L’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous incontournable entre le manager et chaque membre de son équipe. C’est l’occasion de faire le point sur les compétences professionnelles de vos collaborateurs. Il vous permet également d’identifier les axes d’améliorations et de fixer des objectifs pour l’année à venir.
Mais cette rencontre ne s’improvise pas. Une préparation préalable du manager est requise afin d’en tirer le maximum de bénéfices. Voici 10 conseils que vous pouvez appliquer pour bien mener l’entretien annuel de votre équipe.
1. Élaborer la trame des entretiens annuels
La durée d’un entretien annuel d’évaluation est généralement d’une à deux heures. Il est important d’établir une trame qui reprend tous les différents sujets à soulever afin d’éviter tout dérapage. La construction d’une trame d’entretien professionnel est propre à chaque entreprise.Son contenu doit concerner uniquement l’aspect professionnel sans aborder la vie privée du collaborateur. Voici quelques exemples questions que vous pouvez poser durant l’entretien :
- Comment résumez-vous l’année écoulée ?
- Sur quelles missions êtes-vous le plus à l’aise
- Quelles sont les difficultés rencontrées durant l’année ?
- Quelle évolution souhaitez-vous ?
Cette trame doit vous accompagner le jour de l’entretien. Vous le remplirez au fur et à mesure de la discussion avec les informations données par votre collaborateur.
2. Bien préparer l’entretien annuel en amont
Le succès de l’entretien annuel passe par une bonne préparation du côté manager comme du côté collaborateur. Pas question de vous rendre à ce rendez-vous sans l’avoir soigneusement préparé. Si le salarié est dans l’entreprise depuis plus d’une année, reprenez le compte-rendu de l’année précédente. Cela vous permettra de vérifier si les objectifs définis l’année précédente ont bien été réalisés. Ce compte-rendu vous servira de base pour l’entretien à venir. Si le salarié est arrivé dans l’entreprise au cours de l’année, reprenez la fiche du poste, la feuille de mission et les objectifs initialement définis pour préparer l’entretien.
3. Officialiser l’entretien
L’organisation du planning des entretiens annuels doit se réaliser à l’avance dans l’entreprise, sinon elle peut devenir rapidement un casse-tête. Il faut dédier des plages horaires aux collaborateurs évalués de 2 heures maximum. Une fois les dates et les heures d’évaluations fixées, le manager est ensuite tenu d’avertir son équipe du calendrier au moins 15 jours à l’avance. Le salarié doit être informé préalablement des méthodes et des techniques d’évaluation professionnelles afin qu’il puisse se préparer de son côté.
Le rendez-vous devra se passer dans un endroit neutre et calme. Il faut donc réserver une salle à l’avance afin que les deux parties puissent discuter sereinement sans aucun dérangement.
4. Réaliser un bilan du collaborateur
Pour chaque membre de son équipe, le manager doit effectuer un bilan de l’année écoulée. Vous devez y lister les forces et les axes d’améliorations de votre collaborateur. Si ce dernier a suivi des formations durant l’année, vous devez y préciser les compétences développées ainsi que l’impact qu’elles ont eu sur le travail. Pour éviter de faire un monologue durant l’entretien, vous pouvez demander à votre interlocuteur de réaliser lui-même le bilan de ses faiblesses et de ses atouts. Cette autoévaluation permettra à votre salarié de se voir sous un autre angle et de gagner plus de confiance en lui. Ensuite, vous pouvez rebondir en donnant votre propre opinion.
5. Apprécier le travail effectué par le collaborateur
Même si le rendez-vous permet de parler des faiblesses et d’identifier les axes d’amélioration des collaborateurs, le manager doit aussi valoriser leur travail. Cette reconnaissance est très importante pour assurer leur bien-être professionnel, mais aussi pour les motiver à s’investir sur le long terme. Le collaborateur a toujours besoin d’être stimulé et d’être valorisé pour les succès qu’il a réalisés dans son travail. Durant l’échange, vous pouvez par exemple citer des situations concrètes au cours desquelles il a obtenu des résultats très satisfaisants. Et lorsque vous parlez de ses difficultés, ne vous contentez pas de les évoquer, mais proposez des solutions pour y remédier. Vous verrez que votre collaborateur sera encore plus motivé une fois sorti de l’entretien.
