frais mais une banque en ligne pour professionnels qui en intègre la gestion : reçus numérisés et certifiés, rappels automatiques des justificatifs manquants, remboursements, et dans les offres d’équipe, indemnités kilométriques et dépenses des collaborateurs. Les cartes émises par Qonto suppriment une bonne partie des avances de frais.
Les notes de frais sont incluses à partir de l’offre Smart, à 19 € HT par mois en paiement annuel pour un indépendant ; les offres d’équipe démarrent à 49 € HT par mois (Essential), 109 € (Business) et 199 € (Enterprise). La condition est évidente : il faut ouvrir son compte professionnel chez Qonto.
9. ONexpense
ONexpense mise sur la simplicité et le prix : une reconnaissance des reçus que l’éditeur annonce fiable à 95 % en moins de cinq secondes, la détection des doublons, des circuits de validation, une politique de remboursement paramétrable et des exports PDF, Excel ou CSV. Plus de 300 entreprises l’utilisent.
Le plan Entreprise coûte 3,40 € par utilisateur et par mois ; le plan Valeur probante, à 4,90 €, ajoute l’archivage légal sur dix ans, indispensable pour se passer des tickets papier. L’essai dure trente jours sans carte bancaire, et une offre sur mesure existe pour les équipes de 50 à 500 salariés.
10. Rydoo
Rydoo, éditeur belge présent dans plus de 130 pays, équipe surtout les directions financières de groupes internationaux : cartes et paiements, application mobile, voyages d’affaires, conformité aux règles de chaque pays et automatisation par IA. Le groupe a étendu son offre aux factures fournisseurs en 2025.
Les prix sont publics : 8 € par utilisateur et par mois en paiement annuel pour l’offre Essentials (10 € au mois), 10 € pour l’offre Pro à partir de cinq utilisateurs (12 € au mois) ; les offres Business et Enterprise, sur devis, demandent 30 et 50 utilisateurs actifs au minimum. Le site, en anglais, détaille peu les règles françaises : faites préciser la gestion du barème kilométrique et de l’archivage.
11. Factorial
Le module de notes de frais de Factorial lit les justificatifs par IA, calcule les indemnités kilométriques à partir des adresses de départ et d’arrivée, signe et horodate chaque justificatif pour lui donner valeur probante, et propose des cartes de paiement Factorial avec plafonds et rapprochement automatique. La saisie se fait depuis l’application mobile.
Le prix dépend des modules choisis, à partir de 6,5 ou 6,9 € par utilisateur et par mois pour le socle de la suite, sans tarif distinct affiché pour les notes de frais. Comme pour ses autres modules, l’intérêt tient à l’intégration avec le reste de Factorial ; seul, il ne rivalise pas avec les spécialistes en tête de ce classement.
12. SAP Concur
SAP Concur est la référence historique des grands comptes : application de numérisation, frais kilométriques, intégration des cartes d’entreprise, audit des dépenses et détection des fraudes, le tout relié aux outils de réservation de voyages et aux ERP du groupe SAP.
Les prix sont sur devis et le déploiement se compte en mois. C’est la solution des entreprises dont la politique de voyage et de dépenses s’applique dans plusieurs pays et plusieurs entités ; une PME n’en utilisera qu’une petite partie.
13. Dext
Dext, l’ancien Receipt Bank, est d’abord un outil de collecte comptable : il capte les factures et les reçus, les lit, les rapproche des relevés bancaires et les envoie au logiciel comptable. Les notes de frais en font partie, avec les indemnités kilométriques, le carburant et les restaurants, et les documents sont conservés dix ans. Le nom Dext Prepare n’apparaît plus sur le site.
Dext est plateforme agréée pour la facture électronique et se vend aux cabinets comptables (par dossier client) comme aux entreprises (selon les utilisateurs et le volume), sur devis. C’est un bon choix si votre expert-comptable l’utilise déjà, moins si vous cherchez un circuit de validation pour vos salariés.
Comment choisir votre logiciel de notes de frais
Décidez si vous voulez supprimer l’avance de frais. Si vos salariés dépensent souvent (carburant, hôtels, repas clients), les solutions à cartes (Spendesk, Mooncard, Qonto, Lucca) règlent le problème à la source. Pour quelques déplacements par mois, un outil de déclaration et de remboursement comme N2F ou ONexpense suffit.
Vérifiez l’archivage avant le prix. Sans valeur probante, vous numérisez pour rien : il faut garder les tickets. Chez N2F et ONexpense, l’option coûte 1,50 € de plus par utilisateur ; ailleurs, elle est incluse. Demandez comment l’éditeur scelle et horodate les justificatifs, et ce que vous récupérez si vous partez.
Regardez où part le remboursement. Remboursement par virement séparé, ou sur le bulletin de paie ? Les outils liés à la paie (PayFit, Silae Expense, Lucca avec ses connecteurs) évitent un circuit de plus. Si vous cherchez une suite RH complète, notre comparatif des SIRH montre lesquelles incluent les notes de frais.
Comptez les déclarants, pas les salariés. Lucca ne facture que les salariés qui déclarent dans le mois, N2F et Rydoo facturent chaque utilisateur, Spendesk et Qonto un abonnement fixe. Selon que dix ou cent salariés déclarent des frais, le moins cher ne sera pas le même.
Le logiciel ne remplace pas une politique de frais
Un outil qui contrôle les dépenses a besoin de règles à contrôler : plafonds de repas, catégories d’hôtel, véhicule de service ou personnel, délai de déclaration. Sans politique écrite, le logiciel se contente de numériser les désaccords, et les managers continuent de trancher au cas par cas.
Avant de choisir, rédigez cette politique sur une page, en reprenant les limites Urssaf, puis faites-la paramétrer pendant l’essai. Les salariés gagneront à savoir ce qui sera remboursé avant de dépenser ; notre guide pour faire une note de frais peut leur servir de base.
