L’objectif d’un séminaire d’entreprise est dans la plupart cas des cas destiné à former les collaborateurs. Il s’agit de renforcer les capacités des participants, conformément au thème qui a été retenu. Pour que son organisation soit une réussite, il faudra suivre les règles qui y sont liées. Une planification du projet est plus que nécessaire afin que tout se déroule bien. Quelles sont les principales étapes sur lesquelles se focaliser pour organiser un séminaire d’entreprise ?
Définir les objectifs
L’organisation d’un séminaire passe avant tout par la définition des objectifs de cet évènement d’entreprise. Qu’attendez-vous à son issue des différents participants ? La réponse à cette question vous aidera à mettre en œuvre les actions nécessaires. Vous saurez alors la nature du séminaire d’entreprise qu’il faudra organiser :
- Fédérer les équipes ;
- Former de nouvelles recrues ;
- Etc.
Grâce à ces objectifs principaux, vous pourrez définir les objectifs secondaires. Listez-les tous, et classez-les ensuite par ordre de priorité. C’est la meilleure manière de les gérer de façon optimale.
Choisir les participants
Un séminaire d’entreprise réussi comme celui-ci doit tenir compte des différents participants attendus. En règle générale, la base est constituée des salariés qui forment l’assistance concernée par le thème principal. Une fois cela fait, vous aurez besoin d’établir la liste des conférenciers. L’idéal serait de choisir un unique intervenant, pour que la présentation soit fluide. Procéder ainsi permet également de préserver la suite logique du déroulement du séminaire d’entreprise.
Au besoin, rien ne vous empêche cependant de faire intervenir d’autres participants. Tout dépendra bien entendu du thème retenu.
Faire une prévision budgétaire
Maintenant que vous avez une idée des ressources en votre possession, il faudra évaluer le budget nécessaire pour la tenue de l’évènement. Les objectifs définis peuvent être de bons référentiels pour évaluer le coût financier. Faites quand même attention pour que les dépenses estimées ne dépassent pas les ressources que vous leur allouerez. N’oubliez pas de prévoir une certaine marge pour couvrir les imprévus qui pourraient survenir dans la préparation du séminaire.
Retenir une date
Une fois ces étapes préalables passées en revue, vous devrez maintenant choisir une date pour votre séminaire. Il est conseillé de considérer la disponibilité des personnes qui prendront part au séminaire d’entreprise. Étudiez toutes les options quant aux dates, et ne choisissez que celle qui convient à la majorité des participants. Vous éviterez ainsi de vous retrouver en face d’une salle à moitié pleine ou carrément vide.
Demandez aux participants de confirmer leur présence à quelques jours de la date de tenue du séminaire d’entreprise.
Choisir le lieu adéquat
Divers critères doivent être considérés pour choisir les prestataires, de même que le lieu où se déroulera l’évènement. La capacité d’accueil est évidemment le plus important d’entre eux. C’est pour cela que vous devrez avoir une idée plus ou moins précise du nombre de personnes attendues. Optez pour les espaces dotés de tous les équipements pour que le séminaire se déroule bien. Ils pourraient aussi avoir de quoi assurer la préparation des repas, et animer l’évènement.
Permettre l’inscription en ligne et organiser les activités
La possibilité de s’inscrire en ligne constituera un atout pour tous, car la vente des tickets pourra aussi se faire à distance. Une telle solution doit quand même être simple à utiliser. Une planification chronologique des activités du séminaire sera faite bien à l’avance. Procédez à des répétitions au besoin, afin de vous assurer que tout ira bien le jour J. Prévoyez des pauses repas, et aussi des marges d’erreur pour ne pas être surpris par des imprévus.
Communiquer et engager un professionnel de l’organisation
La manière dont vous communiquerez à propos de ce séminaire d’entreprise impactera l’image de votre marque. Le mieux serait de travailler avec une agence spécialisée dans l’évènementiel. Le suivi au minimum une fois avant le jour J vous permettra d’estimer au mieux le nombre de participants.
