La certification Qualiopi est un document qui permet d’attester la qualité du dispositif qu’un organisme de formation développe. Cette attestation concerne tous les Organismes Prestataires d’Actions qui travaillent pour le développement des Compétences (OPAC). Avec ce document, vous pourrez fournir des informations sur des contenus et dispositifs pédagogiques.
Vous pourrez donner des garanties de qualité à vos futurs collaborateurs formés et à des entreprises. Aussi, vous pourrez mieux harmoniser vos offres de formation. Pour avoir cette attestation et bénéficier des différents bienfaits, suivez les astuces suivantes.
Déposez une demande
Pour avoir la certification Qualiopi, la première démarche doit consister à déposer une demande auprès d’une institution certificatrice. Il faudra alors consulter la liste officielle des organismes certificateurs afin de choisir le meilleur en fonction de vos convenances. Pour cela, vous pouvez vous renseigner auprès de vos amis ou proches qui ont une fois déposé ce dossier.
Vous pouvez aussi faire des recherches sur internet et consulter les sites web des différents organismes. Après avoir choisi l’organisme qui vous convient, vous pourrez lui adresser votre dossier afin de demander la certification initiale.
Signez votre contrat
La seconde étape consiste à signer un contrat avec l’institution de certification que vous avez retenu. L’organisme aura à travailler sur un plan d’audit qu’il pourra soumettre à votre appréciation pour validation. Le plan d’audit comporte entre autres la date de l’audit, les indicateurs à évaluer ainsi que son périmètre. Cette dernière composante regroupe tous les types d’actions.
Par ailleurs, retenez qu’après la signature de votre contrat, vous aurez à attendre au moins 3 semaines pour enclencher le déroulement de l’audit. Vous pourrez mettre cette période à profit pour mieux vous conformer aux exigences de qualité demandées.
Préparez et passez l’audit Qualiopi
Si votre organisme de formation est candidat à la certification Qualiopi, vous aurez à faire un diagnostic qualité de votre structure auprès de l’organisme certificateur. Ce dernier identifiera les non-conformités et vous proposera les solutions adéquates. Au cours de l’audit, l’organisme certificateur peut vérifier si votre institut de formation remplit les différents critères de certification. Chacun de ces derniers comporte quelques indicateurs recommandés par le référentiel national qualité. Pour en savoir plus, retrouvez ces précisions ci-dessous :
La qualité de l’information
Cette qualité est délivrée au public et concerne les divers aspects de la formation. Ces derniers sont entre autres les conditions et durées d’accès, les tarifs, méthodes d’enseignement, indicateurs de résultats, etc. Si la certification est professionnelle, l’organisme de certification vous communiquera son taux d’obtention.
L’identification des objectifs
Les objectifs précis de l’offre de formation doivent être clairement identifiés. Il faut aussi tenir compte de l’offre de formation ainsi que l’adéquation entre les contenus de formation et les modalités pédagogiques. Enfin, il y a les objectifs et le public que le programme de formation cible.
L’audience ciblée et les moyens
Il est souhaitable que le dispositif à utiliser soit adapté à l’audience ciblée. Il faudra alors veiller aux modalités d’accueil, à l’accompagnement, aux actions mises en œuvre pour impulser la motivation de l’apprenant et les méthodes d’évaluation. Quant aux moyens, ils doivent être pédagogiques, techniques et d’encadrement. Il est surtout convenable que les différents moyens mis en place soient cohérents avec service de formation qui est proposée.
Le niveau de compétences et d’expertise
Il faut tenir compte du niveau de compétence du personnel qui aura à exécuter le dispositif de formation. Il y a aussi le niveau d’expertise de l’organisme. Ce dernier doit être en conformité avec la législation liée à la formation professionnelle. En outre, l’organisme de formation doit intégrer un certain nombre d’analyses à sa procédure de formation des feedbacks.
Il s’agit entre autres des analyses des parties prenantes comme les apprenants, les financeurs, les équipes pédagogiques et les entreprises concernées. Cela permet de renforcer le dispositif. Par ailleurs, la durée et les modalités de l’audit initial diffèrent souvent en fonction du profil de l’organisme de formation qui a déposé la demande.
Le chiffre d’affaires, le type de dispositif de formation et le nombre de sites audités sont des critères pris en compte. Toutefois, l’audit initial a généralement lieu sur une journée au moins.
Prenez la certification Qualiopi
Quelles qu’en soient les conclusions de l’audit, vous recevrez un rapport qui établira la conformité ou non de votre centre de formation. Ce rapport tiendra compte de toutes les exigences de qualité requises. Lorsque les résultats de l’audit initial sont conformes aux exigences réglementaires, vous pourrez recevoir la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans.
Au cas où l’auditeur aurait relevé des irrégularités, vous pourrez entrevoir deux types de solutions. D’abord, si vous avez des écarts majeurs face au référentiel national qualité, vous pourrez les corriger dans une durée de 3 mois. S’il y a des écarts mineurs, vous pouvez enclencher les mesures de corrections dans une durée de 6 mois. Par ailleurs, le nombre des écarts mineurs ne doit pas excéder 3.
Conservez votre certification
Pour conserver la certification, il convient d’anticiper les audits de surveillance et de renouvellement. À cet effet, l’organisme de formation doit prouver qu’il se conforme toujours aux exigences de Qualiopi. Cela lui permettra de passer l’audit de surveillance avec succès. Cette dernière se fait souvent en ligne dans les 18 mois qui suivront la délivrance de la certification. Quant à l’audit de renouvellement, il s’effectue avant la fin de la période de 3 ans.
