Devenir office manager

Présentation du métier d’office manager 

L’office manager exerce un métier qui fait partie du domaine de secrétariat. Son objectif est de décharger le directeur général de certaines missions pour qu’il puisse se concentrer davantage sur son cœur de métier. L’office manager est le garant de la coordination des services au sein de l’entreprise et assiste les équipes au quotidien. Il se charge donc d’une partie de l’administration du personnel. L’office manager gère également certaines activités opérationnelles. 

En acquérant suffisamment d’expérience, l’office manager se voit attribuer un rôle transversal dans l’entreprise. Il détient alors un pouvoir décisionnaire dans ses différentes attributions et dirige des projets stratégiques. L’office manager expérimenté coordonne également les ressources humaines et assure la gestion du budget de l’entreprise. Il peut, en outre, veiller au bon déroulement des évènements organisés au sein de la structure. 

Les principales missions

L’officier manager combine les rôles d’un assistant de direction avec ceux d’un responsable administratif. Ses missions consistent à : 

• Assister le directeur général : il s’agit de la mission principale de l’office manager. Il est responsable de la bonne exécution des opérations administratives. Ainsi, il assure le traitement du courrier, la gestion de l’agenda et l’organisation des réunions. 
• Gérer le flux d’information : l’office manager réceptionne les appels et fait un tri entre les informations de manière ce qu’elles parviennent aux services concernés. Il est également chargé d’établir la communication entre son supérieur et les collaborateurs aussi bien internes qu’externes (fournisseurs, banque, clients…)
• Gérer la trésorerie : la gestion du budget de l’entreprise est souvent confiée à l’office manager. Il prend en charge la comptabilité et supervise en même temps les différents projets de la structure. 

Ainsi, l’office manager accomplit des tâches administratives, juridiques et comptables. Ses missions varient en fonction de la taille de l’entreprise et de son mode de fonctionnement. Il doit donc faire preuve d’une grande polyvalence. 

Les qualités et les compétences nécessaires

Le métier d’office manager regroupe des activités multiples. Le titulaire de ce poste doit avoir des qualités et des compétences précises pour mener à bien chaque mission qui lui est confiée. Les qualités personnelles que doit avoir un office manager sont : 

• Une grande capacité d’adaptation puisque l’office manager est le support de l’ensemble des équipes. Il doit également avoir une aisance relationnelle et une souplesse d’esprit afin de communiquer facilement avec différents interlocuteurs.
• Le sens de l’organisation et des priorités qui sont indispensables pour pouvoir jongler entre ses différentes missions. Un bon office manager sait être autonome et faire preuve de réactivité pour optimiser la productivité des équipes.
• La fiabilité étant donné que ce professionnel est le « bras droit » du directeur général. Il doit alors avoir le sens de l’écoute tout en sachant rester discret. 

En ce qui concerne les compétences techniques, l’office manager doit maîtriser : 

• Les logiciels bureautiques, notamment les logiciels Word, Excel, PowerPoint… Il doit également maintenir une veille technologique. De nombreux logiciels proposent aujourd’hui d’automatiser certaines tâches chronophages. Ces technologies apportent aux offices managers une aide précieuse dans l’optimisation de leur productivité.
• Différentes langues aussi bien à l’oral qu’à l’écrit pour optimiser la communication au sein de l’entreprise et avec les collaborateurs externes. 

Il est à noter que l’office manager doit se former continuellement afin d’être capable de suivre l’évolution de l’activité de l’entreprise. 

Quel parcours pour devenir un office manager ? 

Certains recruteurs recherchent des offices manager ayant un BTS d’assistant manager ou d’assistant de gestion PME. Il est également possible qu’un Bac +3 ou un Bac +5 soit exigé par les entreprises. Dans l’optique d’une évolution de carrière pour décrocher un poste d’encadrement, l’office manager devrait avoir un Master en Management.

 Pour ceux qui n’ont pas suivi de parcours universitaire en management et gestion d’entreprise, ils peuvent se tourner vers une formation en Office Management. Ces formations permettent aux futurs offices managers d’acquérir des connaissances dans le domaine de la finance, du commerce et des ressources humaines. Les diplômes et les certificats doivent toujours être complétés par une grande motivation. 

Les salaires

Le salaire d’un office manager dépend de son expérience dans le domaine. Un office manager débutant perçoit généralement un salaire mensuel brut de 2.300 €, soit un salaire net de 1 794 €. Avec une expérience probante, un office manager peut négocier une rémunération de 3 700 € brut par mois. Un office manager confirmé en fin de carrière est payé en moyenne 5 000 € brut par mois ou 3.900 € net. 

En plus du salaire de base, un office manager pour bénéficier de plusieurs primes et de divers avantages sociaux. Certaines entreprises font bénéficier à leur personnel notamment des tickets restaurant ou des abonnements téléphoniques. 

Les débouchés et opportunités d’emploi

Les offices managers intègrent généralement les startups, les TPE, les PME, les PMI et les cabinets de conseils. Ce métier offre plusieurs possibilités d’évolution de carrière. 

L’office manager peut évoluer vers un poste de secrétaire général ou de responsable administratif et financier. Il peut aussi devenir responsable de services généraux. Ces évolutions de carrière exigent une expérience solide et nécessitent parfois l’obtention d’un diplôme spécifique. 

Un office manager a, en outre, la possibilité de suivre une spécialisation dans le but de devenir responsable des Ressources humaines ou chargé de marketing et communication. Grâce à une formation en droit, l’office manager peut postuler pour devenir assistant juridique. Les formations peuvent être financées par le CPF ( Compte Personnel de Formation). L’office manager aura donc le droit de se former, avec l’accord préalable de son supérieur, durant ses heures de travail.

Puisque de plus en plus d’entreprises décident d’opter pour l’externalisation de la gestion administrative, le métier d’office manager en freelance connaît un essor considérable. Ce mode de collaboration présente des avantages réels aussi bien du côté des entreprises que du côté des offices manager.