Pour réaliser votre formation ou séminaire, plusieurs choix de lieu s’offrent à vous. Vous pouvez opter pour une salle de conférences, un auditorium, un gymnase, une salle dans un hôtel ou bien un endroit plus insolite (parc arboré, château, chapiteau…). Quoi qu’il en soit, le choix du lieu pour accueillir vos collaborateurs constitue un ingrédient clé du succès de votre évènement. Mais sur quels critères faut-il se baser pour trouver l’endroit idéal pour une formation ou un séminaire ? Voici nos conseils pour vous aider à prendre les bonnes décisions.
Commencez par déterminer l’objectif de votre séminaire
Le choix de votre salle de séminaire sera parfait si celle-ci est en phase avec vos objectifs. Il est alors crucial de définir le type de séminaire que vous allez organiser. S’agit-il d’un d’un séminaire d’intégration, d’un team-building, d’un séminaire de formation ou d’un séminaire de direction ? Sachez que ces différents types de séminaires ne visent pas les mêmes objectifs. La réponse à cette question vous permettra de déterminer la destination et le type d’établissement à réserver.
Par exemple, s’il s’agit d’une formation, vous aurez besoin d’une salle de réunion entièrement équipée. Par contre, pour un séminaire à Paris ou en province, il vous faut plutôt un endroit où vous pourrez pratiquer des activités mais aussi restaurer vos invités et éventuellement les loger.
Définissez le nombre et le profil des participants
Une fois le type et l’objectif de votre séminaire clarifiés, vous devez maintenant déterminer le nombre des personnes qui vont y participer, mais aussi leur profil. Définissez de manière précise votre cible. Est-ce les dirigeants de l’entreprise, vos collaborateurs, vos partenaires ou vos clients ? Qu’est-ce qu’ils attendent par rapport à l’événement ? Vous devez aussi savoir la moyenne d’âge des participants, ainsi que le nombre de femmes et d’hommes attendu. En effet, un séminaire est principalement organisé à l’attention des participants. Il ne sera donc réussi que s’il satisfait leurs attentes, leurs besoins et leurs centres d’intérêt. Cela est d’autant plus valable pour les séminaires à groupe restreint de participants que pour les événements de grande envergure.
Fixez une région pour votre séminaire
La prochaine étape consiste à choisir la région. Bien évidemment, vous pouvez décider d’effectuer votre formation ou séminaire en dehors de la région où votre entreprise se situe. Néanmoins, votre choix doit dépendre du type de séminaire à organiser et de votre objectif. Par exemple, pour un évènement unique et mémorable pour tous les participants, il est recommandé d’opter pour une destination charmante et authentique. Cela peut être au bord de la mer, à la montagne ou dans un site touristique. Vous devez néanmoins considérer votre budget, ainsi que le transport. Si les participants doivent arriver sur le lieu du séminaire par leurs propres moyens, il est préférable de favoriser la proximité.
Sélectionnez le type d’établissement à réserver
Lorsque la région est fixée, décidez maintenant le type d’établissement où votre séminaire se déroulera. Vous pouvez louer une salle de conférence ou de réunion dans un centre de congrès, un hôtel, une auberge ou même dans un grand château. Pour faire votre choix, plusieurs critères sont à prendre en compte, tel que le cadre de l’établissement, les services proposés et la capacité d’accueil. Vous devez aussi vous soucier du confort et de la sécurité des participants.
Assurez-vous que la salle dispose de chaises suffisamment confortables, d’un bon espace de circulation, d’une excellente ventilation et d’un éclairage adapté pour optimiser leur concentration. Pour cela, vous pouvez consulter le site internet de l’établissement pour vous faire une idée précise du lieu, ou demander les avis des précédents clients.
Vérifiez la qualité de tous les détails techniques
Vous avez déjà une idée de votre établissement d’accueil ? Avant de prendre votre décision, vérifiez d’abord les équipements techniques qui sont disponibles. Le bon déroulement de votre formation ou séminaire en dépend effectivement. La salle de formation doit être équipée d’un vidéoprojecteur, de micros, de matériels de visioconférence, de paperboard, de wifi, et d’une sonorisation de qualité. Elle doit être pratique et dotée des technologies de communication modernes pour assurer le confort des participants.
Autre chose à ne pas négliger, le transport vers le lieu de formation. Vérifiez qu’il y a une gare et des bus à proximité. Pour ceux qui souhaitent y venir avec leur propre voiture, l’idéal c’est que la salle se trouve près d’une autoroute et dispose d’un parking.
Renseignez-vous sur les activités à proximité
Si le but de votre séminaire est de motiver vos salariés et renforcer leur cohésion, il est important de vous assurer de l’établissement que vous avez choisi dispose d’activités à proximité. Vous devez par exemple vérifier si l’endroit est adapté pour la pratique de randonnée, les sports nautiques, l’escalade ou autres activités culturelles. Les participants pourront ainsi se divertir ensemble et développer entre eux un véritable esprit d’équipe.
Visitez les lieux avant de prendre votre décision finale
Enfin, avant de procéder à la réservation, il est important d’aller visiter la salle de séminaire ou de conférence. Cette visite vous permettra d’explorer les lieux et d’examiner l’environnement. Est-ce qu’il correspond parfaitement à vos besoins, votre objectif ? L’espace est-il assez élégant, moderne, comme l’image de votre entreprise ? Convient-il aux différentes activités que vous avez programmées ? La lumière naturelle est-elle bien présentée ? Cette dernière étape est essentielle pour dénicher l’endroit idéal.
