La gestion d’une entreprise implique de nombreuses tâches. Pour faciliter cette gestion, de plus en plus de processus sont digitalisés dans les entreprises. Grâce au développement du numérique, même la fonction RH peut être entièrement digitalisée. La digitalisation des process RH a de nombreux avantages pour une entreprise. Avec la digitalisation, le service RH, chargé de la gestion du personnel dans une entreprise, est plus performant et répond mieux aux attentes des travailleurs. Nous vous présentons ici les principaux avantages liés à la digitalisation des process RH dans une entreprise.
Digitalisation des process RH : digitalisez la gestion de paie
Quel que soit le secteur d’activité, la gestion des ressources humaines est nécessaire pour le bon fonctionnement d’une entreprise. La digitalisation des process RH vous permet d’optimiser l’efficacité du service des ressources humaines de votre entreprise.
Qu’est-ce que la digitalisation des process RH ?
La digitalisation des ressources humaines est l’ensemble des procédés permettant de numériser différents aspects RH d’une entreprise. C’est une opération qui vise à convertir les multiples pratiques analogiques liées à la gestion du personnel sous une forme numérique. Grâce à la digitalisation, le responsable des ressources humaines n’a plus besoin de gérer des tas de documents sous format papier liés aux travailleurs. Il pourra ainsi mieux se concentrer sur le cœur de son activité.
Autrefois appelée dématérialisation des RH, la digitalisation des ressources humaines implique l’intégration et l’utilisation de différents outils numériques. Les outils utilisés pour la digitalisation des process RH sont des logiciels SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines). Ces derniers permettent d’automatiser les différents processus RH et de les rendre plus fiables et accessibles.
Pourquoi digitaliser la gestion de paie ?
La gestion de paie est l’une des principales fonctions du service des ressources humaines dans une entreprise. Cette fonction qui se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel implique des tâches importantes. Pour assurer la gestion de paie, le responsable RH doit réaliser les tâches de collecte de données liées à l’activité des salariés. Il doit enregistrer les absences, recevoir et étudier les demandes de congés et vérifier l’évolution des plannings.
Le responsable RH doit calculer les rémunérations de chaque travailleur ainsi que les cotisations ou les contributions liées au salaire. Pour assurer une bonne gestion de paie, le responsable RH doit également produire les différentes déclarations obligatoires. Il peut par exemple s’agir de la Déclaration unique d’embauche (DUE) ou de la Déclaration sociale nominative (DSN).
Gérer toutes ces nombreuses tâches demande beaucoup de temps et une bonne organisation. Pour rendre le service RH de votre entreprise plus performant, vous pouvez utiliser un logiciel de paie en ligne pour pouvoir gérer efficacement et de manière digitale la paie. De la préparation des rémunérations jusqu’au paiement des salariés en passant par le calcul des salaires, cette digitalisation permet de supprimer toutes les tâches chronophages et d’optimiser l’ensemble du processus de paie.
Importance d’un logiciel de paie en ligne
Grâce au développement de la technologie, de nombreux logiciels performants sont mis en place pour assurer la gestion de paie dans les entreprises.
Les avantages d’un logiciel de paie pour une entreprise
Un logiciel de paie en ligne est un outil informatique permettant aux entreprises d’automatiser leur processus administratif de paie. Avec ce type de logiciel, vous pouvez générer vos fiches de paie automatiquement en ligne. Vous n’avez donc plus besoin des nombreuses feuilles Excel ou d’autres applications bureautiques pour établir les bulletins de salaire.
Avec les logiciels de paie en ligne, vous pouvez envoyer automatiquement aux employés leurs bulletins de salaire dématérialisés. Quel que soit l’effectif de vos employés, l’utilisation de ces logiciels vous offre un gain de temps considérable. Cela vous permet d’améliorer la performance et la productivité au sein de votre entreprise.
De plus, ces logiciels vous permettent d’éviter les risques d’erreurs ou la perte des informations de vos employés. Toutes les informations sont en effet stockées sur une base de données sécurisée. Vous pouvez accéder à ces informations en temps réel et sans aucune contrainte.
