La déclaration d’activité est d’une importance capitale. Elle est bien plus qu’une formalité, c’est une étape cruciale pour ceux qui envisagent de créer, d’enseigner, de partager. La déclaration d’activité est l’acte par lequel l’entrepreneur ou le formateur déclare au monde son intention d’apporter sa voix, son expertise et son art. Le numéro de déclaration d’activité est un document indispensable pour exercer l’activité de formateur ou d’organisme de formation. Elle permet de bénéficier d’un cadre légal et fiscal favorable, mais aussi de se conformer aux exigences de la loi.
L’obtention d’un numéro de déclaration d’activité ou NDA incite aussi à respecter certaines obligations en matière de qualité et de transparence. Il s’agit d’un identifiant qui vous permet d’être reconnu comme un prestataire de formation professionnelle et d’être éligible aux financements publics ou privés. Mais comment obtenir ce précieux sésame ? Quels sont les enjeux et les démarches à suivre ? C’est ce que nous allons voir dans ce texte.
Qu’est-ce qu’un numéro de déclaration d’activité ?
Un numéro de déclaration d’activité (NDA) est un document administratif qui atteste que vous êtes habilité à réaliser des actions de formation professionnelle continue. Il est obligatoire pour toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation à titre onéreux, que ce soit pour des salariés, des demandeurs d’emplois, des travailleurs indépendants ou des particuliers. La déclaration d’activité est régie par le Code du travail qui définit les conditions et les modalités de son obtention.
Les opportunités économiques apportées par le NDA
Il offre de nombreux avantages aux organismes de formation. Voyons lesquels !
Le NDA permet aux organismes de bénéficier d’une exonération de TVA sur leurs prestations de formation. C’est un avantage fiscal non négligeable qui leur permet d’alléger leur charge fiscale et d’améliorer leur rentabilité.
Le NDA permet également aux organismes d’être éligibles aux financements publics ou privés destinés à la formation professionnelle. Ces financements peuvent provenir de l’État, des collectivités territoriales, des opérateurs de compétences (OPCO), du fonds national pour l’emploi (FNE), du compte personnel de formation (CPF), etc. Ces financements représentent une source importante de revenus pour les organismes, qui peuvent ainsi diversifier leur clientèle et accroître leur chiffre d’affaires.
Le NDA permet enfin aux organismes de se différencier de la concurrence et de valoriser leur image auprès des bénéficiaires potentiels. En effet, le NDA est un gage de qualité et de sérieux, qui atteste que l’organisme respecte les normes et les exigences du secteur de la formation professionnelle. Le NDA est donc un outil de communication efficace, qui peut être utilisé sur tous les supports commerciaux et administratifs relatifs à l’activité de formation (conventions, factures, programmes, etc.)
Comment obtenir un numéro de déclaration d’activité?
La déclaration d’activité doit être effectuée auprès du service régional de contrôle de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) (ex-DIRECCTE) dont relève le siège social ou le principal établissement du prestataire. Pour obtenir votre NBA, vous devez remplir trois conditions :
• Vous devez être un organisme de formation qui réalise des actions de développement des compétences, telles que des actions de formation, des bilans de compétences, des actions de validation des acquis de l’expérience ou des actions de formation par apprentissage. Ces actions doivent être réalisées dans le cadre du service public de l’emploi ou à la demande d’entreprises, de particuliers, de collectivités, etc.
• Vous devez avoir conclu au moins une convention de formation avec un client (entreprise, particulier, collectivité, etc.) ou avoir émis au moins une facture pour une prestation de formation. Ces documents doivent mentionner le nom et l’adresse de l’organisme, le nom et l’adresse du client, la nature, la durée, le prix et les modalités de réalisation de la prestation.
• Vous devez adresser votre déclaration d’activité dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou la délivrance de la première facture. Si vous dépassez ce délai, vous risquez de perdre le bénéfice de l’exonération de TVA et des financements pour les prestations antérieures à la déclaration.
Les démarches à suivre pour obtenir le NDA
Pour déclarer votre activité, vous avez deux options :
• Vous pouvez envoyer par courrier les pièces justificatives demandées à la DREETS dont vous dépendez.
• Depuis 2021, vous pouvez effectuer votre déclaration en ligne à l’aide du service en ligne Mon Activité Formation (MAF), qui est le portail du ministère du Travail dédié aux organismes de formation. Vous devrez créer un compte et renseigner les informations relatives à votre organisme et à votre activité. Vous pourrez également télécharger les pièces justificatives en format numérique.
Les pièces à fournir pour faire la demande
Pour faire la demande de déclaration d’activité, vous devez joindre les pièces suivantes :
- une copie du premier contrat ou de la première convention de formation signée avec un client ;
- un justificatif d’identité du représentant légal du prestataire (carte d’identité, passeport, etc.);
- un extrait Kbis de moins de trois mois si le prestataire est une personne morale ou un avis SIRENE;
- un justificatif de domicile de moins de trois mois si le prestataire est une personne physique.
- un CV de formateur ;
- -un casier judiciaire du dirigeant ;
- un programme de formation.
Une fois votre déclaration envoyée, vous recevrez un récépissé qui indique que votre dossier est en cours d’instruction. Si votre dossier est complet et conforme, vous recevrez ensuite un numéro de déclaration d’activité par courrier ou par mail dans un délai d’environ 1 mois. Ce numéro doit figurer sur tous vos documents commerciaux et administratifs relatifs à votre activité de formation (conventions, factures, programmes, etc.).
Les obligations légales des organismes de formation
Tout organisme de formation qui réalise des actions de développement des compétences doit déclarer son activité auprès de la DREETS. C’est le cadre règlementaire de la formation professionnelle qui vise à garantir la qualité et la transparence des prestations offertes aux bénéficiaires.
En cas de non-déclaration d’activité, les organismes s’exposent à des sanctions pénales et administratives. Ils peuvent être condamnés à une amende voire à une interdiction d’exercer leur activité pendant cinq ans. Ils peuvent également être exclus des dispositifs de financement publics ou privés et être tenus de rembourser les sommes perçues indûment.
Les organismes déclarés sont soumis à des contrôles et des audits réalisés par la DREETS. Ces contrôles portent sur le respect des obligations légales et contractuelles, la conformité des actions de formation aux besoins du marché du travail, la qualité pédagogique et administrative des prestations, la satisfaction des bénéficiaires, etc. Les organismes doivent être en mesure de fournir tous les documents justificatifs nécessaires à ces contrôles.
