Parce que la gestion des fiches de paie a un impact direct sur la satisfaction et la fidélisation des employés, les entreprises passent désormais à sa dématérialisation. Si cela simplifie la gestion administrative dans le service RH, réduit les coûts liés à l’impression ou la distribution, les salariés, eux, peuvent accéder facilement à leur bulletin de salaire via un portail en ligne. Découvrez dans cet article les principaux avantages de la fiche de paie dématérialisée.

Les avantages de la fiche de paie en ligne pour l’entreprise

Respect des dispositions légales et de l’environnement

La transition numérique a amené un vent de changement et d’innovation au sein des entreprises. Depuis 2009, elles peuvent recourir à la dématérialisation des bulletins de salaires de leurs employés. La loi du Travail du 1er janvier 2017 leur permet d’ailleurs l’envoi électronique de ce justificatif plus facilement. Si cette pratique est de plus en plus courante dans les organisations, elle pourrait constituer une obligation dans les années à venir.

Outre le respect des dispositions légales, la fiche de paie en ligne est également bénéfique pour l’environnement. Sa dématérialisation permet effectivement aux entreprises de réduire l’empreinte carbone et de limiter leur consommation de papier et d’encre.

Gain de temps, plus de productivité et d’efficacité

Gérer la rémunération de ses employés peut être chronophage et fastidieux. Pour se libérer de cette tâche, il est plus judicieux de passer à l’utilisation de fiche de paie numérique. Les tâches administratives y afférentes sont nettement plus simplifiées. Les gestionnaires de paie et les équipes peuvent se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée et l’entreprise peut ainsi profiter d’une meilleure gestion grâce à un SIRH. De la saisie à la vérification des données de paie, tout le processus est optimisé.

Fiche de paie

Réduction des coûts et frais

Avec la fiche de paie en ligne, finis les tonnes de paperasses à gérer, car tout est numérisé. De ce fait, les entreprises peuvent faire des économies sur les coûts liés à l’impression, la distribution manuelle, l’envoi postal et le stockage des bulletins de salaire papier. La dématérialisation de ces derniers est donc très avantageuse, plus particulièrement pour les entreprises multisites ou celles qui disposent de différentes succursales.

Données conformes RGPD et mieux sécurisées

Les logiciels de gestion RH sont généralement associés à un coffre-fort numérique. Ainsi, la fiche de paie en ligne permet d’améliorer la traçabilité des données de paie tout en garantissant une meilleure sécurité des données. Comme tous les bulletins de salaire des employés y sont déposés et archivés, cela assure une meilleure protection de leurs données personnelles et garantit leur confidentialité. La digitalisation de ces documents permet d’ailleurs d’assurer l’authenticité et l’inaltérabilité de ces derniers.

Réduction des risques d’erreur et des fraudes

En dématérialisant les bulletins de salaire, les processus de paie sont automatisés, ce qui réduit considérablement les risques d’erreurs de saisie manuelle et facilite les opérations de vérification. Les logiciels dédiés à cet effet sont paramétrés de manière à ce que les incohérences et les fautes soient signalées à l’utilisateur. Qui plus y est, les rémunérations, les cotisations sociales et les impôts sont calculés automatiquement en fonction des règles et des taux applicables.

Modernisation de l’entreprise par une démarche d’innovation

S’inscrire dans une démarche d’innovation est un levier de développement efficace pour toute entreprise. Ainsi, en adoptant la dématérialisation des fiches de paie, celle-ci contribue à moderniser ses processus internes tout en renforçant son image responsable auprès de ses employés. En effet, offrir à ces derniers l’accès à un espace digital dédié à la réception et l’archivage de documents améliore grandement l’expérience collaborateur.

Les avantages de la fiche de paie en ligne pour les salariés

Accès simplifié et rapide aux fiches de paie

Grâce au coffre-fort numérique, les employés d’une entreprise peuvent consulter leurs fiches de paie en ligne à tout moment et de n’importe où. Qu’ils soient au bureau, en déplacement, ou chez eux, il leur suffit d’une connexion Internet pour pouvoir accéder plus rapidement à leurs bulletins de salaire. La fiche de paie en ligne permet d’éviter aussi bien les retards de distribution que les demandes d’informations de la part de ces derniers.

Réduction du risque de perte ou de vol

Comme les fiches de paie dématérialisées sont stockées en ligne, les risques de perte, de vol, et même de destruction sont considérablement réduits par rapport aux bulletins papier. D’ailleurs, les serveurs informatiques où elles sont sauvegardées disposent d’un niveau de sécurité élevé. Les données personnelles de chaque employé sont ainsi bien protégées.