C’est bien connu, les opérations administratives sont aussi chronophages que fastidieuses les unes que les autres, alors qu’elles ne génèrent que peu de valeur ajoutée. Elles sont pourtant cruciales et aucun chef d’entreprise ne pourra s’en passer. Le volet administratif de la gestion d’entreprise permet aux dirigeants de conformer leur entité à la législation en vigueur ainsi qu’à leurs objectifs stratégiques.
Il leur est désormais possible de se libérer des charges qu’il représente quotidiennement pour ainsi se recentrer sur leur cœur de métier et permettre à leur équipe d’atteindre leur plein potentiel. Il s’agit de faire intervenir un assistant administratif externe. Véritable « couteau suisse », ce dernier peut être une femme ou un homme et peut jouer un rôle central dans la bonne gestion d’une entité. Ses missions vont notamment du secrétariat à la digitalisation, en passant par la gestion administrative, la gestion documentaire, le conseil… Le même professionnel peut de surcroît aider et soulager la direction. Si vous souhaitez vous attribuer de ses prestations, nous faisons le point ici sur les points auxquels vous devez prêter attention pour le choisir judicieusement.
Vérifiez ses références pour vous assurer qu’il possède les compétences requises
Face à la pluralité des prestataires de services administratifs, il est souvent difficile de s’y retrouver et de savoir lequel est le meilleur. Si vous êtes dans l’embarras de choix, il existe un certain nombre de critères pouvant vous orienter vers le bon assistant administratif. On note en premier lieu le parcours du professionnel. Vous devez vous assurer qu’il justifie d’une expérience aussi suffisante que réussie dans l’univers de l’administration. Vérifiez de surcroît qu’il maîtrise votre domaine d’activité et qu’il a déjà œuvré au sein de plusieurs entreprises similaires à la vôtre. N’hésitez pas à passer au crible le portfolio ou bien le CV de l’assistant administratif qui a suscité votre intérêt pour vérifier tout cela.
Pensez en outre à vérifier rigoureusement ses références, en sollicitant par exemple ses collègues, ses anciens employeurs… Ainsi, vous pourrez vous faire une idée précise sur sa fiabilité, son panel de compétences et de savoir-faire, son professionnalisme, sa rigueur, ses qualités… Ses références vous donnent aussi la possibilité de découvrir sa capacité à s’intégrer au sein des équipes. Vous pouvez en plus savoir s’il a respecté ou non les conseils et les règles et s’il a fait preuve de créativité et d’initiative dans l’exercice de ses fonctions. Pour faire simple, vous n’avez qu’à passer par une société de prestation de service administratif pour trouver le profil le plus adapté à votre entreprise et votre secteur.
Évaluez sa connaissance des normes, des processus et des procédures du secteur
Après avoir porté votre attention à son parcours professionnel et vérifié qu’il dispose des compétences requises, assurez-vous qu’il connaît parfaitement les normes, les processus et les procédures spécifiques à votre secteur. Vérifiez par la même occasion qu’il est capable de les mettre en application avec efficacité et rigueur.
Si vous évoluez par exemple dans le domaine médical, vous devez vérifier qu’il est en mesure de gérer parfaitement et en toute conformité les dossiers patients, les prescriptions, les rendez-vous… Par conséquent, il est opportun de choisir un assistant administratif polyvalent qui peut intervenir chez des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Vous pouvez aussi orienter votre choix vers un professionnel qui s’est spécialisé dans votre domaine qui saura encadrer toutes les tâches courantes garantissant le bon fonctionnement de votre structure.
Pour savoir si l’assistant connaît parfaitement votre domaine, il est recommandé de le soumettre à un questionnaire portant sur les différentes situations qu’il a rencontrées durant ses expériences antérieures. Vous pouvez également proposer au même professionnel des cas pratiques qu’il doit résoudre. Ainsi, vous pourrez évaluer sa maîtrise des règles déontologiques, des vocabulaires techniques, des normes, des différents protocoles…
Assurez-vous qu’il a de bonnes compétences en matière de gestion du temps
La gestion du temps est sans doute l’une des qualités dont doivent disposer les assistants administratifs. Le professionnel que vous devez embaucher doit être en mesure de gérer efficacement son temps afin de gagner en réactivité, en flexibilité et en agilité dans l’exercice de ses fonctions. Il doit savoir prioriser les tâches selon leur importance ainsi que leur urgence. Votre assistant administratif doit être capable de faire face aux éventuels changements de planning, aux imprévus, aux demandes urgentes…
Pour évaluer sa capacité à gérer son temps, n’hésitez pas à lui demander son approche en termes de planification de la journée de travail, de gestion des distractions et des interruptions. Ensuite, demandez-lui comment il réagit chaque fois qu’il est confronté à des situations stressantes, à des conflits, à la pression…
Il convient ensuite de soumettre le candidat à un test de simulation. Vous pouvez par exemple lui fournir une liste détaillée des tâches qu’il doit accomplir dans un délai imparti. Profitez-en pour analyser sa façon de s’organiser, de hiérarchiser les priorités, et sa capacité à gérer son stress et à travailler sous pression… C’est aussi pour vous l’occasion de voir s’il a un sens des initiatives aiguisé. Un bon assistant administratif ne se contente effectivement pas de suivre aveuglément votre orientation. Il doit savoir anticiper vos besoins et être force de proposition. Tout au long du test, vous pouvez modifier brusquement les consignes. Le but est bien sûr d’évaluer l’aptitude du candidat à s’adapter aux imprévus et aux changements.