6. Ne pas parler salaire
Lors de l’entretien annuel d’évaluation, de nombreux salariés saisissent l’occasion pour demander une augmentation de salaire. Pourtant, ce n’est pas le meilleur moment pour aborder la question. Cet entretien a, en effet, pour objectif d’avoir un réel échange constructif entre le manager et son équipe. Le fait de parler de salaire pourrait changer le rendez-vous en confrontation. Il est ainsi préférable d’organiser un autre entretien dédié uniquement à la rémunération de vos collaborateurs.
7. Laisser votre interlocuteur s’exprimer
L’entretien annuel doit prendre la forme d’une discussion entre le manager et le salarié. Vous devez donc laisser la possibilité à votre collaborateur de s’exprimer. Le salarié doit prendre la parole pendant environ 70% du temps afin qu’il puisse faire son propre bilan. Incitez-le à faire part des difficultés qu’il a rencontrées au cours de l’année, des actions qu’il a réalisées pour les dépasser ou encore qu’il souhaite que vous fassiez pour mieux l’accompagner. Il faut aussi l’interroger sur son ressenti vis-à-vis de l’entreprise, de ses collègues, de son poste et des tâches qui lui ont été attribuées. Interrogez-le également sur l’équilibre entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle. C’est aussi l’occasion pour vous d’avoir un retour sur vos techniques de management. Servez-vous de don point de vue pour vous améliorer dans votre propre travail.
Pour l’inciter à s’exprimer librement sur ses aspirations professionnelles, instaurez une ambiance décontractée et ouverte durant l’entretien.
8. Communiquer les axes d’améliorations
En principe, le manager doit connaitre parfaitement le profil de son collaborateur avant l’entretien annuel. Vous devez être capable d’analyser les capacités et l’évolution possible de chaque membre de votre équipe au sein de l’entreprise. Connaissant ses points forts et ses points faibles, vous devez être en mesure de discerner ses besoins en formation éventuelle. Plusieurs entreprises investissent aujourd’hui dans le développement de ses collaborateurs afin de toujours progresser. Pour cela, elles doivent :
- S’organiser sur les objectifs du salarié, en rapport avec ceux de l’entreprise
- Penser aux évolutions possibles du salarié
- Réfléchir aux besoins d’accompagnement et de formation du collaborateur
9. Déterminer les nouveaux objectifs à réaliser
L’entretien annuel d’évaluation se termine en général par la détermination des objectifs du salarié pendant l’année à venir. Le but est de chercher à développer les points forts du collaborateur. Pour cela, donnez la parole à votre interlocuteur et demandez-lui quels challenges il pense pouvoir atteindre et comment il compte faire pour y parvenir. Si besoin, vous pouvez lui conseiller sur les pistes lui permettant d’aller au bout de ses envies. Vous devez lui montrer qu’il compte et que ses actions sont nécessaires pour l’entreprise. Enfin, achevez l’entretien avec un témoignage de confiance de votre part envers votre collaborateur afin de démarrer la nouvelle année sur une note positive.
10. Le compte-rendu de l’entretien et le suivi
Une fois l’entretien annuel terminé, le manager doit tenir les engagements qu’il a pris afin de garder sa crédibilité et conserver la confiance du collaborateur. Si, au cours du rendez-vous, vous vous êtes engagé à fournir de nouveaux matériels à votre salarié ou à le faire monter en compétences, vous devez tenir vos promesses. Il faut ensuite rédiger un compte-rendu écrit de l’entretien à faire signer par les deux parties pour officialiser le commun accord. Ce document servira pour préparer le prochain entretien annuel, mais c’est également un outil très utile pour le manager. Il lui permet de suivre régulièrement tout au long de l’année l’évolution et l’atteinte des résultats par le collaborateur.
