Même si l’organisation d’un événement professionnel paraît simple au départ, en tant que dirigeant d’une entreprise, vous devez penser à de nombreux détails. Certains peuvent être plus faciles à aborder, d’autres, par contre, demanderont une attention particulière. Avant toute chose, il faut définir précisément les objectifs de la manifestation. Cela vous permettra de réaliser un événement adéquat, et surtout, de toucher vos cibles plus facilement. Entre le choix du thème, des divertissements, de la nourriture et des boissons, il y a de quoi s’y perdre. Mais en passant par des étapes bien spécifiques, vous pourrez vous en sortir sans problème. Découvrez comment organiser un événement d’entreprise réussi.
Choisissez le bon type d’événement d’entreprise
En fonction des objectifs que vous aurez définis pour votre événement, vous avez le choix entre plusieurs types de manifestations.
Le séminaire d’entreprise
Il s’agit d’un événement qui peut s’étaler sur plusieurs jours, et qui peut comprendre diverses activités. Dans un séminaire, vous pouvez prévoir une réunion plénière, des ateliers ou encore un team-building. Il est également important de planifier des moments de détente qui ont pour but de jalonner l’événement.
Le lancement de produit
C’est en quelque sorte une présentation des nouveaux produits de votre entreprise à vos clients. Faites en sorte de mettre en valeur ce que vous proposez pour séduire vos cibles. Le meilleur moment pour un tel événement est la fin de la journée ou en début de soirée.
L’événement client
On parle ici d’une manifestation qui a pour objectif de remercier ou de fidéliser votre clientèle. Durant cet événement, prenez la parole de manière simple et informelle. Pour apporter de l’ambiance dans la soirée, prévoyez un cocktail dinatoire convivial. L’ajout d’une animation artistique ou musicale est souvent recommandé lors d’un événement client.
La soirée d’entreprise
Une soirée d’entreprise est l’occasion pour vous de féliciter vos collaborateurs après de très bonnes performances annuelles par exemple. Organisez une soirée conviviale au cours de laquelle se partagent des moments forts entre collègues. Cet événement est idéal pour s’amuser et faire le plein de motivation.
Gardez vos invités engagés et divertis
Pour que votre événement soit une réussite, il est important que vous proposiez une expérience inoubliable à vos invités. Pour capter leur attention et maintenir leur intérêt, il convient de les divertir au maximum. Des divertissements artistiques et des activités amusantes sont parfaits pour créer un buzz autour de l’événement. Une fois leurs participations acquises, leur satisfaction est à votre portée. Quand l’audience est comblée, la visibilité de votre marque augmente considérablement.
Pour divertir tout le monde, une grande fête est une bonne alternative. Cependant, durant les moments où vos invités attendent, vous devrez trouver des parades. S’il y a une ou plusieurs files d’attente par exemple, prévoyez des animateurs itinérants pour les divertir. De grands écrans près de la file ou des tablettes que vous distribuerez peuvent aussi être parfaits. Ces supports vous permettront de faire passer un contenu captivant et entraînant. Vous aurez ainsi toute l’attention de votre audience. Dans cette optique, vous trouverez un vaste choix de tablettes en location sur le marché. Votre objectif est de rendre l’attente moins longue pour vos invités.
Décidez de votre thème
Définir un thème est souvent indispensable pour un événement d’entreprise réussi. Si vous préparez une conférence, par exemple, celui que vous choisirez doit se conformer à vos objectifs. Par ailleurs, en organisant une soirée à thème et créative, vous êtes certain que vos collaborateurs et/ou invités ne s’ennuieront pas. Définissez le thème en fonction de leurs goûts pour garantir un événement authentique et une atmosphère plus conviviale.
Si vous êtes à court d’idées concernant le thème, nous vous invitons à découvrir quelques exemples :
- thème vintage pour une atmosphère rétro,
- soirée avec une thématique de couleur,
- thème avec déguisements, strass, plumes et paillettes,
- thème casino,
- soirée à thème disco, etc.
Vous l’aurez compris, une multitude de choix s’offre à vous pour le thème de votre événement d’entreprise.
Misez sur un bon divertissement
Vous avez sans doute compris que le divertissement représente un élément prépondérant pour la réussite de votre événement. Il est donc important de bien le choisir. Pour miser sur le bon, vous devez vous attarder sur certains éléments.
L’émotion
Un divertissement qui suscite de l’émotion est tout indiqué. Que l’on parle d’amusement, d’excitation, de surprise ou d’admiration, vos invités auront envie de continuer leur expérience. Ils voudront également la partager avec d’autres, en la publiant sur les réseaux sociaux par exemple.
Le profil de votre public
Pour choisir le bon divertissement durant votre événement d’entreprise, apportez une attention particulière au profil de votre public. Il convient alors de faire une analyse démographique de vos invités. En d’autres termes, déterminer leur âge, leur appartenance sociale ainsi que leur sexe est indispensable. Ce n’est que de cette manière que vous pourrez mettre en place un divertissement adapté.
Créez un calendrier pour l’événement
Créer un calendrier pour votre événement d’entreprise vous permet notamment de fixer une date et de faire une planification correcte. Pour la date, nous vous conseillons d’éviter les week-ends, les jours fériés ou encore les vacances scolaires. L’idéal est de miser sur une journée proche de la fin de la semaine comme le jeudi. La disponibilité de ceux que vous comptez inviter est mieux assurée dans ce cas.
Un calendrier vous donne aussi l’occasion de connaître les principaux événements professionnels qui peuvent se dérouler au même moment dans votre région. Au cas où votre manifestation nécessite des solutions d’hébergement pour vos invités, assurez-vous qu’aucun salon important n’ait lieu dans votre localité à la même date. Dans le cas contraire, ils auraient du mal à trouver des chambres libres ou peu onéreuses.
Planifiez nourriture et boissons
Même si votre événement n’est pas vraiment axé sur la restauration, nous vous conseillons de prendre cet aspect au sérieux. D’ailleurs, il faut que la présentation soit en accord avec le type de manifestation que vous proposez. Attention ! La méthode utilisée pour le service des repas est tout aussi importante que les plats eux-mêmes.
Mais avant tout, pensez à bien choisir le traiteur ou le restaurateur qui s’en occupera. La meilleure solution consiste à opter pour un professionnel de la restauration dans votre localité ou région. Vous évitez ainsi les mauvaises surprises (retards d’approvisionnement, aliments et boissons périmés…).
Enfin, faites une liste de ce dont vous avez réellement besoin en fonction de l’événement que vous préparez. Il serait effectivement inapproprié de servir uniquement des sandwiches et des bouteilles de bière au cours d’une soirée de gala d’entreprise.
Faites la promotion de votre événement
Pour faire connaître votre événement, et surtout, pour que vos clients ou collaborateurs aient envie d’y assister, il est nécessaire de le promouvoir. Avoir un budget illimité est souvent rare lors d’une telle organisation. Les dépenses trop importantes sont généralement à proscrire.
Il est possible de faire la promotion d’un événement avec un budget raisonnable. L’une des alternatives qui s’offrent à vous est la création d’une page web consacrée à la manifestation, sur votre site. Vous pourrez également miser sur les réseaux sociaux. Ce sont des canaux efficaces pour faire connaître votre projet rapidement.
La presse et les médias sont aussi de bons choix. Ces derniers sont souvent à l’affût de nouvelles intéressantes. En créant un communiqué de presse accrocheur, vous mettez toutes les chances de votre côté pour attirer l’attention des revues et journaux spécialisés. Ces derniers ne tarderont pas à en parler à leur tour et à partager l’information.