Interrogez-le sur son expérience en matière de service à la clientèle et de communication
Le plus souvent, un assistant administratif est le tout premier interlocuteur des partenaires commerciaux de l’entreprise qui l’emploie : clients, fournisseurs, établissements bancaires… Ce professionnel doit par conséquent disposer de compétences solides en matière de service à la clientèle et d’une grande aisance relationnelle. Il se doit d’être professionnel, courtois, poli tout en sachant faire preuve de diplomatie et rester à l’écoute de ses interlocuteurs. Il doit de surcroît savoir s’exprimer clairement, à l’écrit comme à l’oral. Le meilleur moyen d’évaluer les compétences d’un assistant administratif en matière de communication et de service à la clientèle est de le soumettre à un test de mise en situation en réel. Ce faisant, vous pourrez analyser sa capacité à interagir avec différents types d’interlocuteurs : clients mécontents, fournisseurs impatients, partenaires exigeants…
Assurez-vous qu’il connaît les programmes informatiques
Un bon assistant administratif doit être à l’aise avec les outils informatiques, qu’il s’agisse des logiciels bureautiques ou des programmes spécifiques. Parmi ces dernières, on note les logiciels de CRM, de comptabilité, de gestion de projet… Il doit de surcroît savoir comment utiliser efficacement les plateformes d’organisation et de planification. Un assistant administratif digne de ce nom sait comment tirer parti des programmes informatiques pour améliorer l’efficacité et la performance des services qu’il propose aux entreprises et leur garantir une régularité administrative. Il en profite également pour optimiser son temps de travail et gagner aussi bien en agilité qu’en flexibilité.
Prenez le temps de demander au candidat les outils logiciels qu’il utilise dans le cadre de son activité et comment il maîtrise chacun d’eux. Il convient aussi de lui demander comment il fait pour être en phase avec les nouvelles technologies. Ensuite, vous pouvez lui faire passer un test pratique dans le but de vérifier son niveau de compétence.
Tenez compte de sa capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Dans son quotidien, un assistant administratif est confronté à toute une panoplie des tâches. Il est en mesure d’effectuer simultanément certaines d’entre elles, sans perdre le fil ni commettre d’erreurs. Ce professionnel polyvalent peut de surcroît passer d’une mission à une autre tout en restant calme et zen, sans perdre en efficacité ni en temps. Peu importe le nombre de tâches qu’il réalise et l’ampleur de la pression à laquelle il est soumis, un assistant administratif reste aussi ordonné qu’organisé et fait en sorte de respecter les délais.
Vous devez évaluer la capacité du candidat à mener de front plusieurs tâches à la fois. Demandez-lui ainsi comment il gère son flux de travail et les tactiques qu’il met en œuvre pour éviter la confusion ou la surcharge. Veuillez aussi le questionner sur sa manière de contrôler la qualité de son travail. Là encore, il est judicieux de le mettre en situation. Ainsi, vous pourrez tester sa capacité à gérer aussi bien la diversité que la capacité des tâches dans le respect des consignes.
Quoi qu’il en soit, pour trouver le profil le plus intéressant avec le plus de potentiel, prenez le temps de mettre en concurrence plusieurs assistants administratifs. Puis, au cas où vous hésiteriez entre deux candidats, il est judicieux de soumettre chacun d’eux à un questionnaire qui vous permettra d’évaluer aussi bien ses soft skills que sa personnalité. Il y a lieu également de tester les compétences humaines des candidats et de comparer ces derniers sur leurs exigences respectives.
Enfin, fiez-vous à votre intuition. Un bon assistant administratif vous simplifie significativement la vie tout en permettant à votre entreprise de croître dans des conditions optimales. Il vous fera gagner du temps, saura optimiser la gestion administrative de votre structure et apportera tout son soutien à la direction. Le même professionnel saura améliorer la gestion du personnel et vous assurera une organisation sans faille.
