Quel que soit le secteur d’activité, la caisse enregistreuse est le matériel incontournable pour gérer efficacement les encaissements. Toutefois, il existe sur le marché une multitude de modèles, de marques et d’accessoires nécessaires. Il est important d’utiliser le bon logiciel de caisse, celui qui s’adapte aux besoins et aux contraintes de l’activité. Voici une présentation des meilleurs logiciels de caisse.
Quelle est la réglementation en matière de caisse ?
Les caisses enregistreuses sont réglementées et doivent se conformer aux dispositions de la loi des finances de 2018. Ces législations prévoient des obligations spécifiques comme l’utilisation d’un logiciel certifié LNE ou NF 525. L’éditeur du matériel peut également certifier ses produits selon les normes en vigueur.
Ces obligations sont des mesures de sécurité mises en place pour éviter les fraudes fiscales. En effet, les logiciels de caisse certifiés servent essentiellement à lutter contre le blanchiment d’argent. La certification témoigne du traçage de toutes les transactions commerciales, limitant les modifications ou la non-déclaration des paiements en espèces. Cette obligation garantit la transparence des encaissements et donc des déclarations fiscales afférentes. Une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse doivent répondre à des critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
L’équipement en logiciel de caisse enregistreuse certifié est obligatoire pour tout commerçant et professionnel assujetti à la TVA. Par conséquent, toute activité impliquant un paiement du client est soumise à cette réglementation. Que le mode d’encaissement s’effectue via un logiciel ou une caisse enregistreuse, cette obligation s’applique pour tous, sauf exceptions. Celles-ci couvrent les échanges commerciaux entre professionnels, les opérations commerciales exonérées de TVA ou les professionnels franchisés en base TVA.
D’autres circonstances exemptes aussi de cette obligation. Il convient donc de vérifier son activité auprès des sites officiels pour connaître les dispositions légales régissant l’encaissement. Le manquement à l’obligation, contrôlée par la Direction Générale des Finances Publiques, est passible d’une amende de 7 500 euros.
Top 10 des logiciels de caisse pour les commerces et restaurants
Tout type de commerce et de restaurant doit s’équiper d’un logiciel de caisse fiable, performant et surtout conforme aux réglementations. Ce top 10 présente les plus appréciés du marché.
1. Lightspeed
Lightspeed est un logiciel de caisse qui comprend des fonctionnalités qui facilitent la gestion du commerce. En regroupant les systèmes d’encaissement, il assure un meilleur suivi des opérations. Cet outil infonuagique se caractérise par son design moderne et ses mises à jour automatiques. De plus, il est compatible avec les applications utilisées dans le commerce en ligne. Depuis un appareil mobile, comme un Smartphone ou une tablette, Lightspeed gère à distance l’activité commerciale.
Cette solution est adaptée à de nombreux secteurs comme les détaillants, les restaurants, les hôtels, les pavillons, etc. Il est possible de le coupler avec d’autres solutions comme Lightspeed Delivery. Cette option intéresse par exemple les restaurants qui proposent un service de livraison. Il leur suffit de relier leur logiciel de caisse avec le système des plateformes comme DoorDash ou UberEats entre autres.
2. Zettle
Zettle est une solution innovante pour la gestion des paiements, du suivi et de la gestion des stocks. Logiciel tout-en-un, il s’adresse aux débutants comme il s’adapte aux activités déjà florissantes. Solution évolutive, Zettle se configure facilement avec une utilisation des plus simplifiées. Une seule application permet de gérer plusieurs opérations, notamment les paiements, les rapports de vente, les virements, etc.
Avec Zettle, les professionnels sont assurés de respecter la réglementation en vigueur. En effet, ce logiciel est conforme aux normes fiscales établies depuis 2018. Ses fonctionnalités multiples offrent une expérience de vente inédite. Les rapports d’activité sont accessibles à tout moment pour assurer un suivi en temps réel. Le logiciel est également adapté pour la vente en ligne.
3. Tactill
Tactill est avant tout une solution performante développée pour les iPhone et iPad. Il est doté de plusieurs fonctionnalités essentielles pour une bonne gestion de l’activité commerciale. D’abord, l’application permet d’encaisser les paiements et d’en assurer un suivi. Par sa simplicité d’utilisation, elle se présente également comme un allié de taille pour archiver les transactions.
Intuitif, Tactill offre un véritable gain de temps et permet de bâtir une relation de confiance avec la clientèle. Cette solution s’adapte aussi bien pour une vente en boutique ou en nomade. Ensuite, elle intègre des outils performants pour la gestion des tâches administratives.
