Lettre de motivation assistant administratif : Exemples et conseils

Un assistant administratif est recruté pour gérer les flux des dossiers entrants et sortants au sein d’une entreprise. En plus des planifications d’agendas ou de voyage, il aura à trier, classer, rediriger et archiver divers documents (électroniques ou physiques). Pour espérer occuper ce poste, la lettre de motivation est le premier document qui va servir au candidat pour démontrer ses compétences. Par sa forme et son contenu, la lettre sera le reflet de sa capacité organisationnelle.

Exemple 1 de lettre de motivation assistant administratif

La capacité rédactionnelle figure parmi les compétences exigées pour assurer la fonction d’assistant administratif. La lettre de motivation est le premier exercice que le candidat présentera à son futur employeur. Ce document ne passera pas inaperçu aux yeux du recruteur. Il servira à évaluer son savoir-faire et son savoir-être.

Le modèle de l’exemple 1 ci-après représente la trame traditionnelle d’une lettre de motivation qui peut servir pour un poste d’assistant administratif. La partie en-tête est disposée selon les méthodes de rédaction classique des lettres officielles. Le respect de la présentation est important pour un secrétaire administratif. En effet, cela reflète à première vue sa capacité de suivre les normes régissant certains documents qu’il aura à traiter. 

À l’extrême gauche de la page vont être présentées les informations personnelles du candidat. Il faudra le prénom, suivi d’une ligne plus bas par les coordonnées, et puis par l’adresse. La partie droite de l’en-tête est réservée aux renseignements sur l’entreprise incluant la dénomination et l’adresse. Dans la mesure du possible, le nom du responsable de recrutement ou de la personne censée recevoir la lettre va également y figurer. Avant de passer au contenu de la lettre de motivation, il faudra préciser au niveau de l’« objet » l’intention de candidater et le poste visé, ainsi que le service d’intégration souhaité. En effet, un assistant administratif peut travailler dans différentes branches d’une entreprise. Il serait bien vu de définir un service d’affectation en relation avec les expériences du postulant.

Prénom Nom (candidat)
Numéro de téléphone
E-mail
Adresse

 Nom de l’entreprise
Nom du recruteur
Adresse

 

 Lieu, date

 Objet : Assistante administrative de direction

 Madame / Monsieur,

Ayant été diplômée d’un (diplôme) (+ l’année d’obtention du diplôme), je souhaite appliquer, à (Nom de l’entreprise), toutes les connaissances et compétences acquises lors de mes études et de mon stage (en relation avec le diplôme). Je suis prête à mettre à la disposition de votre équipe de direction mes qualités rédactionnelles, relationnelles et mon sens développé de l’organisation et de la planification.

Lors de mon stage de fin d’études de (diplôme), effectué dans une entreprise (préciser l’activité de l’entreprise), je m’occupais de toutes les démarches administratives. Courrier, itinéraires, agenda, approvisionnement ou encore prise de notes et réalisation de comptes rendus post séminaire ou réunions. Je suis ainsi polyvalente et apte à gérer de multiples actions à la fois, sans me laisser déborder.

Je suis autonome et réactive, permettant à vos cadres de se concentrer sur leurs tâches avec sérénité.  Je peux de ce fait m’occuper de toutes les démarches administratives. De la planification de leurs déplacements à la gestion de l’approvisionnement des fournitures et de l’équipement dont ils ont besoin. De plus, je peux garantir un tri optimal du courrier et des appels pour optimiser leur temps de travail.

Disponible et attentive, je suis d’ores et déjà prête à endosser les responsabilités que vous pourriez me confier. J’aimerais d’ailleurs en prendre connaissance lors d’un entretien à votre convenance.

Dans cette attente, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

Prénom Nom

Numéro de téléphone

Le contenu d’une lettre de motivation assistant administratif devrait faire apparaître toutes les tâches que le postulant maîtrise (ou compte maîtriser après formation au sein de l’entreprise). En plus de ses compétences techniques, le candidat doit aussi y présenter les qualités qui le démarqueront des autres candidats. Comme dans toute communication écrite classique, terminer la rédaction par les formules de politesse précédées par la confirmation de la disponibilité pour une entrevue.

