L’intervention d’un conférencier de renom lors d’un événement corporate offre de multiples avantages. Cela accroît la crédibilité de la manifestation tout en générant aussi bien de l’engagement que de l’inspiration. C’est aussi une occasion unique de stimuler la communication et le partage de connaissances. S’ajoutent à tout cela le renforcement de la cohésion d’équipe, de la culture d’entreprise et le développement de l’image de marque ainsi que la notoriété. Néanmoins, accueillir un conférencier célèbre comporte de nombreux défis logistiques qu’il est important de ne pas négliger. Voici les points clés à prendre en considération pour que tout se déroule sans contrainte.

Anticipez les besoins techniques et logistiques spécifiques

Recevoir un conférencier de renom implique la prise en considération d’un certain nombre d’aspects, tant techniques que logistiques. Dans un premier temps, il est essentiel de s’assurer que la salle peut accueillir confortablement l’ensemble des participants attendus. Il convient aussi de vérifier que l’on peut y installer tout le matériel nécessaire.

Il faudra par la suite s’assurer que les équipements audiovisuels soient qualitatifs, à la pointe de la modernité et puissent se prêter aux exigences du conférencier. Cela inclut notamment les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs, les écrans, etc. Quant à la connexion internet, elle doit être rapide, stable, fiable et sécurisée. Cet aspect spécifique est d’autant plus important si l’événement est diffusé en direct ou si le conférencier fait appel à des ressources en ligne tout au long de son intervention.

L’ajustement de l’éclairage doit se faire minutieusement : le but est de mettre en valeur le conférencier sans l’éblouir. La scène, pour sa part, doit être aménagée soigneusement afin de faciliter les mouvements et l’interaction avec le public. Il s’agit également de la configurer au format de l’intervention. Un pupitre, une table et des chaises sont à prévoir si nécessaire. Par ailleurs, il est important d’optimiser la sonorisation : il faudra l’adapter à la taille de la salle et faire en sorte qu’elle offre une expérience sonore sans faille.

Une fois que tout l’équipement est en place, il y a lieu de prévoir une répétition générale avec tous les intervenants. L’objectif consiste à s’assurer que l’événement se déroule sans accroc et à régler tous les problèmes techniques potentiels. Cela peut inclure une vérification finale des matériels, une révision du déroulement de la manifestation avec le conférencier et l’équipe technique.

De plus, cette dernière doit être bien préparée de telle sorte qu’elle puisse régler rapidement tout problème qui pourrait survenir durant l’événement. L’entreprise doit garantir l’accessibilité du lieu à tous les participants, y compris les individus à mobilité réduite. Il faudra également planifier le transport et l’hébergement du conférencier tout en considérant ses besoins spécifiques.

Conférencier

Assurez la sécurité et la confidentialité pour le conférencier et les participants

Si vous désirez faire intervenir un conférencier célèbre, sachez que certains peuvent demander une sécurité particulière et une confidentialité. Chaque conférencier a sa propre politique, ce sont donc des éléments à voir en amont avec le conférencier. Dans ce cas là, il convient en premier lieu de jouer la carte de l’évaluation des risques. Le but est d’identifier les menaces potentielles ainsi que les vulnérabilités. Lors de la prochaine étape, il faudra mettre en place un plan de sécurité complet. Il inclut notamment les mesures de contrôle d’accès, la surveillance, les procédures d’urgence, etc. Le personnel de sécurité doit être sensibilisé et formé aux protocoles spécifiques à la conférence.

L’entreprise doit collaborer avec des autorités locales qui pourront intervenir rapidement et efficacement en cas d’incident. Elle peut faire intervenir des agents de protection rapprochée si nécessaire. Ceux-ci veilleront à la sécurité du conférencier et de toute son équipe pendant leur séjour. Des accords de confidentialité doivent être mis en place avec les acteurs impliqués dans l’événement. À cela s’ajoutent les protocoles informatiques visant à renforcer la sécurité des données conformément aux réglementations en vigueur. L’objectif consiste à protéger les informations sensibles partagées durant la manifestation contre tout accès non autorisé.

L’accès des médias doit faire l’objet d’un contrôle rigoureux. Il faudra définir clairement les moments et les zones autorisées pour les prises de vue et les interviews. L’entreprise a aussi tout intérêt à communiquer de manière transparente avec le conférencier, son équipe et les différents participants sur les mesures de sécurité mises en place. Elle doit fournir des instructions claires sur les protocoles à suivre en cas d’urgence. La coopération de tous doit être encouragée pour la sécurité de chacun.

Gérez les attentes du public et la communication autour de l’événement

Une bonne gestion des attentes du public et de la communication autour de l’événement est cruciale pour garantir la réussite de l’accueil d’un conférencier célèbre. L’entreprise doit développer une stratégie de communication complète. Cela inclut l’identification, la segmentation du public et l’adaptation de la communication en fonction des besoins et des attentes de chaque segment.