Enfin, grâce à son tableau de bord intégré, Tactill est efficace pour suivre les mouvements et les activités de vente. Il permet ainsi de prendre des décisions marketing ou autres pour augmenter la rentabilité.
4. L’Addition
L’Addition, c’est la formule 100 % numérique et 100 % CHR pour les commandes, les paiements et l’activité de ventes. La solution se décline en plusieurs outils digitaux et performants qui accompagnent les professionnels. De plus, la suite de logiciels est entièrement personnalisable pour adapter les fonctionnalités aux besoins réels.
Réservation en ligne, commande à table, reporting client sont autant de tâches accessibles avec cette application. La caisse enregistreuse et ses logiciels intégrés sont pensés pour booster les performances des utilisateurs, quel que soit leur secteur.
Avec Pay+ par exemple, les commerçants et autres peuvent encaisser tous les paiements de leurs clients. En outre, ce système de paiement permet un encaissement direct, sans la traditionnelle télécollecte mise en place par les banques. Addition intéresse pour plusieurs raisons : l’ergonomie des supports, la personnalisation des fonctionnalités, la facilité de prise en main, etc.
5. Square
Square est un logiciel de caisse couplé à un TPE mobile accessible via un Smartphone ou une tablette. L’application est supportée par tous les systèmes d’exploitation que ce soit des appareils sous Android ou iOS. Square est ainsi accessible sur les terminaux Apple, mais également sur d’autres comme HTC, Samsung, LG ou encore Sony.
L’offre se distingue par le lecteur de carte bancaire et le logiciel gratuits. Ergonomique et pratique, le matériel est peu encombrant. Le logiciel de caisse inclut des fonctionnalités permettant d’accepter les paiements et de gérer le portefeuille.
Utilisant les mêmes principes que Paypal et Google Wallet, cette solution conserve l’historique des ventes, des statistiques, etc. Elle intègre également les fonctionnalités accessibles sur les caisses enregistreuses classiques. Ainsi, Square imprime les tickets de caisse, les bons de commandes et permet la confirmation des réservations.
6. RoverCash
RoverCash est un logiciel de caisse certifié NF525. Il propose une solution complète pour encaisser, gérer et suivre l’activité de ventes. L’application est disponible sur différents appareils mobiles sous Android et iOS. Avec des outils digitaux performants, RoverCash facilite l’encaissement à travers l’identification du client et son association à un achat.
De plus, le logiciel se révèle pratique pour une gestion efficace des stocks. En effet, il inclut des options complètes pour les fiches produit, alimentant ainsi le catalogue en temps réel. Mieux encore, RoverCash propose une fonctionnalité intéressante pour la fidélisation des clients.
Ce programme de fidélité est entièrement personnalisable. Le suivi de l’activité garantit la bonne santé du portefeuille de l’entreprise. Conscient de cet enjeu, Square développe son application pour faciliter l’accès aux données stratégiques du commerce. L’utilisateur peut suivre l’évolution de son activité en interprétant les chiffres clés : tickets de caisse, marges, paniers, etc.
7. Popina
Popina est la solution développée spécialement pour les appareils mobiles sous iOS, notamment sur iPad. Cette caisse enregistreuse présente une interface intuitive et simple pour une prise en main facile. Elle offre une meilleure gestion de l’activité avec l’accès en temps réel aux données.
Par ailleurs, elle est configurée pour recevoir les commandes ou conserver les rapports de caisse. De plus, sa protection maximisée garantit une sauvegarde des données en cas de problèmes temporaires. Popina offre une grande autonomie pour s’organiser efficacement avec une configuration personnalisable.
En outre, ce logiciel se conforme aux exigences légales relatives à la sécurité, à la fiscalité, etc. Autrement dit, Popina se soumet aux dispositions des normes PCI Compliant, SSL, HTTPS, cryptage AES-256 ou encore HSTS.
8. ShopCaisse
ShopCaisse est un logiciel de caisse indépendant et principalement dédié à un appareil iPad. Cet outil est entièrement personnalisable, donnant ainsi la possibilité de disposer des outils et boutons nécessaires. Il permet également la gestion clients et se démarque par son option multi caisse. En effet, ShopCaisse est configuré pour accepter la connexion de plusieurs appareils sur une caisse principale.
Il s’agit également d’un outil complet pour assurer une gestion simplifiée et optimale des stocks. L’interface dispose de fonctionnalités pour faire un inventaire ou accéder aux statistiques. De plus, la même interface donne accès à des options essentielles comme la gestion des tickets de commandes entre autres. Ergonomique, ShopCaisse a une autonomie de 10 heures, lui permettant d’être adapté pour les salons ou les ventes nomades.