La dernière partie de la lettre doit obligatoirement inclure le prénom et le nom du postulant. En option, le candidat peut y rappeler ses coordonnées téléphoniques. 

Exemple 2 de lettre de motivation assistant administratif

Le contenu d’une lettre de motivation assistant administratif devrait faire apparaître toutes les tâches que le postulant maîtrise (ou compte maîtriser après formation au sein de l’entreprise). En plus de ses compétences techniques, le candidat doit aussi y présenter les qualités qui le démarqueront des autres candidats. Comme dans toute communication écrite classique, terminer la rédaction par les formules de politesse précédées par la confirmation de la disponibilité pour une entrevue.

La dernière partie de la lettre doit obligatoirement inclure le prénom et le nom du postulant. En option, le candidat peut y rappeler ses coordonnées téléphoniques. 

Photo d’identité récente

 

Prénom
NOM

Assistant Administratif

Adresse
Téléphone
Mail

M./Mme [nom du Responsable de recrutement]
Société
Adresse

Objet : Candidature au poste d’Assistant Administratif

 

Madame / Monsieur, [Nom du chargé de recrutement]

Ayant récemment pris connaissance de votre offre d’emploi parue [préciser la source], j’ai l’honneur de vous soumettre ma candidature en tant qu’assistant administratif.

J’occupe actuellement un poste similaire au sein du service administratif de la société [nom de l’entreprise]. Mon travail consiste notamment à soutenir et assister efficacement les équipes de [préciser]. Cette expérience m’a apporté une véritable connaissance de l’industrie [préciser le domaine] et m’a permis de développer des compétences telles que :

  • La supervision de la facturation, le suivi et le traitement des paiements,
  • La tenue des agendas, la gestion des déplacements et l’organisation de réunions pour les clients, mes supérieurs et le personnel de l’entreprise ;
  • La gestion de projets spéciaux tels que la rénovation des bureaux, tout en assurant un impact minime sur le travail quotidien des salariés,
  • La correspondance commerciale

Pragmatique, autonome, rigoureux et diplomate, je présente des bonnes aptitudes relationnelles et capacités d’adaptation, respecte la confidentialité des informations qui me sont communiquées et sais prendre des initiatives à bon escient.

Espérant vous donner envie de me rencontrer lors d’un entretien à votre convenance, je souhaite prochainement pouvoir compléter de vive voix ces informations.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur (nom de la personne), l’expression de mes respectueuses salutations.

Prénom(s) Nom

La présentation des éléments dans ce modèle numéro 2 conduisent à une lecture beaucoup plus clarifiée du document. En plus, les trames de fond des cellules peuvent être colorées sur des tons clairs. Cette disposition moderne, inspirée des modèles de curriculum vitae, vise à encourager le lecteur à lire l’ensemble du document. Les paragraphes contiennent les mêmes informations sur les compétences et les qualités du candidat. Cependant, la forme épurée retient beaucoup plus l’attention.

 

Conseils pour réussir votre lettre de motivation assistant administratif

Le métier d’assistant administratif demande de l’organisation. En plus, ce poste exige un bon sens de la communication car l’assistant administratif sera l’interlocuteur de l’entreprise : en interne (entre collaborateurs) et en externe (avec les clients). 

La lettre de motivation sera le premier courrier officiel du candidat. Il devra également y démontrer qu’il sait hiérarchiser, classer, trier dans un ordre logique et facilement exploitable. En d’autres termes, le postulant doit s’exprimer d’une manière à ce que le recruteur comprenne tout ce qu’il est capable de faire. Pour accrocher l’interlocuteur, parler dans les premières parties de la lettre des réalisations et des expériences. Il faudra de toute évidence démontrer par des mots simples les compétences pour assurer la réussite des futures missions. Les qualités citées par la suite serviront à appuyer à l’employeur que c’est le candidat idéal pour le poste.

Enfin, dans la lettre de motivation, il faut éviter de jouer avec les tournures de phrases. Centrer plutôt le document sur le postulant. Ne pas oublier de s’informer sur les besoins de l’établissement et d’ajuster les propos de façon à les concilier avec ce que le candidat peut apporter pour l’entreprise.

 

Envie de changer de métier ?

Reprenez en main votre projet professionnel avec un bilan de compétences 100% en ligne