La fiche de paie comporte de nombreuses informations comme la rémunération du salarié, les cotisations sociales ou les congés payés. La gestion de la paie est donc une tâche complexe. Même si l’entreprise automatise certaines opérations, elle n’est pas à l’abri de certaines erreurs. Les problèmes de paie sont courants. Les erreurs sur le montant de la rémunération sont celles qui impactent le plus le salarié et l’entreprise. Il s’agit d’un « trop-perçu » lorsque le salarié perçoit un salaire plus élevé que celui qui a été prévu dans le contrat de travail. Par contre, lorsque le salaire versé est inférieur à la rémunération initialement convenue, il s’agit d’un moins-perçu. Ces erreurs peuvent résulter d’un calcul inexact ou d’un souci de versement. Quoi qu’il en soit, il existe toujours une solution qui permette à l’employeur ou à l’employé d’arranger la solution.
Quelles dispositions l’employeur peut prendre en cas d’erreur sur le virement de salaire ?
Si le salarié perçoit moins que ce qui lui est dû, l’employeur peut rectifier l’erreur sur les prochains bulletins de salaire. La situation est plus délicate lorsqu’il s’agit d’un trop-perçu.
L’obligation de restitution du trop-perçu
Selon l’article 1302 du Code civil, « tout paiement suppose une dette : ce qui a été payé sans être dû est sujet à répétition ». L’article 1302-1 du même code stipule que « celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû s’oblige à le restituer à celui de qui il l’a indûment reçu. » Ainsi, le salarié qui reçoit une somme qui lui est indument versée, il est dans l’obligation de le restituer. Effectivement, l’indu crée une dette à la charge du salarié qui devient donc débiteur de l’employeur et se doit de le rembourser. Le trop-perçu est alors un indu absolu puisque la cause du paiement n’existe pas. Si le salarié refuse le remboursement de la dette, l’employeur peut introduire une requête devant le juge sans avoir à démonter qu’il ait commis une erreur.
Il y a, cependant, deux remarques à faire. Premièrement, le salarié n’a pas le droit de refuser la restitution des sommes qui lui ont été versées par erreur, mais il n’a pas l’obligation de signaler le trop-perçu à son employeur. Deuxièmement, l’employeur dispose d’un délai de trois ans pour demander la restitution. L’action n’est donc pas perpétuelle puisqu’elle est soumise à une prescription.
Les modalités de restitution
Les modalités de restitution diffèrent d’un cas à un autre. Si l’employé est encore au sein de l’entreprise, l’employeur doit d’abord l’avertir qu’il y eut une erreur sur le versement de salaire. L’employeur devra ensuite informer le salarié que les sommes à rembourser seront déduites du montant des salaires suivants. Si la somme à restituer est très importante, les deux parties peuvent convenir d’un calendrier de remboursement. Il est obligatoire d’indiquer sur les bulletins de paie le montant et la nature des sommes retenues sur la rémunération. Il faut savoir que le salarié peut contester le remboursement s’il arrive à prouver que cette restitution lui cause un grand préjudice. La responsabilité de l’employeur peut alors être engagée. C’est le cas lorsque l’employeur continu à verser le trop-perçu alors qu’il est sait qu’il s’agit d’un indu.
Si le salarié a déjà quitté l’entreprise lorsque l’erreur a été constatée, l’employeur peut demander le remboursement du trop-perçu dans un délai de trois ans. La recherche d’un accord amiable pour le remboursement de la dette est toujours à privilégier. Néanmoins, s’il y a impossibilité de trouver un accord amiable, l’employeur dispose de moyens d’autorité pour obtenir le remboursement. Il peut donc exercer une action en justice contre l’ancien salarié.
Quelles solutions ouvertes au salarié en cas d’erreur sur le virement de salaire ?
Le salarié a tout intérêt à vérifier régulièrement sa fiche de paie ou le versement de son salaire afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur. S’il constate qu’il a reçu plus ou moins que ce qui devait lui être versé, il peut obtenir la rectification de l’erreur par différents moyens.
L’hypothèse d’une erreur en défaveur du salarié
Lorsque l’erreur est en défaveur du salarié, celui-ci peut procéder à une réclamation d’erreur de fiche paie auprès de son employeur. Cette réclamation aura pour objectif la régularisation du salaire. Il est fréquent que l’employeur propose au salarié une régularisation de la situation sur les prochaines fiches de paie. Cependant, les deux parties peuvent convenir d’un autre accord. Il est préférable de procéder à la réclamation le plus tôt possible. Cela ne signifie pas que le salarié perd son droit s’il ne constate pas tout de suite l’erreur commise. Effectivement, il dispose d’un délai de trois ans pour effectuer sa réclamation.
L’erreur sur le versement de salaire est une faute grave que l’employeur se doit de rectifier. En cas de refus ou de conflit, le salarié peut saisir les prud’hommes pour obtenir ce qui lui est dû. L’employé peut ainsi demander le paiement du salaire avec des intérêts de retard ou des dommages et intérêts si le moins-perçu lui a causé un réel préjudice. Il peut également demander la rupture du contrat de travail avec licenciement sans cause réelle et sérieuse. Dans ce cas, il percevra des indemnités.
L’ hypothèse d’une erreur en faveur du salarié
Si le trop-perçu résulte d’une erreur sur la convention collective, l’entreprise n’a pas le droit de demander la restitution du salaire versé. L’erreur reste alors à la charge de l’entreprise. Par contre, si l’erreur ne découle pas d’une erreur de convention collective, l’employeur peut demander au salarié de rembourser le trop-perçu. L’employeur peut alors opérer une retenue sur les salaires des mois qui suivent l’erreur. Il peut également régulariser le salaire sur la prochaine fiche de paie ou demander tout simplement à l’employé un remboursement à l’amiable.
Il est à noter que les erreurs de versement de salaire peuvent avoir de graves répercussions aussi bien sur l’employé que le salarié. La comptabilité de l’entreprise peut se trouver faussée. Elle peut également être sanctionnée par les prud’hommes ou par l’URSSAF. De son côté, le salarié pourrait perdre la confiance de son employeur s’il est de mauvaise foi.
