Pour une entreprise, la gestion documentaire RH n’est pas toujours une tâche aisée. Heureusement, des outils comme MyPeopleDoc leur permettent de gérer facilement l’ensemble de leurs documents. C’est quoi exactement cette solution ? Quels sont ses fonctionnalités et avantages ? De quelle manière s’abonner ? Retrouvez plus de détails ci-dessous !
MyPeopleDoc en quelques lignes
Créée en France, MyPeopleDoc est apparue pour la première fois en 2008. Il s’agit d’une plateforme sécurisée de gestion documentaire RH permettant aux organisations de stocker, d’échanger et de partager des documents relatifs aux Ressources Humaines. C’est en quelque sorte un coffre-fort numérique qui propose un espace sécurisé où les collaborateurs ont la possibilité d’accéder à tout moment à des documents essentiels. On peut citer par exemple les notes de service, les contrats de travail ou encore les bulletins de paie. À noter que ce coffre-fort numérique reste toujours disponible, peu importe l’appareil utilisé (PC, tablette, Smartphone…).
Avec MyPeopleDoc, vous pouvez dire adieu aux archives papier qui sont la plupart du temps encombrantes. Tout en respectant la réglementation en vigueur, tous les fichiers sont dématérialisés. Ce qui implique un gain de temps considérable. Depuis sa création, cet outil a bénéficié de nombreuses améliorations et il est devenu assez rapidement un des leaders dans le domaine. Une des particularités de MyPeopleDoc, c’est qu’il suggère des fonctionnalités avancées qui le démarquent des autres solutions concurrentes.
Pour qui ?
MyPeopleDoc est une plateforme cloud qui convient à tous types de structures désireuses de rendre la gestion de document RH plus simple. Que vous soyez une TPE, PME ou une grande firme, cette solution vous affranchit d’une tâche à la fois complexe et chronophage.
Les fonctionnalités proposées
Vous vous demandez quelles sont les principales fonctionnalités de MyPeopleDoc ? Les voici :
Archivage de fichiers
La plateforme autorise le stockage de documents tout en offrant un niveau de sécurité élevé. Les fichiers sont archivés sur un serveur ultra sécurisé. Par ailleurs, il faut savoir que chaque collaborateur a droit jusqu’à 10 Go d’espace de stockage (près de 50 000 documents personnels) et cela, gratuitement ! Les utilisateurs peuvent stocker leurs documents personnels en toute sérénité. Le stockage est possible quel que soit le type de fichier adopté.
Distribution automatisée des documents
Grâce à cette fonctionnalité, les salariés peuvent recevoir à tout moment des documents importants (contrats de travail, bulletin de paie…) en quelques clics. À cet effet, les processus administratifs sont accélérés et les risques d’erreur sont réduits au maximum.
Signature électronique de documents
Avec cet outil, il est possible de signer et valider rapidement des documents. Ces derniers sont donc traités en très peu de temps. Ce qui est un avantage non négligeable pour les professionnels qui gagnent un temps précieux.
Gestion optimisée des actions RH
D’autres fonctionnalités comme l’horodatage ou le classement des fichiers sont d’une grande utilité en matière de gestion de flux de documents RH.
Partage et échange de documents
À travers cette fonctionnalité, MyPeopleDoc facilite grandement la collaboration entre les employés d’une entreprise. Ces derniers ont la possibilité de partager ou d’échanger des documents entre eux. La transmission de ces documents peut aussi s’effectuer de l’entreprise vers l’employé ou dans le sens inverse. Comparé à un mail, MyPeopleDoc se distingue par sa rapidité et sa fiabilité. Les risques d’être victime de piratage ou d’être envahis par des spams sont quasi inexistants. Ce qui n’est pas le cas avec les mails.
