La dématérialisation des factures est devenue une pratique incontournable dans le monde des affaires. La réforme de la facture électronique, qui sera mise en œuvre à partir de 2026, va imposer dans le paysage de nouveaux acteurs en la matière : les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Ces plateformes, immatriculées et certifiées par l’administration fiscale, offrent des services spécialisés et adaptés aux besoins modernes des entreprises.
Simplification et gain de temps
L’utilisation d’une plateforme de dématérialisation partenaire simplifie considérablement le processus de facturation. La création, la collecte et la centralisation des factures s’effectuent de manière automatisée. Cette automatisation réduit les tâches administratives manuelles, permettant aux employés de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
La transmission directe des factures entre fournisseurs et acheteurs est un autre atout majeur. Ce processus direct élimine les intermédiaires, réduisant ainsi les délais de traitement. Les entreprises bénéficient donc d’une meilleure fluidité dans leurs transactions commerciales.
La facilité de suivi des factures est également un point fort des PDP. Chaque facture est suivie depuis sa création jusqu’à son paiement, offrant une visibilité complète. Ce suivi précis aide à anticiper et à gérer les éventuels retards de paiement. De même, les PDP sont des acteurs privés qui peuvent proposer à leurs utilisateurs des services complémentaires de gestion financière et comptable.
Sécurité et conformité accrues
La sécurité est une préoccupation majeure dans la transmission des données financières. Les plateformes de dématérialisation assurent une sécurité renforcée pour chaque transmission de facture. Grâce à des protocoles de cryptage avancés, les risques de fraude et de perte de données sont considérablement réduits. Mieux encore, les PDP doivent être certifiées ISO27001 pour être habilitées par l’administration fiscale.
En plus de la sécurité, la conformité avec la réglementation fiscale est essentielle. Les PDP, en tant que partenaires certifiés, garantissent que les processus de facturation respectent les normes en vigueur.
La mise en œuvre du e-reporting via les PDP facilite la transmission des données fiscales aux autorités. Cette fonctionnalité assure que les entreprises restent conformes aux dernières exigences en matière de reporting fiscal.
Optimisation des relations commerciales
L’utilisation d’une PDP (ou du portail public de facturation) est surtout obligatoire pour être en conformité avec la réforme de la facture électronique.
La transparence offerte par les PDP améliore la communication entre les parties. Les fournisseurs et les acheteurs ont accès à des informations claires et actualisées sur l’état des factures. Cette transparence réduit les malentendus et facilite la résolution rapide des problèmes.
Les critères à remplir pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire
Pour devenir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), certaines exigences doivent être remplies. Dès 2024, l’immatriculation des PDP sera en vigueur, renouvelable tous les trois ans. La première étape est le respect des règles de fonctionnement du modèle Y. Ce modèle facilite la transmission des données de facturation à l’administration fiscale via un intermédiaire. Les PDP doivent donc être capables de suivre ces directives pour assurer un traitement efficace et conforme.
Le respect des obligations légales en matière de protection des données personnelles est aussi crucial. Les PDP doivent se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne. Cette conformité assure la sécurité et la confidentialité des informations personnelles traitées, notamment celles des entreprises.
De plus, les plateformes de dématérialisation partenaires doivent obtenir certaines certifications. La certification ISO/IEC 27001, spécifique à la facturation électronique et au e-reporting, est indispensable. De même, la certification SecNumCloud est requise pour les infrastructures d’hébergement.
Enfin, les candidats à l’immatriculation PDP doivent présenter une documentation technique complète. Cette documentation doit détailler les processus d’authentification des utilisateurs, l’envoi d’e-factures, l’extraction et la transmission des données de facturation et de paiement. Elle doit également prouver l’interopérabilité avec d’autres plateformes PDP.
