La digitalisation révolutionne l’ensemble des processus d’entreprise, y compris la gestion des ressources humaines. À l’heure numérique, les employeurs dématérialisent les documents administratifs des salariés en vue de minimiser l’empreinte écologique et de réduire les coûts inhérents à l’impression papier. Cependant, la dématérialisation des documents implique de stocker ces derniers dans un espace sûr et fiable. C’est dans ce contexte qu’intervient Arkevia en proposant un coffre-fort numérique hautement sécurisé pour recevoir et archiver les dossiers RH des salariés. Zoom sur cette solution d’archivage en ligne !
Présentation de Arkevia
Arkevia est une solution de gestion documentaire en mode SaaS développée par Cegedim SRH, une entreprise française spécialisée dans l’édition de logiciels de paie et de gestion RH. Il s’agit plus précisément d’un coffre-fort numérique intégré dans un SIRH appelé Teams RH. C’est un espace fiable pour envoyer, recevoir et sauvegarder des documents professionnels tels que les contrats de travail, les bulletins de paie, les certifications de formation, etc.
Depuis sa création en 2016, Arkevia compte plus de 350 clients en France et à l’international.
À qui s’adresse Arkevia ?
L’espace de stockage virtuel Arkevia est conçu à la fois pour les entreprises et leurs salariés. Cette solution RH convient parfaitement aux PME et aux grandes structures, quel que soit le secteur d’activité : commerce, restauration, santé, transport, industrie, informatique, etc.
Pour un employeur, ce coffre-fort numérique est pratique pour dématérialiser et classer les documents importants du personnel. Il permet ainsi de réduire les dépenses liées à l’archivage des dossiers. De même, cette solution fait gagner du temps au département des ressources humaines en l’épargnant de la distribution en main propre des bulletins de paie. En un clic, le service RH peut partager les documents que les salariés reçoivent directement dans leur coffre-fort privé (myarkevia). Ce mode de diffusion nécessite toutefois d’en tenir informés les collaborateurs par email.
Du côté des salariés, Arkevia leur offre un environnement numérique sûr et fiable pour conserver leurs documents. L’outil se révèle pratique pour classer les fichiers en permettant de créer des répertoires et des rubriques personnalisées. Il permet ainsi de retrouver facilement un dossier tout en limitant le risque de perte. De même, cet espace de stockage virtuel donne la possibilité de télécharger un document en format PDF ou de le partager avec d’autres collaborateurs.
Quelles sont les fonctionnalités proposées ?
Les services proposés par Arkevia vont au-delà de la réception, du stockage et de l’envoi de documents. La plateforme offre une série de fonctionnalités intéressantes qui permettent aux utilisateurs de gérer efficacement leurs fichiers.
Classement des documents
Le coffre-fort numérique Arkevia propose un système de classement intuitif pour mieux organiser les documents. Grâce à cet outil, vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers personnalisables pour organiser vos fichiers de manière logique. Ce qui facilite la recherche des documents professionnels et personnels.
Tableau de bord
Arkevia dispose d’un tableau de bord qui partage en temps réel des statistiques permettant d’apprécier l’efficacité de la gestion de documentaire. Grâce aux indicateurs fournis, l’entreprise peut évaluer la performance et repérer les points nécessitant des améliorations.
Transfert des données
Ce coffre-fort numérique peut être intégré avec d’autres logiciels tels que des ERP, des CRM, des systèmes de messagerie, etc. Cette capacité d’intégration vous permet d’importer ou d’exporter des documents en vue d’optimiser les flux de travail.
Mode collaboratif
Arkevia peut fonctionner en mode collaboratif afin que vous puissiez partager des documents ou des répertoires avec vos collaborateurs et d’y travailler ensemble. Cette fonctionnalité est utile pour traiter des tâches particulières telles que les notes de frais ou les demandes de congé.
