Attirer le bon profil pour un poste est devenu un vrai challenge pour toute entreprise. Pour réussir le recrutement, elle doit être capable d’établir une fiche de poste complète qui contient précisément toutes ses attentes. Celle-ci représente en effet le premier rapprochement entre le candidat et l’entreprise. Elle doit être rédigée de façon claire et correspondre exactement aux caractéristiques de l’emploi proposé.
Dans cet article, découvrez nos conseils et exemples pour rédiger une fiche de poste de manière efficace et précise.
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
Outil de communication, la fiche de poste décrit le rôle de chaque collaborateur au sein d’une entreprise. Elle liste les différentes activités et tâches qu’un salarié sera amené à réaliser au quotidien, ainsi que les moyens dont il dispose pour les réaliser. Pour les managers et les RH, ce document leur permet de suivre les évolutions du poste et de vérifier que les missions mentionnées dans la fiche de poste sont bien réalisées par le salarié. Il sert de base pour l’entretien annuel d’évaluation.
À quoi sert une fiche de poste ?
Plus précisément, la fiche de poste joue trois rôles différents dans l’entreprise. Elle est à la fois :
- Un outil de communication,
- Un outil de management,
- Et un support d’évaluation des compétences.
Dans le processus de recrutement, elle sert à définir le profil de poste idéal du futur collaborateur. Elle permet également au recruteur de savoir les missions que le futur salarié doit effectuer, ainsi que les compétences clés requises pour le poste. Elle aide également pour la rédaction des annonces d’emploi.
Pour le service Ressources Humaines, la fiche de poste est utilisée pour gérer la politique de rémunération selon les caractéristiques de chaque poste. Elle permet de manager les évolutions professionnelles et carrières des salariés. Elle constitue aussi une base de préparation des entretiens annuels d’évaluations. En effet, elle permet d’examiner que les missions exigées pour le poste sont bien effectuées.
Du côté des collaborateurs, la fiche de poste permet à chacun de comprendre le contenu de son poste et la finalité de ses missions. Elle leur offre une image de l’étendue de leurs responsabilités, leur rang dans la chaîne de management et leur niveau d’autonomie.
De quoi est composée une fiche de poste ?
Pour assurer le succès de votre recrutement, la fiche de poste doit contenir les informations suivantes :
- L’intitulé du poste : le titre de l’emploi en question
- Le Département ou Service auquel le poste est rattaché
- La position hiérarchique dans la structure : Qui est le supérieur hiérarchique salarié ? Qui sont les collaborateurs sous sa responsabilité ?
- Les relations internes et externes de l’entreprise : Avec qui ou quel service sera-t-il amené à travailler ? Est-ce qu’il travaillera avec des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants extérieurs à l’entreprise ?
- Les missions principales : Quelle est la finalité et raison d’être du poste ?
- Les activités et tâches : Décrire en détail les tâches qui doivent être faites et les moyens pour les réaliser (Quoi ? Comment ?). Les activités et tâches à réaliser sont souvent ordonnées par ordre d’importance afin de faire paraître les plus significatives.
- L’évolution possible du poste
- Les conditions et lieux de travail : Quelles sont les particularités liées au poste (environnement, horaires de travail, risques, mobilité…) ? Dans quels lieux (agence, magasin, usine…) ?
- Les compétences requises pour le poste : Lister toutes les savoir-faire, savoir-être, connaissances théoriques et pratiques indispensables dans le cadre de la mission
- Expérience professionnelle nécessaire
- Formations et diplômes
Comment rédiger une fiche de poste ?
La réalisation d’une fiche de poste s’effectue en trois étapes :
- 1ère étape : La collecte des informations
Avant de procéder à la rédaction de la fiche de poste, il convient de recueillir et rassembler toutes les informations nécessaires, telles que les missions, les activités et les tâches. Cette analyse peut se faire via un ou plusieurs entretiens et une observation directe sur le terrain. C’est le responsable des Ressources Humaines qui supervise généralement cette phase d’étude, avec l’aide du manager opérationnel et des titulaires du poste (ou ceux des fonctions similaires en cas de nouveau poste).
- 2ème étape : La rédaction de la fiche
Lors de la rédaction de la fiche de poste, il faut bien faire attention aussi bien au fond qu’à la forme. Pour cela, certaines règles doivent être respectées. Vous devez utiliser des verbes d’action pour décrire les activités, les tâches à effectuer et les compétences nécessaires pour le poste. Les phrases doivent être simples, précises et sans jargon technique. Il faut que tout collaborateur qui lit la fiche de poste puisse comprendre rapidement les données inscrites, pour s’y référer aisément. Assurez-vous également de ne pas sortir des informations collectées lors de l’analyse.
Toutes les fiches de poste de l’entreprise doivent utiliser le même format standardisé. Ainsi, enregistrez un modèle vierge afin de ne plus perdre de temps à en créer à chaque fois.
- 3ème étape : La validation par un responsable hiérarchique
Une fois la fiche de poste rédigée, il faut la faire relire par le responsable hiérarchique. Ce dernier vérifie si certains détails doivent être modifiés. Si tout est en ordre, il pourra valider la fiche.
Exemple de fiche de poste
Si vous débutez dans la création d’une fiche de poste, voici un exemple simple pour vous aider.
Intitulé du poste : Commercial
Position hiérarchique : Sous la responsabilité du Responsable commercial
Relations internes et externes :
- En interne : Service production et service qualité
- En externe : Clients, fournisseurs
Missions principales :
- Développer et fidéliser son portefeuille client
- Prospecter les clients potentiels
- Rédiger et faire signer les contrats de vente
Activités et tâches :
- Réaliser des études de marché
- Mener une veille concurrentielle permanente
- Déceler de nouvelles opportunités de croissance
- Participer aux événements et animations promotionnelles de l’entreprise
Conditions et lieu de travail :
- Magasin
- Déplacements ponctuels chez des clients
Évolution possible :
- Responsable de magasin
- Responsable de vente
Compétences requises :
- Connaissances juridiques et commerciales
- Autonomie, sens de l’organisation, travail en équipe
- Bonne capacité de communication orale et écrite
Expérience professionnelle :
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire
Formations et diplômes :
- École de commerce