On peut y ajouter le choix des bons canaux pour atteindre le public : réseaux sociaux, newsletters internes, communiqués de presse, invitations personnalisées… L’entreprise doit faire en sorte que chaque information pertinente sur l’événement soit clairement communiquée via les canaux sélectionnés. Il faudra également être le plus précis possible tout en évitant les promesses démesurées.

L’entreprise aura tout à gagner à mettre en place un dispositif d’inscription fonctionnel et fiable. C’est ce qui lui permettra de gérer les attentes en matière de capacité d’accueil et d’éviter le surbooking. Elle ne doit pas oublier d’inciter les collaborateurs à exprimer leurs attentes spécifiques ainsi que leurs suggestions. Cela ne manquera pas d’accroître l’engagement et l’intérêt pour l’événement.

Une communication régulière doit être maintenue en amont, durant et à la suite de la conférence pour garder le public impliqué. L’entreprise doit par ailleurs prévoir une séance de questions-réponses en fin de conférence et encourager le public à y participer activement. Au terme de l’événement, il faudra envoyer des résumés, des enregistrements ou des ressources supplémentaires en vue de prolonger l’impact de la conférence.

Conférence entreprise

Prévoyez un budget adapté aux exigences d’un conférencier de renom

L’organisation d’un événement corporate avec un conférencier célèbre représente un investissement significatif. Il est crucial de prévoir un budget réaliste qui couvre tous les aspects de la manifestation. Voici les principaux postes de dépenses à considérer :

  • les honoraires du conférencier et de son équipe ou de son agence,
  • le déplacement et les hébergements,
  • la location de la salle et des équipements,
  • les frais annexes incluant les imprévus, la restauration, les cadeaux de remerciements, l’assurance événementielle,
  • le marketing et la communication,
  • le personnel supplémentaire,
  • la technologie et les supports techniques,
  • le suivi post-événement.

Il est recommandé d’anticiper toutes les dépenses nécessaires au bon déroulement de la conférence. Il faudra comparer les offres et négocier les tarifs, mais aussi prévoir un budget de réserve suffisant. En tout cas, la budgétisation permet à l’entreprise d’optimiser l’utilisation de ses ressources et d’organiser un événement professionnel pouvant générer un ROI conséquent.

Planifiez une interaction entre le conférencier et les employés pour maximiser l’impact

Maximiser l’interaction post-conférence est essentiel pour tirer pleinement parti de la présence d’un conférencier de renom. Organiser une session de questions-réponses est une étape incontournable, où la libre expression et les débats constructifs sont vivement encouragés. Il est conseillé de désigner un modérateur pour la gérer et de favoriser un climat de respect et de confiance.

Les ateliers thématiques offrent une opportunité précieuse pour approfondir les sujets abordés, sous la direction éclairée du conférencier bien sûr. Ces ateliers stimulent l’apprentissage et la mise en application concrète des concepts discutés. De plus, l’organisation de moments informels favorise des interactions plus personnelles entre les employés et le conférencier, enrichissant l’expérience pour tous. Les rencontres individuelles sont également bénéfiques, offrant des discussions personnalisées et détaillées, permettant un échange en profondeur.

L’évaluation post-événement est cruciale. Il s’agit de distribuer un questionnaire de satisfaction aux participants, de recueillir leurs retours et suggestions, et d’analyser l’impact de la conférence sur l’ensemble de l’entreprise. Maintenir une relation continue avec le conférencier peut également s’avérer fructueux. L’entreprise peut par exemple l’inviter à des événements futurs ou à collaborer sur de nouveaux projets.

Discours conférence

Comment trouver le bon conférencier pour votre événement d’entreprise ?

Il est primordial d’identifier clairement les objectifs de la conférence. Déterminez le type de message que vous désirez transmettre et le genre d’impact que vous espérez. Il est ensuite nécessaire de comprendre les besoins et les intérêts de votre public cible. Le conférencier choisi devra être pertinent et captivant pour l’ensemble des participants.

Mobilisez vos réseaux et exploitez les plateformes professionnelles ainsi que les réseaux sociaux (notamment LinkedIn) pour identifier des experts reconnus dans le domaine concerné. Vous pouvez également faire appel à une agence spécialisée. Sélectionnez plusieurs conférenciers potentiels et mettez-les en concurrence. Comparez-les selon plusieurs critères :

  • la pertinence du profil par rapport à vos objectifs,
  • la compatibilité avec la culture d’entreprise,
  • la réputation et l’expertise,
  • la rémunération,
  • la disponibilité et d’autres modalités.

Lisez les avis et demandez des références pour juger de la qualité et du style de présentation de chaque expert. Organisez un appel ou une rencontre avec chaque conférencier pour discuter de vos besoins et objectifs. Cela vous permettra également d’évaluer l’intérêt du conférencier et sa capacité à interagir avec le public.

Profitez de ces échanges pour négocier les honoraires, les frais de déplacement, les droits d’auteur, les conditions de paiement, etc. Une fois le bon profil trouvé, il est essentiel de formaliser les termes de l’accord. Définissez les obligations et les droits de chaque partie, et incluez des clauses de responsabilité et de confidentialité.