Vous êtes un organisme de formation ou de développement de compétences et vous vous apprêtez à vivre votre tout premier audit Qualiopi ? Si vous avez une petite appréhension, ce qui est tout à fait normal, on vous explique ci-dessous le déroulement d’un tel audit. De cette manière, vous pourrez mieux vous organiser.
La certification Qualiopi en quelques lignes
Avant d’aborder en détail le déroulement d’un audit Qualiopi, il importe d’abord de savoir ce qu’est une certification Qualiopi. Depuis janvier 2022, les organismes de formation qui souhaitent obtenir des financements par les fonds publics (ou mutualisés) sont obligés de remplir des critères de qualité spécifiques. La certification Qualiopi atteste ainsi de la qualité des processus mis en place par les prestataires de formation. Elle est valable durant 3 ans et cela débute par un audit initial suivi d’un audit de surveillance après l’obtention du fameux sésame. Une fois la durée expirée, le cycle reprend de nouveau.
Comment bien se préparer à un audit Qualiopi ?
Voici quelques astuces pour vous aider à bien préparer cet audit :
- Vous devez vérifier que vos documents sont complets et à portée de main
- Assurez-vous que toutes les personnes concernées au sein de votre organisme soient bien présentes le jour J.
- N’oubliez pas que les frais de déplacement et de restauration de l’auditeur sont à votre charge.
- Respectez scrupuleusement le plan de l’audit.
Le déroulement d’une journée d’audit
Il est à noter qu’une journée d’audit peut durer en moyenne 7 heures. Cela n’inclut pas la pause déjeuner.
La réunion d’ouverture
Après l’accueil de l’auditeur et une petite visite des locaux, l’audit débute par une réunion d’ouverture qui peut durer jusqu’à une vingtaine de minutes. L’auditeur commence par se présenter et invite toutes les personnes participantes à faire de même. Ensuite, c’est au responsable de l’organisme de prendre la parole pour présenter son établissement. Ce dernier peut le faire verbalement ou bien en se servant d’un support de son choix. Après l’intervention du responsable de l’organisme, l’auditeur va maintenant expliquer un certain nombre de points à savoir l’objectif de sa mission, les méthodes qu’il va utiliser, le rappel des règles, le déroulement de l’audit, etc. Pour finir, il vous demande si tout est clair ou bien vous avez des questions à poser.
L’échantillonnage et l’audit proprement dit
L’auditeur va réclamer auprès du responsable la liste de l’ensemble des formations dispensées durant l’année. Ceci dans le but de réaliser un échantillonnage, car il va en prendre quelques-unes pour réaliser son audit. Après, il procède à l’analyse de ces dossiers et vérifie si tous les critères du référentiel sont présents. Il s’assure aussi de l’application effective du système qualité mis en place. À travers toute une série de questions posées aux personnes concernées, il vérifie également que ces dernières sont en mesure d’expliquer pourquoi elles ont choisi d’appliquer une procédure en particulier. Dans un second temps, si les explications fournies étaient satisfaisantes, il peut exiger des preuves concrètes. Et en cas de manque ou d’absence de preuve ou de réponses qui ne sont pas satisfaisantes, l’auditeur présente une non-conformité. Celle-ci peut être mineure ou majeure.
Le déjeuner
C’est l’occasion d’inviter l’auditeur à manger dans un restaurant sympa. Profitez de ce moment de détente et de convivialité pour lui poser des questions. De plus, il sera certainement plus ouvert puisque le cadre est moins formel. Cependant, il faut souligner que l’auditeur n’a pas pour rôle de vous conseiller, il est là pour faire un constat et rien d’autre. Quoi qu’il en soit, vous veillerez à ne pas dépasser les horaires fixés.
La reprise de l’audit et la réunion de clôture
Après le déjeuner, l’audit reprend avec l’enchaînement des entretiens. Une fois les entretiens achevés, l’auditeur procède ensuite à la préparation de la réunion de clôture. Pour cela, il doit s’isoler des autres participants.
C’est au cours de cette réunion de clôture que l’auditeur fait une mise au point tout en énonçant les constats. C’est là qu’il indique la conformité ou la non-conformité d’un critère spécifique. S’il y a une non-conformité mineure, l’auditeur vous accorde un délai pour vous permettre d’appliquer les actions correctives. La mise en place de ces actions doit se faire dans un délai de 3 mois. Si au prochain audit, la non-conformité mineure n’a pas été traitée, celle-ci peut se transformer en non-conformité majeure.
Il faut savoir qu’une non-conformité majeure signifie que le prestataire de formation ne prend pas en compte les éléments requis par un indicateur. De ce fait, elle remet en cause la qualité de la formation.
Qu’en est-il des suites de l’audit ?
Dès que l’auditeur a fini sa mission, il va remettre sans tarder son rapport à un comité technique. C’est ce dernier qui décide d’attribuer ou non la certification. En cas d’attribution, la certification Qualiopi est valable pour 3 ans. Après l’obtention du précieux sésame, l’organisme de formation doit se conformer à un audit de surveillance (ou de suivi). Cela permettra à l’organisme certificateur de s’assurer que le prestataire de formation applique comme il se doit les processus. Il est à noter que l’audit de surveillance se déroule en moyenne dans les 18 mois.
Que se passe-t-il si l’organisme certificateur n’accorde pas la certification à un prestataire de formation ? Si le cas se présente, l’organisme de formation devra patienter au moins 3 mois avant de pouvoir effectuer une nouvelle demande.
Que garantit la certification Qualiopi ?
Si un organisme de formation est certifié Qualiopi, cela veut dire concrètement qu’il peut :
- s’adapter aux besoins de ses clients
- se sert d’outils pédagogiques pertinents
- satisfait pleinement ses clients
- emploie des consultants expérimentés
- améliore continuellement ses services à partir des avis et réclamations de ses clients
- assure un accompagnement de qualité à ses stagiaires
Bref, lorsque vous êtes en quête d’un prestataire de formation, vous avez tout intérêt à ce que ce dernier soit certifié Qualiopi.