9. Wavy
Wavy est l’allié des salons de coiffure, des instituts de beauté et des barbiers. Ce logiciel de caisse est spécialisé pour faciliter la gestion de clients et l’encaissement. Il se propose comme un outil facile d’utilisation, économique et intuitif. Il apporte également de l’innovation, en étant personnalisé et clé en main. Conçue avec la complicité des coiffeurs, cette solution est parfaitement configurée pour répondre un à un aux besoins du métier.
En outre, Wavy est un outil évolutif accessible depuis n’importe quel terminal : Smartphone, ordinateur, tablette. Il facilite la clôture de caisse, et ce, à distance. Cette option prémunit des risques liés aux erreurs de calcul entre autres.
10. Hiboutik
Hiboutik, logiciel de caisse en ligne, apparaît comme la solution parfaite pour gérer facilement les ventes. Il permet d’encaisser les achats, mais aussi de gérer les stocks et de faire un suivi des ventes. Sans installation, cet outil est très pratique en fonctionnant sur tous types d’appareils. En effet, l’utilisateur peut y accéder depuis une tablette, un ordinateur ou d’autres terminaux comme un iPad ou un Mac. Il suffit de disposer d’une connexion internet.
Outre les mises à jour lancées automatiquement, le logiciel effectue également des sauvegardes sécurisées. La simplicité d’utilisation de Hiboutik repose sur son lancement sans formation et sa prise en main facile. Ce logiciel se décline entre autres en logiciel de caisse pour magasin de prêt-à-porter, restaurant, réparation SAV, fleuriste, coworking…
Combien peut coûter un logiciel de caisse ?
À l’ère de la technologie, les caisses enregistreuses sont de plus en plus digitalisées avec de nombreux atouts. Si les matériels classiques proposent des fonctionnalités basiques, les logiciels de caisse offrent davantage d’options. Ils incluent des options pour assurer la gestion commerciale : stock, activité, chiffre d’affaires, statistiques, etc. L’accès à ces données permet de prendre des décisions stratégiques ou commerciales pour booster les ventes.
Le coût d’un logiciel de caisse est en rapport direct avec les fonctionnalités qu’il propose et ses performances. Le secteur d’activité, les besoins qui s’y rapportent et les options souhaitées influent largement sur le prix. La demande de devis reste le meilleur moyen pour savoir à combien revient l’achat d’un logiciel de caisse personnalisé. Ce critère est essentiel pour être certain d’investir dans un équipement performant et adéquat.
En général, ce type de logiciel est disponible sous deux formes, en l’occurrence l’abonnement et la licence complète. Le choix dépend du budget, mais aussi des fonctionnalités proposées et qui intéressent vraiment. De plus en plus de caisses enregistreuses intègrent désormais un logiciel spécifique. Ces modèles coûtent jusqu’à 2 500 euros.
Pour les logiciels proprement dits, un abonnement est généralement tarifé entre 10 et 80 euros HT. En revanche, un achat vaut entre 250 et 800 euros HT. Les prix sont ensuite variables d’un éditeur à l’autre. Un abonnement mensuel est à 9,90 euros chez Hiboutik contre 15 ou 30 euros par mois pour Melkal. Par ailleurs, il faut prévoir un autre budget dans le cas de logiciel de caisse uniquement disponible pour ordinateur. L’abonnement mensuel est accessible à partir de 35 euros HT pour ShopExpert contre 39 à 79 euros HT pour Clictill. Concernant l’achat, un logiciel de caisse coûte entre 200 et 600 euros selon les marques et les fonctionnalités.
Comment choisir un logiciel de caisse ?
Les besoins spécifiques à chaque secteur d’activité impliquent le choix d’un logiciel de caisse adapté. Cet outil digital est ainsi sélectionné en fonction de plusieurs critères importants.
D’une part, il doit correspondre à l’activité, car un restaurant n’a pas les mêmes particularités qu’une quincaillerie. Le premier nécessite par exemple un logiciel avec une gestion des menus et des réservations de table. Le second recherche un outil performant pour les codes-barres des pièces de rechange ou gérer les stocks. La taille de l’entreprise et les équipements utilisés sont aussi décisifs dans le choix du logiciel de caisse idéal.
D’autre part, le logiciel de caisse est choisi selon son ergonomie et sa facilité de prise en main. L’orientation vers ces solutions numériques est de pouvoir gagner du temps et de l’argent. La simplicité d’utilisation apparaît ainsi comme une priorité.
Enfin, la réglementation en vigueur depuis 2018 impose aux commerçants et entreprises d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Les critères de sélection incluent ainsi cette condition importante. Sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage sont les maîtres-mots.