Utiliser un logiciel de gestion de paie en ligne vous permet de rester en conformité avec la loi. Ces logiciels de paie sont souvent préparamétrés pour se conformer aux réglementations en vigueur. En plus d’assurer efficacement la gestion de paie, ces logiciels couvrent la quasi-totalité des fonctions RH. Ils assurent l’administration du personnel et permettent au service RH de gérer les déclarations obligatoires. Avec ces logiciels, les employés peuvent également accéder à leur bulletin de paie en ligne. Ils peuvent même soumettre directement leurs demandes d’absence ou notes de frais en ligne.
Enfin, la digitalisation de la gestion du payroll contribue à la préservation de l’environnement. Avec les logiciels de paie en ligne, vous utiliserez moins de papiers au niveau du service RH. La gestion automatisée du payroll permet également d’économiser sur les déplacements et les locaux d’archivage.
Comment trouver le meilleur logiciel de paie ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion de paie. Pour trouver un bon outil de paie en ligne pour votre entreprise, vous pouvez vous rendre sur les sites spécialisés. En effet, la majorité des éditeurs de logiciels de paie mettent leur site internet à la disposition de leur clientèle. Sur ces sites, vous trouverez plus d’informations sur les logiciels de gestion du payroll.
La principale différence entre les nombreux logiciels de paie disponibles sur le marché se trouve au niveau des fonctionnalités. Choisissez le logiciel dont les fonctionnalités correspondent à vos besoins. Sur les sites des éditeurs, il est possible de demander une démonstration personnalisée du logiciel. Cela vous permet de vérifier si le logiciel correspond à vos attentes. N’oubliez pas de demander des devis de plusieurs fournisseurs afin de choisir l’option la plus économique.
Par ailleurs, en dehors de vos besoins et de l’aspect économique, vous devez tenir compte de plusieurs autres critères pour choisir votre logiciel de paie en ligne. En général, l’utilisation des logiciels de paie ne nécessite aucune compétence particulière. Toutefois, certains logiciels peuvent être difficiles à prendre en main. Priorisez les logiciels simples d’utilisation et intuitifs pour une prise en main rapide. Certains éditeurs vous proposent même un accompagnement complet et personnalisé pour répondre à toutes vos préoccupations.
Avant de choisir un logiciel de paie pour votre entreprise, assurez-vous que l’outil garantit la sécurité de vos données. Les logiciels de paie conformes aux normes de sécurité européennes sont souvent certifiés ISO 27001.
Digitalisation des process RH : une communication simplifiée
La digitalisation des process RH permet d’améliorer considérablement la communication au sein d’une entreprise. Que ce soit les logiciels de gestion de paie ou d’autres plateformes RH, ces outils assurent une communication efficace avec les employés.
Les outils de communication comme les chatbots ne sont plus seulement réservés pour communiquer avec les visiteurs d’un site e-commerce ou d’une plateforme institutionnelle. Le service des ressources humaines peut utiliser ces outils pour guider les employés sur la plateforme RH de l’entreprise. Les questions simples des employés peuvent être traitées directement par le robot. Les préoccupations complexes à résoudre peuvent faire l’objet d’un rendez-vous proposé automatiquement grâce à une connexion avec l’agenda de l’équipe RH.
Avec cette communication, la qualité de vie au travail est grandement améliorée. Pour renforcer le bien-être au travail, vous pouvez recueillir l’avis des employés et mesurer l’ambiance au travail grâce à des baromètres et des sondages en ligne anonymes. Grâce à ces sondages, vous pouvez mettre en place des stratégies pour mieux satisfaire vos collaborateurs. La digitalisation du service RH permet donc de mieux gérer les collaborateurs et de les fidéliser.
L’automatisation du service RH concerne également les processus de recrutements dans les entreprises. Il existe des outils de recrutement en ligne très efficace qui vous permettent de trouver les meilleurs talents pour votre entreprise. Ces outils vous aident à réaliser des campagnes de recrutement rapides et mieux ciblées. Avec ces logiciels, vous pouvez diffuser en un clic vos offres d’emploi sur plusieurs plateformes.
