C’est connu de tous, le recouvrement des factures impayées est généralement le nerf de la guerre pour les entreprises. En effet, lorsqu’une société connait un trop grand nombre de factures impayées, cela a des conséquences négatives sur son fonctionnement et peut même occasionner sa ruine.
Si vous aussi vous éprouvez des difficultés pour récupérer l’argent que vos clients vous doivent alors la lecture de ce guide vous sera d’une grande utilité. Il vous donne 05 conseils pratiques à suivre pour obtenir le paiement de vos factures.
Préparer un bon dossier
Pour réussir le recouvrement des factures impayées, il est indispensable d’avoir un dossier solide. Ce faisant, vous aurez plus de chances de gagner lorsqu’il y aura un éventuel contentieux. De nos jours, vous pouvez facilement constituer un bon dossier de recouvrement grâce aux divers outils digitaux disponibles sur la toile.
À cet effet, la première étape est celle du KYC « Know Your Customer » qui est une démarche de vérification de l’entreprise cliente. La deuxième étape est celle de la sécurisation du contrat qui consiste à amener les preuves de l’exécution de la prestation ou de la livraison des marchandises.
Il s’agit entre autres des échanges e-mail et de documents, de la signature électronique des documents, des devis et conditions de vente, du suivi de vos actions de livraison notamment la signature du bon de livraison ou de la preuve du transporteur. En ayant toutes ces informations, avec un document signé avec une valeur juridique certaine, vous pouvez vous défendre de manière efficace.
Procéder à une relance aimable par émail
Il s’agit d’une solution simple et courtoise qui consiste à contacter votre débiteur par émail pour obtenir le paiement de la dette. Il est particulièrement recommandé de relancer ses clients par e-mail (et non par appel) afin de garder une trace des conversations. Ayez surtout un langage assez mesuré, car vous n’êtes pas encore à l’étape contentieuse.
Vous ne devez donc pas menacer ou exercer de pression sur votre interlocuteur. La rédaction de ces messages doit faire l’objet d’une véritable réflexion et c’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est recommandé de faire appel à un spécialiste du recouvrement. Ce dernier se chargera de trouver un bon équilibre entre fermeté et sens commercial.
Procéder à une relance aimable par courrier simple
Au cas où les relances par e-mail n’auraient pas abouti et que le client ne désire toujours pas payer, le dossier va entrer dans sa phase réellement contentieuse. À ce stade, il s’agira d’envoyer une relance par courrier postal, sous la forme d’un courrier simple. Ce dernier doit rappeler au débiteur qu’il vous doit de l’argent. La lettre de relance doit être claire, précise et faire mention de la facture à recouvrer.
Vous pouvez effectuer cette démarche ou la confier à un professionnel. Lorsque la relance est effectuée, votre client devrait normalement réagir et commencer par échanger avec votre service comptable.
Effectuer une mise en demeure formelle par courrier recommandé
Les astuces précédentes n’ont pas abouti ? C’est le moment de passer aux choses sérieuses avec une mise en demeure formelle envoyée en lettre recommandée. Pour que la lettre de demeure soit valable aux yeux de la loi, elle doit comporter certaines mentions obligatoires. À défaut d’une telle lettre, vous ne pouvez pas exercer une action en justice.
Après réception de la lettre demeure, votre débiteur dispose 30 jours pour payer les sommes dues.
Activer des actions légales en contentieux
si jusqu’à ce niveau le débiteur n’a pas payé ses factures, alors vous devez utiliser le dernier recours que la loi vous offre pour encaisser vos factures impayées. Il s’agira d’enclencher une procédure judiciaire. En tenant compte du montant de la créance et de la nature du débiteur, trois types de procédures judiciaires sont possibles : injonction de payer, référé provision et assignation en paiement.
La procédure d’injonction de payer est une procédure non contradictoire qui est accélérée et simplifiée. Elle permet au créancier de recouvrer ses créances. Pour ce qui est du référé-provision, il s’agit d’une procédure accélérée permettant au créancier demandeur de recouvrer un impayé par le biais d’une provision.
En ce qui concerne l’assignation en paiement, cette procédure donne lieu à un procès durant lequel chacune des parties présente ses arguments au juge. Dans le cas où le défaut de paiement est injustifié, le tribunal peut prononcer des mesures d’exécution forcée à l’encontre du débiteur récalcitrant.
