Autrefois, un calepin, un papier et un stylo faisaient l’affaire pour tenir et suivre les opérations d’encaissement, les commandes, etc., mais le temps a bien évolué depuis, en même temps que la technologie. Si on se penche sur l’histoire, James Ritty, le gérant du saloon James Ritty’s Pony House Tavern en avait assez de se faire voler par ses employés. C’est alors qu’en 1879, il a trouvé une idée incroyable et crée un appareil hors du commun : la « caisse incorruptible ». Il s’agit de la première caisse enregistreuse, celle dont les autres inventeurs se sont inspirés pour arriver à un stade où la digitalisation occupe une place prépondérante dans les boutiques de commerce et les CHR. Mais une question se pose, est-il en fait obligé d’avoir une caisse enregistreuse lorsqu’on exerce une activité commerciale ?
Une caisse enregistreuse : c’est quoi exactement ?
Une caisse enregistreuse est un appareil qui sert à enregistrer les achats des clients. On le trouve surtout dans les boutiques, les GMS, les CHR (cafés, hôtels, restaurants) et même dans les instituts de beauté et les boulangeries. En langage commercial, on l’appelle aussi « terminal point de vente » ou TPV. Il s’agit d’un outil de gestion efficace, composé d’une machine à calculer, d’un tiroir-caisse, d’un clavier et d’une imprimante.
Aujourd’hui, il existe des nouveaux modèles innovants comme le propose ShopCaisse ou EasyShop avec des caisses enregistreuses tactiles et entièrement modulables pour s’adapter à tous les types d’activités et aux nouveaux enjeux.
Quelles obligations pour les commerçants ?
Les commerçants sont en fait soumis à des obligations comptables, pour démontrer une transparence dans la gestion de leur caisse. D’ailleurs, les tickets de caisse servent de pièces justificatives auprès des administrations fiscales en cas de besoin. Pour cela, il leur faut :
- Établir une facturation pour chaque prestation.
- Fournir un ticket de caisse en double exemplaire pour les transactions effectuées. Si le montant est supérieur à 25 €, le premier ticket de caisse revient au client et le second à l’établissement. Dans le cas contraire, il n’est pas obligatoire de donner de ticket sauf sur demande du client. Doivent figurer sur ce reçu de caisse toutes les mentions légales nécessaires : date, dénomination du produit ou du service, numérotation, montant à payer, etc.
- Tenir sa comptabilité de façon régulière et la mettre à jour.
- Faire un inventaire physique au moins une fois par an.
- Enregistrer tous les mouvements d’entrées et de sorties de façon chronologique.
- Conserver dans des archives toutes les pièces comptables pendant une période d’au moins 10 ans.
- Établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice pour pouvoir contrôler la santé financière de l’établissement.
Que dit la loi par rapport à l’utilisation de caisse enregistreuse ?
La fraude à la TVA est l’un des fléaux auxquels l’Etat s’efforce de combattre. En accord avec la loi des finances N°2015-1785 du 29 décembre 2015 pour 2016, il est d’obligatoire pour les commerçants assujettis à la TVA de s’équiper de caisse enregistreuse certifiée. En effet, son article 88 souligne que « lorsqu’un commerce enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, il doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration. »
Pour faire simple, un commerçant n’est pas dans l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse dans l’exercice de son travail, il n’existe d’ailleurs aucune loi qui porte sur ce sujet. Cependant, depuis le 1er janvier 2018, il est exigé pour ceux qui utilisent cette dernière de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié NF525, LNE ou certifié éditeur sous peine d’une amende si l’on transgresse cette loi.
Caisse enregistreuse : quels avantages pour le commerçant ?
La caisse enregistreuse est l’allié idéal pour ceux qui exercent des activités commerciales. Son utilisation est très avantageuse parce qu’elle offre un gain de temps considérable à celui qui s’en sert, en réduisant d’une part, le temps d’encaissement et d’autre part, les longues files d’attente.
L’usage d’une caisse enregistreuse simplifie le travail du vendeur, contrairement à toutes les tâches requises lorsque celui-ci utilisait les méthodes anciennes. En effet, il est facile d’emploi et limite grandement les risques d’erreurs surtout dans les calculs. Il enregistre automatiquement les transactions et génère également des rapports fiables. Cela permet donc de suivre les recettes et de contrôler l’évolution du chiffre d’affaires.
Grâce à l’automatisation des transactions effectuées entre le client et le commerçant, la caisse enregistreuse imprime des factures en bonne et due forme. Les détails des notes, à savoir les montants TTC et HT, le calcul de la TVA, les promotions, les rabais, les remises, les ristournes… sont ainsi mentionnés sur le reçu. Le logiciel de gestion de caisse intégré permet ainsi d’effectuer et d’analyser les statistiques de vente de l’établissement.
