La dématérialisation des documents représente un véritable enjeu écologique et économique pour les entreprises. En supprimant l’usage du papier, ce concept réduit le nombre de déchets liés aux impressions et à l’archivage des dossiers. De même, il fluidifie les processus administratifs, conférant ainsi un gain de temps et de productivité. Mais pour profiter de tous ces avantages, les entreprises doivent s’équiper d’un coffre-fort numérique qui permet de stocker les documents en toute sécurité. C’est justement ce que propose Digiposte.
Présentation de Digiposte
Digiposte est un coffre-fort numérique créé en 2010 par le Groupe La Poste dans le cadre de son projet de digitalisation. Il s’agit d’un espace de stockage sur le cloud qui permet de conserver et d’échanger en toute sécurité des documents numérisés.
Digiposte propose ses services de stockage de documents numérisés aux structures de toute taille : TPE, PME, ETI, grandes entreprises et distributeurs, collectivités locales. Dans une société, cette solution est particulièrement utile au service des Ressources Humaines en permettant de dématérialiser l’envoi des documents RH conformément à la loi El Khomri : bulletins de paie, contrats de travail et autres documents annexes. Une entreprise immobilière, quant à elle, peut profiter de cet outil pour numériser et expédier les dossiers des locataires et propriétaires tels que : les contrats de location, les quittances de loyer, les appels de charges.
Ce coffre-fort numérique peut aussi être utile aux professionnels de l’éducation en facilitant la collecte et le partage des documents liés à la scolarité de leurs étudiants : relevés de note, certificats de scolarité, attestations et diplômes.
Digiposte couvre également les besoins des particuliers en offrant un coffre-fort personnel pour recevoir et stocker des documents importants tels que : des titres de propriété, des pièces d’identité, des factures, des justificatifs de domicile, des attestations d’examen, des diplômes, etc.
Actuellement, Digiposte compte plus de 10 millions d’utilisateurs français,dont plus de 15000 entreprises et professionnels.
Comment fonctionne Digiposte ?
Digiposte met à disposition une plateforme en ligne pour gérer et stocker des documents de manière sécurisée. Pour y accéder, il faut créer un compte. Cette démarche se fait gratuitement.
Ceci fait, vous pouvez ajouter tous vos documents depuis n’importe quel appareil : ordinateur, tablette ou smartphone. Il est également possible de scanner les documents via une application mobile pour ensuite les verser dans le coffre-fort numérique.
La plateforme peut également être connectée à plus de 300 services administratifs.En quelques clics, elle se charge de récupérer des documents importants fournis par les banques, le service des impôts, la sécurité sociale et bien d’autres encore. Vous pouvez ensuite catégoriser vos fichiers et y attribuer des tâches ou des rappels.Les documents seront alors stockés sur Digiposte pendant une durée de 50 ans.
Outre la collecte de documents, Digiposte facilite aussi le partage de fichiers avec divers interlocuteurs. Pour cela, il suffit d’envoyer un lien par email ou par SMS aux destinataires. Livré avec un mot de passe et valide pendant une certaine durée, ce lien permet aux récepteurs d’accéder en toute sécurité aux documents.
Quels sont les tarifs ?
Digiposte propose différentes offres pour répondre aux besoins des utilisateurs. L’abonnement payant est sans engagement. Par ailleurs, vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit d’un mois pour avoir un avant-goût du service Premium.
Offre gratuite
Digiposte offre un service basique qui est accessible gratuitement. Celui-ci permet de disposer d’un espace de stockage sécurisé de 5 Go et d’accéder à des fonctionnalités telles que :
- L’ajout manuel
- La réception automatique des documents
- Le partage de documents par lien sécurisé
- Dossiers d’aide aux démarches administratives
- Le scan de documents via application mobile
Offre payante
Un abonnement payant pour un tarif mensuel de 3,99 € donne droit à 100 Go d’espace de stockage ainsi qu’à des services supplémentaires comme :
- L’accès en mode hors connexion sur mobile
- Une connexion illimitée aux organismes partenaires
- La recherche dans le contenu
- Une assistance téléphonique dédiée
Offres professionnelles
Digiposte propose trois offres professionnelles pour répondre aux besoins des structures qui nécessitent davantage de fonctionnalités.
Accessible à partir de 14,90 € HT par mois, l’offre Digiposte Access est pensée pour les TPE et les PME comptant jusqu’à 2 utilisateurs et moins de 250 destinataires. Cette option permet de mettre à disposition des coffres-forts de 5Go gratuits aux destinataires et d’envoyer une quantité illimitée de documents à valeur probante. De même, elle donne accès à des rapports en temps réel pour suivre les envois de manière efficace.
Au-delà de 250 destinataires, les organisations ont le choix de s’abonner à Digiposte Access+ ou à Digiposte Business. Idéale pour les PME et les ETI, Digiposte Access+ permet d’offrir 30 Go d’espace de stockage à chaque destinataire. Avec cette formule, vous bénéficiez également de fonctionnalités plus avancées comme :
- Le paramétrage du mode d’envoi (automatisé ou manuel)
- La signature électronique des documents depuis le coffre-fort
- La reprise de l’ensemble de l’historique des documents
- La gestion des envois papier en sus des flux dématérialisés
La formule Digiposte Business, quant à elle, s’adresse aux grandes entreprises qui réalisent régulièrement des envois en masse de documents dématérialisés. Elle a la particularité de s’intégrer au système d’information de la structure via une API, permettant ainsi de traiter d’importants volumes de fichiers. Au niveau tarification, le prix de cette option ainsi que celui de Digiposte Access+ sont déterminés en fonction des besoins de l’utilisateur. Il faudra donc contacter le service commercial pour faire un devis.
Les avantages et les inconvénients de Digiposte
Le coffre-fort numérique Digiposte est hébergé entièrement en France ets’appuie sur les infrastructures techniques hautement sécurisées de Docaposte, une filiale du groupe La Poste. Ce qui fait de lui une solution sûre et fiable pour stocker et gérer des documents confidentiels. De plus, il utilise des chaînes de routage pour garantir la confidentialité des données envoyées et collectées.En optant pour ce service, vous avez l’assurance d’avoir affaire à un prestataire respectueux des règlementations en matière d’archivage électronique et de sécurité des données.
Outre la sécurité des informations, Digiposte est facile à prendre en main grâce à son interface web et mobile ergonomique. En automatisant la collecte et l’envoi de documents, elle est ultra-pratique pour réaliser des tâches administratives dans le cadre d’une embauche, d’une souscription de prêt, d’un renouvellement de passeport, etc. Ce qui confère un gain de temps considérable tant à l’utilisateur qu’à ses différents interlocuteurs.
Le service de Digiposte est aussi apprécié pour sa flexibilité. En effet, les solutions qu’il propose sont modulables pour s’adapter aux besoins des différents utilisateurs. Par ailleurs, cette solution SaaS fait gagner en mobilité en incluant une application mobile accessible depuis Android et iOS. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez accéder à tout moment à vos documents avec une simple connexion internet.
Toutefois, certains utilisateurs notent quelques lacunes, notamment au niveau de la recherche de documents qui semble fastidieuse. D’autres regrettent aussi le manque de réactivité au niveau du service client. Pour autant, ces failles constituent des points à améliorer pour rendre ce coffre-fort numérique encore plus performant.
En gros, Digiposte est une solution de choix pour conserver et échanger des documents importants de manière simple et sécurisée. La récupération automatique de fichiers auprès des organismes, le partage de dossiers par lien sécurisé, la signature électronique font de cet outil un véritable allié dans la gestion quotidienne des documents.
