Au niveau de l’organisation d’une entreprise, la paie est un processus complexe. Outre la rigueur et la précision, celle-ci requiert une parfaite connaissance des réglementations en vigueur. C’est pourquoi il peut être intéressant de faire appel à une entreprise de gestion de paie. Vous ne savez pas vers quel type de prestataire s’adresser ? Pas de panique, cet article vous aide à faire le bon choix!
Les avantages de confier la gestion de paie à un prestataire :
Le fait de travailler avec un prestataire procure de multiples avantages. Vous vous demandez lesquels ? Les voici :
Une gestion de paie fiable
Un gestionnaire extérieur est en mesure de mobiliser des professionnels à la fois spécialisés et expérimentés. Ces derniers sont capables d’assurer une prestation de qualité. Grâce à leur expertise, les risques d’erreurs sont réduits au maximum. Les salaires ainsi que les avantages sociaux sont calculés avec la plus grande précision.
La flexibilité
En matière de gestion de paie, chaque entreprise peut avoir des besoins différents. De ce fait, collaborer avec un prestataire permet de profiter d’une solution adaptée.
Un gain de temps considérable
Dans une entreprise, la gestion de paie fait partie des tâches chronophages. D’où l’intérêt pour les PME et les structures de taille moyenne de confier cette fonction à un prestataire extérieur. De cette manière, les employés pourront se focaliser davantage sur les aspects importants de l’entreprise.
La conformité
Lorsqu’il s’agit de paie, la législation peut être complexe et qui plus est, cette dernière connaît une évolution constante. Les équipes d’une entreprise de gestion de paie restent toujours informées des changements réglementaires. Ainsi, vous pouvez être sûr que les calculs ainsi que les déclarations fiscales sont bien conformes aux réglementations. En d’autres termes, les bulletins de paie sont en parfaite conformité.
La sécurité et la confidentialité
Une entreprise de gestion de paie peut garantir une sécurité optimale à travers l’utilisation de technologie avancée et outils sécurisés tels que le coffre-fort électronique. Par ailleurs, toutes les informations sensibles concernant les employés restent confidentielles.
Des offres complémentaires
Mis à part la gestion de la paie, un gestionnaire extérieur peut aussi exécuter diverses missions. Il peut s’occuper par exemple du pilotage du personnel, de la proposition d’offres de gestion comptable ou du recrutement d’un gestionnaire de paie.
Les deux types de prestataires
Vous êtes à la recherche d’un prestataire de gestion de paie ? Dans ce cas, deux options s’offrent à vous.
La première option est le cabinet comptable. L’avantage c’est que ce dernier peut non seulement assurer l’aspect comptabilité, mais également la gestion de paie. Pour ces deux prestations, vous avez un unique interlocuteur. Mais si vous envisagez cette option, il est nécessaire que l’expert-comptable ait une bonne connaissance de votre entreprise et qu’il existe déjà une confiance mutuelle entre vous. Attention, tous les cabinets d’expertise n’ont pas forcément de compétences en paie. C’est un sujet particulier qui nécessite d’avoir un service paie spécialisé, ce qui est rarement le cas des petits cabinets comptables.
La seconde solution c’est de se tourner vers un cabinet gestionnaire de paie. Certes, celui-ci ne s’occupera pas de votre comptabilité. En revanche, vous pouvez être assuré qu’il dispose d’une connaissance pointue en ce qui concerne la rémunération des employés ou les exonérations de charges. À noter que certaines de ces entreprises spécialisées travaillent en ligne en se servant d’une plateforme dédiée. Tous les mois, vous avez ainsi la possibilité de renseigner les données variables comme les congés ou les heures de travail.
Quels sont les critères à considérer avant de choisir un prestataire de gestion de paie ?
Avant de sélectionner un prestataire, vous devez tout d’abord tenir compte de vos besoins. Qu’attendez-vous de l’entreprise de gestion de paie ? Souhaitez-vous qu’elle s’occupe de la totalité du processus de paie ou bien voulez-vous garder la main sur la saisie des éléments variables ? En effet, un cabinet gestionnaire de paie peut prendre en charge l’externalisation totale ou partielle de votre gestion de paie.
Ensuite, il faut savoir que certaines entreprises œuvrent dans un secteur d’activité qui est encadré par des dispositions réglementaires et conventionnelles particulières. Si tel est votre cas, il est plus judicieux de s’adresser à un cabinet spécialisé dans le secteur en question.
Le stockage et la confidentialité des données sont aussi des points à vérifier. Au cas où les données seraient enregistrées sur un serveur, assurez-vous qu’il est toujours possible de les récupérer à tout moment.
N’oubliez pas de vérifier le logiciel utilisé par le prestataire ! Pour quelles raisons ? Tout simplement parce que certains logiciels s’adressent davantage à des entreprises de l’industrie ou bien du BTP. Par conséquent, il est conseillé de vous renseigner sur le sujet afin d’éviter les mauvaises surprises.
Le coût de la prestation est aussi un critère à prendre en considération. Bien évidemment, si vous décidez de confier la totalité de votre gestion de paie à un cabinet d’externalisation de la paie, la facture sera logiquement plus élevée. Au contraire, si vous faites appel à un prestataire simplement afin de bénéficier d’un logiciel, vos dépenses seront moins importantes.
Les entreprises ont tout intérêt à faire appel à un prestataire de gestion de paie. Mais étant donné qu’il existe de nombreuses entreprises qui se spécialisent dans ce registre, il importe de faire le bon choix. Pour cela, il suffit de s’appuyer sur les critères et conseils développés ci-dessus !
