Tandis que le processus de recrutement est de plus en plus structuré dans les entreprises, l’intégration d’un nouveau collaborateur est souvent délaissée. Pourtant, c’est une étape importante dans la réussite d’un recrutement. D’après les enquêtes, 70% des nouveaux salariés restent plus de 3 ans dans leur entreprise après une expérience d’intégration réussie. Soigner le parcours d’onboarding permet d’accueillir le nouvel arrivant dans les meilleures conditions afin de le fidéliser et favoriser sa contribution aux résultats de l’entreprise. Comment réussir son processus d’intégration ? Découvrez les 10 étapes-clés pour y arriver.
Présentation de l’entreprise et de ses valeurs au nouveau collaborateur
En général, c’est le RH qui sera le premier interlocuteur du nouveau collaborateur avant et lors de son arrivée. Il va donc répondre à tous ses besoins d’informations. Prenez le temps de présenter à votre salarié l’entreprise, ses valeurs et ses principales méthodes de fonctionnement. En effet, plus il comprendra comment votre entreprise fonctionne, plus il s’y adaptera facilement.
Différentes informations doivent être renseignées à la nouvelle recrue, notamment l’activité de l’entreprise, ses différents services, les horaires de travail, l’organisation d’activité…
Mise en place d’un programme d’intégration
Avant d’installer le nouveau salarié à son poste, il a besoin de s’approprier rapidement de son nouvel environnement de travail. La mise en place d’un véritable programme d’intégration est donc indispensable pour le mettre à l’aise, mais aussi pour que vous puissiez l’accompagner avec plus de précision.
Pour son premier jour, vous pouvez commencer par un petit déjeuner de bienvenue avec les membres de son département. Ensuite, faites le tour de l’entreprise en lui montrant les bureaux, les salles de pauses, les salles de réunion, le réfectoire, les sanitaires… Profitez de ce moment pour lui remettre les documents d’accueil. Pour terminer cette journée, planifiez un rapide premier entretien avec votre salarié afin qu’il puisse vous soumettre ses premières interrogations ou incompréhensions.
Présentation du poste et des missions au nouveau collaborateur
Même si ces informations sont déjà présentées dans l’offre d’emploi, il est toujours important de rappeler à un nouveau collaborateur le poste et les missions qui lui seront confiées. Il aura ainsi une idée sur le processus de production et la répartition du temps de travail. Cela lui permettra également de comprendre comment il va contribuer à la performance de l’entreprise. Des objectifs précis doivent être reliés à ces missions. Il faut aussi mentionner les compétences dont il aura besoin pour réussir dans son poste.
Mise en place d’un plan de formation
La formation est essentielle au nouveau salarié pour les premiers jours. Elle lui permet d’apprendre petit à petit les missions qui vont lui être confiées, le procédé à suivre et les outils qu’il va utiliser. Elle lui permet aussi de tisser des liens de confiance avec son manager et son formateur. Il faut donc que ces derniers se rendent disponibles pour l’accompagner et répondre à toutes ses questions.
Au cours de la formation, divers éléments doivent être expliqués : le processus de production, le rythme de travail, le volume de travail hebdomadaire, les données nécessaires, ainsi que les tâches à réaliser au quotidien.
Présentation du management et des collègues au nouveau collaborateur
Pour développer un sentiment d’appartenance, le nouveau salarié est maintenant accueilli par le manager. Il lui présente le service et l’équipe avec laquelle il sera amené à collaborer. Commencez par lui expliquer le fonctionnement du service et le management au sein de l’entreprise. Puis, vous pouvez continuer par lui décrire l’organisation du travail au sein de l’équipe en lui présentant ses collègues, leurs missions et leurs interactions. C’est aussi l’occasion de lui faire part des rituels importants, comme les réunions d’équipe, le moment de reporting, le partage d’informations…
Planification des tâches et des objectifs
Le manager va confier au nouvel employé ses premières tâches à réaliser en lui expliquant clairement le livrable attendu et en proposant un délai. Cela lui aidera à se sentir utile et opérationnel dès les premiers jours, à montrer ses compétences et à s’intégrer plus rapidement. Veillez à ce que les objectifs soient parfaitement SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Un « tuteur » doit être désigné pour superviser la réalisation et rester à disposition pour répondre à toutes les questions et blocages du salarié.
Suivi régulier des progrès
Il est important que le salarié se sente accompagné et soutenu tout au long des premières semaines. Le manager, le tuteur et les Ressources Humaines doivent toujours être disponibles, au cas où il rencontrerait des problèmes, et le suivre régulièrement dans son évolution. Ces actions ont pour but d’assurer la bonne intégration du nouvel employé et à renforcer son épanouissement au sein de l’entreprise. N’hésitez pas à lui donner un retour positif ou bien une remarque significative sur un point à améliorer.
Encouragement du nouveau collaborateur à s’impliquer dans la vie de l’entreprise
Il est aussi utile de donner du feedback positif à votre collaborateur pendant les semaines qui suivent son arrivée. Cela vous permettra de le rassurer dans cette période pouvant être stressante. En effet, avec la pression de la phase d’essai et l’acquisition de nombreuses connaissances, votre nouveau salarié peut être conduit à se douter de sa capacité dans le poste. L’encourager ou montrer votre reconnaissance le motivera à s’investir pleinement dans la vie de l’entreprise.
Évaluation régulière des progrès du nouveau collaborateur
Il est recommandé de prévoir une entrevue régulière avec votre nouveau collaborateur afin de faire un bilan sur ses compétences et ses progrès. Cette évaluation peut être effectuée après la première semaine de prise de poste puis à la fin de chaque mois jusqu’à ce que sa période d’essai soit validée. Cette rencontre vous permettra de vérifier si son intégration se passe bien et s’il est toujours motivé. Pour le salarié, ce sera l’occasion de dévoiler pleinement ses ressentis personnels sur l’entreprise. S’il a du mal à s’exprimer en toute transparence face à son manager, vous pouvez lui proposer une enquête d’engagement lui permettant de noter ou commenter décemment le processus d’intégration.
Valorisation des succès du nouveau collaborateur
Lorsque vous faites un point avec votre nouveau salarié, profitez du moment pour valoriser ses progrès et valider tout ce qu’il apporte de positif à l’entreprise. En effet, selon la « Hiérarchie de l’implication de l’employé » développée par Gallup, reconnaître les progrès réalisés par les salariés est l’un des éléments incontournables à leur implication dans l’entreprise. Si vous mettez en avant l’effort qu’il a fourni pour participer à l’activité de la société dès la phase d’intégration, il essaye toujours d’atteindre un niveau de productivité beaucoup plus élevé.