Signature électronique
Élément intégrant du SIRH Teams RH de Cegedim, le coffre-fort virtuel Arkevia bénéficie d’une fonctionnalité de signature électronique. Il est ainsi en mesure d’accélérer les délais de signature des documents contractuels tout en leur conférant une valeur juridique probante.
Intelligence artificielle
Arkevia utilise l’IA pour optimiser la gestion documentaire. Cette technologie innovante lui permet d’automatiser les tâches chronophages et récurrentes, de livrer des recommandations pertinentes pour le classement des documents ou encore de faciliter la recherche de dossiers.
Comment se connecter à ce coffre-fort numérique ?
Pour commencer à utiliser Arkevia, vous devez vous rendre sur la plateforme pour créer un compte. Ceci fait, vous pouvez vous connecter à votre coffre-fort à l’aide de votre nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Une fois inscrit, vous accédez à diverses fonctionnalités telles que : la gestion du profil, la consultation de l’historique de consommation ou encore la demande des justificatifs des dépenses. Vous avez également la possibilité de configurer votre coffre-fort et définir des autorisations d’accès afin de contrôler ceux qui peuvent accéder et modifier vos documents. Dès lors, vous pouvez verser vos fichiers en toute sécurité sur votre espace personnel ou les importer directement depuis les autres logiciels de votre entreprise.
Quels sont les tarifs ?
La tarification du coffre-fort numérique Arkevia est pensée pour s’adapter aux besoins des différents utilisateurs. Les prix varient selon les fonctionnalités choisies. Les tarifs démarrent à 9,90 € par an. Cette option permet de disposer d’un espace de stockage de 1Go et des services basiques tels que : le partage de fichiers entre collaborateurs, les options de personnalisation des répertoires, la synchronisation des données en temps réel. Pour bénéficier de fonctionnalités plus avancées, vous pouvez opter pour le forfait premium offert à un prix de 19,90 €. Cette formule donne droit à un espace de stockage de 10 Go ainsi qu’à des fonctionnalités supplémentaires comme : la protection des données contre les rançongiciels et la sauvegarde en temps réel.
Les avantages et les inconvénients
Arkevia présente un lot d’avantages en termes de dématérialisation et de stockage de documents. En premier lieu, ce coffre-fort numérique garantit la sécurité des informations confidentielles en offrant une double protection. D’une part, la plateforme utilise un système de chiffrement des données pour contrer toute tentative de piratage. D’autre part, elle sauvegarde l’intégralité des documents sur deux serveurs externes hébergés en France. Arkevia permet ainsi aux utilisateurs de stocker et d’échanger sans risque des fichiers sensibles. Par ailleurs, ce coffre-fort virtuel respecte les normes RGPD et les exigences légales en matière d’archivage de documents électroniques. En optant pour cette solution SaaS, vous avez l’assurance de vous conformer aux réglementations en vigueur.
En second lieu, Arkevia est simple à utiliser. La plateforme dispose d’une interface intuitive qui facilite sa prise en main. De plus, elle est très pratique pour conserver et partager des documents numérisés avec les collaborateurs. Ce qui évite de dépenser du temps à rechercher des dossiers à chaque fois que l’on a besoin ou encore à les perdre par inadvertance. Cette simplicité d’utilisation optimise considérablement les processus administratifs, maximisant ainsi l’efficacité organisationnelle du département RH.
Par ailleurs, ce coffre-fort virtuel est accessible partout et à tout moment avec une simple connexion internet. Cet aspect en fait une solution idéale pour les travailleurs nomades ou à distance qui ne peuvent se déplacer pour obtenir leurs documents.
Son seul inconvénient réside dans le fait qu’ il peut être inaccessible en cas de maintenance ou de panne au niveau du site.
Définitivement, Arkevia fait partie des meilleurs coffres-forts numériques sur le marché. Mettant un point d’honneur à respecter la confidentialité des données et à protéger les informations,cet espace de stockage virtuel est totalement sûr pour conserver et échanger des documents RH importants.