Téléchargement et impression
En plus de l’archivage des documents, MyPeopleDoc autorise également les utilisateurs à télécharger les documents dont ils ont besoin. Mais avant le téléchargement, vous pouvez réaliser une mise en forme de ces documents et les visualiser. Sachez qu’il est possible d’imprimer directement à partir de la plateforme.
En quoi l’utilisation de MyPeopleDoc est-elle avantageuse ?
Par rapport aux autres solutions, MyPeopleDoc procure de multiples avantages :
Une facilité d’utilisation
Les utilisateurs bénéficient d’une interface intuitive qui facilite énormément la navigation. En quelques clics, vous pouvez trouver ce que vous cherchez.
Sécurité optimale des données
Tous les fichiers stockés profitent d’un cryptage avancé. Par conséquent, la protection de vos données sensibles est assurée. De plus, l’outil est conforme aux réglementations internationales concernant la protection des données.
Personnalisation et intégration
En fonction des besoins de votre structure, l’outil peut fournir des options de personnalisation. Par ailleurs, à travers un API on peut sans problème relier MyPeopleDoc avec la plupart des SIRH. Ainsi, le responsable RH peut gagner en productivité.
Absence de frais cachés
Au niveau des tarifs, la plateforme joue à fond la carte de la transparence. En l’absence de frais cachés, les organisations peuvent être tranquilles, car elles n’auront pas à faire face à des dépenses supplémentaires liées à l’utilisation de l’outil.
De quelle manière procéder pour s’abonner à la solution ?
L’abonnement est tout d’abord initié par l’organisation. Ce n’est qu’une fois la souscription effectuée que les salariés vont pouvoir procéder à l’activation de leur compte personnel. Pour souscrire, l’entreprise se rend sur le site officiel et sélectionne le forfait le plus adapté. Après, il ne reste plus qu’à fournir les informations demandées. Du côté des employés, ces derniers reçoivent un lien sur leur adresse mail leur permettant de créer un identifiant ainsi qu’un mot de passe.
Après avoir activé leur compte, les employés accèdent de suite à l’outil et à ses fonctionnalités.
À souligner que même si un salarié change d’employeur, il peut toujours garder le même compte.
La double authentification
Afin de sécuriser efficacement votre compte MyPeopleDoc, il est recommandé d’activer la double authentification. Pour mettre en place cette fonction, vous devez simplement lier votre compte à votre numéro de téléphone. De cette manière, si une personne malintentionnée veut accéder à votre compte, elle ne pourra pas confirmer la connexion puisqu’elle n’a pas connaissance du code à 6 chiffres envoyé par SMS.
Les tarifs
En raison de ses tarifs abordables, MyPeopleDoc est accessible même pour les entreprises de petites tailles ayant des budgets limités. Le tarif de base est à partir de 3 euros/mois. A ce prix là et en prenant en compte les atouts qu’elle procure, cette solution est plus qu’intéressante.
Pour les structures disposant d’un effectif important, MyPeopleDoc peut proposer des tarifs évolutifs. Cela permet aux organisations de profiter de réduction à mesure que leur utilisation de l’outil s’élargit.
Besoin de plus d’informations ? Contactez le service support !
Si vous avez besoin d’informations concernant MyPeopleDoc, le meilleur moyen est de prendre contact avec le service support. Pour cela, rien de plus facile ! Rendez-vous sur le site et consultez la section « Support ». Vous y trouverez des explications en ce qui concerne par exemple l’inscription, l’utilisation de l’outil ou encore les signatures électroniques. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi échanger avec les responsables via les réseaux sociaux.
Pour conclure, MyPeopleDoc révolutionne la façon dont les organisations gèrent leurs documents RH. Tout en offrant un haut niveau de sécurité, la plateforme simplifie au maximum les processus administratifs. De par ses multiples fonctionnalités ainsi que ses tarifs accessibles, MyPeopleDoc possède une longueur d’avance sur les autres coffres forts numériques sur le marché. Ce qui en fait une solution privilégiée pour les entreprises.
