Étant un outil indispensable aux services des ressources humaines, un référentiel de compétences est une méthode de management qui contribue à de nombreuses fins. Ce terme entre doucement dans le langage de l’entreprise et que l’on utilise souvent lors des réunions stratégiques des services. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur le référentiel de compétences, comment le construire et quels sont ses avantages.
C’est quoi un référentiel de compétences ?
Pour partir d’une définition très simple et raccourcie, comme son nom l’indique, le référentiel de compétences référence, recense et décrit toutes les compétences d’une organisation. C’est donc une liste établie dans laquelle sont mentionnées les compétences nécessaires pour être en mesure d’exercer un poste.
Partons maintenant d’un sens plus élargi du terme. Faisant partie des outils managériaux les plus inédits et redoutables, le référentiel de compétences permet de rassembler sur un seul et même document l’ensemble des compétences nécessaires à la bonne exécution d’un travail.
Quelles sont ces compétences ?
Le terme « Compétence » désigne une habilité à accomplir un acte. Le référentiel de compétences est donc établi à partir de ces connaissances approfondies, et élaboré en fonction des trois critères suivants :
- Le savoir : englobe toutes les connaissances théoriques acquises lors des formations continues et initiales
- Le savoir-faire : désigne la pratique du métier en question (expériences)
- Le savoir être : indique la manière d’être de la personne dans le monde professionnel (qualités personnelles et attitudes professionnelles)
Le référentiel de compétences est un véritable atout pour les dirigeants comme pour les employés. En effet, les salariés sont dans un environnement qui requiert de plus en plus des modes de management alternatifs. Par conséquent, cela leur permettra d’avoir une évolution de carrière rapide et fréquente. Ce résultat est obtenu grâce à la réalisation d’une parfaite cartographie des besoins et des éléments les plus forts présents dans l’entreprise.
Quelle est la différence entre un référentiel de compétences et une fiche de poste ?
Avec de nombreuses confusions, le référentiel de compétences est souvent considéré comme une nouvelle appellation d’une fiche de poste. Mais en réalité, ils ne désignent pas un seul et même document.
Le référentiel de compétences permet la réalisation d’une cartographie des différents savoirs pour le bon fonctionnement du métier alors que la fiche de poste collecte toutes les informations essentielles sur le poste.
Quelles sont les démarches à suivre pour construire un référentiel de compétences ?
Pour élaborer un parfait référentiel de compétence, voici 6 étapes à suivre :
Déterminer l’objectif d’un référentiel de compétences ou du poste
Cette étape est cruciale, car c’est ici que les idées vont se former. Se rappeler des objectifs du référentiel de compétences et répondre à des questions comme : « Comment utiliser le document ? » ou encore « Les résultats des travaux seront-ils utilisés pour quelle situation ? ». Les réponses à ces questions d’analyse serviront ensuite à élaborer la structure du document.
Choisir l’ère à étudier
Sélectionner le périmètre sur lequel le travail sera effectué est l’enchaînement de la première étape. Ce périmètre peut être un poste, un service, un métier ou une entreprise. En tout cas, la suite dépend dorénavant de votre choix.
Monter la « team »
Afin d’obtenir de meilleurs résultats, il est crucial que chaque membre de votre équipe ait une véritable connaissance des métiers étudiés. En général, le groupe doit être composé d’un représentant des ressources humaines, de managers et d’autres collaborateurs qui représentent et occupent différents postes.
Établir un inventaire de toutes les compétences
Le but est ici de hiérarchiser les compétences par rapport à leur degré d’importance et ensuite de les regrouper en une grande famille. Pour ce faire, utilisez la méthode du brainstorming ou carte mentale afin de reclasser les compétences techniques, managériales, théoriques ou générales.
Organiser les niveaux de compétences avec des critères précis
Utilisez des niveaux pour mesurer le degré de maîtrise pour chaque compétence. Prenons un exemple dans le cadre de la gestion de projets :
- Niveau 1 : piloter un projet mineur (notion)
- Niveau 2 : piloter d’un projet avec une équipe (autonomie)
- Niveau 3 : mener un projet majeur avec une équipe et un responsable du budget (maîtrise)
- Niveau 4 : gérer un portefeuille de projets (mesure et évaluation)
Selon les demandes requises du métier, chaque niveau sera jugé comme insuffisant ou suffisant, utile ou inutile, etc. Vous pouvez ainsi qualifier un poste en « senior » ou « junior » à partir de ces niveaux.
Bâtir le référentiel sous forme de cartographie
Il s’agit de concevoir un support clair et simple de l’ensemble des données réuni. Le reste consistera donc à faire une mise en forme dans le but de rendre concret votre référentiel de compétences. Vous pouvez joindre les compétences avec les différents niveaux d’exigence et selon les objectifs requis par métier. Présentez votre cartographie sous forme de tableau.
Les avantages d’un référentiel de compétences
Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’un référentiel de compétences ? A-t-il des conséquences sur les salariés ? Voici les réponses à ces questions :
Les avantages d’un référentiel de compétences pour l’entreprise
Cet outil est un excellent instrument de pilotage pour gérer les prévisions des emplois et des compétences (à court et à long terme) sous l’acronyme de GPEC. Dans ce cas, le référentiel peut identifier les éléments forts dans une organisation.
Il est également un parfait allié pour la gestion des formations ou de recrutement dans le but de combler les lacunes en matière de compétences et de connaissances au sein d’une entreprise.
C’est aussi à partir d’un référentiel de compétences que le service des ressources humaines rédige et complète les documents suivants :
- Les profils de chaque candidature
- Les fiches de poste
- Les entretiens effectués dans l’année ainsi que les éventuels entretiens d’évaluation
- …
Les avantages d’un référentiel de compétences pour les salariés
Il donne la possibilité aux employés d’une organisation de monter en compétence et d’évoluer. Grâce à un référentiel, les salariés peuvent identifier les savoirs et les compétences nécessaires pour être performants. Vous pouvez donc faire une auto-évaluation de votre propre niveau et vous positionner sur une échelle de référence.
Le référentiel de compétences offre également la possibilité aux salariés de s’orienter vers un nouvel emploi.
Souvent utilisé comme un document nécessaire à la gestion des ressources humaines, le référentiel des compétences est un outil de rassemblement et de recensement des compétences dans une entreprise. Il présente des avantages pour l’organisation comme pour les salariés. Il permet de transformer les différentes tâches de travail en compétences bien claires et précises, classées dans trois catégories : savoir, savoir être et savoir-faire.
