Devenir assistant(e) administratif

Présentation du métier d’assistant administratif

Le métier d’assistant administratif consiste à traiter les différents flux administratifs qui circulent au sein de l’entreprise. Il se charge de gérer toute information qu’il reçoit afin de la rediriger vers les interlocuteurs internes. Il se charge du traitement des dossiers (rédaction de courriers, saisie de divers documents tels que les devis, comptes-rendus, budgets…), le triage des courriers, le partage des informations en interne (par e-mail, notes, fax…), le classement et l’archivage des documents.

En plus de cette gestion administrative, des tâches spécifiques peuvent également lui être confiées. Un assistant administratif peut accueillir les visiteurs, les clients et les fournisseurs, s’occuper du standard téléphonique, prendre les rendez-vous, planifier les réunions de travail ou les déplacements professionnels des salariés.

Le poste d’assistant administratif est présent presque partout, dans tous les secteurs d’activité. Il peut s’exercer dans les structures privées, les établissements publics, les parapublics ou même en télé-secrétariat. Il peut travailler pour le compte d’un responsable ou d’un ou plusieurs services internes, en fonction de l’organisation de l’entreprise. Des fois, l’assistant administratif joue aussi le rôle de conseiller.

Les principales missions

Selon la société pour laquelle l’assistant administratif, il peut être amené à réaliser différentes tâches qui couvrent des domaines d’expertise variés : comptabilité, secrétariat classique, ressources humaines, ventes, relation client…Ses principales missions sont les suivantes :

• L’accueil téléphonique et physique des visiteurs : clients, fournisseurs, partenaires ;
• La redirection des appels vers les bons interlocuteurs internes ;
• La planification des rendez-vous ;
• Le traitement des courriers (mise sous pli, affranchissement) et la gestion des messages électroniques ;
• La rédaction et la mise en forme des documents administratifs et juridiques (contrats…) ;
• L’envoi, le tri, le classement et l’archivage de documents administratifs ;
• L’organisation des déplacements professionnels des collaborateurs ou du responsable ;
• Le suivi des stocks, l’évaluation des besoins en approvisionnement et la définition des commandes à passer ;
• La gestion des bases de données (mise à jour des tableaux de bord, tableaux de résultats…)
• La réalisation d’opérations comptables (facturation…) ;
• L’organisation logistique d’évènements internes : réunions, présentations… ;
• Le suivi de personnel (planning de congés, paie…)

Les qualités et compétences nécessaires

Pour exercer le métier d’assistant administratif, il faut se montrer polyvalent, organisé et avoir le sens des priorités. Vous devez être en mesure de gérer plusieurs missions en une seule journée. Un bon sens de l’écoute et de la diplomatie est aussi indispensable pour réussir dans cette fonction. En effet, vous serez constamment en relation avec différents interlocuteurs : dirigeants, salariés, clients, fournisseurs… 

Par ailleurs, une bonne maîtrise des outils informatiques est exigée, notamment le Pack Office : Word, Excel et PowerPoint. Il faut savoir prendre des notes, être rigoureux et posséder un esprit de synthèse. La connaissance des techniques de secrétariat, gestion et comptabilité constitue un bon atout.

Pour pouvoir rédiger les courriers de l’entreprise, l’assistant administratif doit aussi faire preuve d’un bon niveau d’orthographe et de qualités rédactionnelles élevées. Son expression orale doit aussi être impeccable pour l’accueil client et la réception des appels téléphoniques. Certains employeurs demandent la connaissance d’une ou plusieurs langues étrangères.

Enfin, comme l’assistant administratif est responsable du service d’informations et de documents importants confidentiels, il doit donc savoir rester discret.

Quel parcours pour devenir assistant administratif ?

Dans le secteur privé, l’accès au métier d’assistant administratif est possible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique…)complété par une première expérience professionnelle. Voici les formations envisageables :

• Bac pro Gestion-Administration
• BP (Brevet Professionnel) Bureautique
• TP Secrétaire Assistant
• TP Secrétaire Comptable

Néanmoins, il est recommandé d’obtenir un BTS secrétariat, gestion et compatibilité ou même commerce, pour une meilleure employabilité. Ce diplôme vous permettra de trouver un emploi dans tous les secteurs d’activité, comme la logistique, le commercial, les services, la communication, etc.

Pour travailler dans le secteur public, le recrutement s’effectue le plus souvent par concours. Un CAP, BEP ou Brevet des collèges suffit alors pour passer le concours de catégorie C.

Les salaires

Le salaire mensuel brut d’un assistant administratif se situe en moyenne entre 1600 et 2000 €. Avec de l’expérience, celui-ci peut très vite évoluer et atteindre jusqu’à 2500 € bruts par mois. Toutefois, cette rémunération dépend de plusieurs critères, tels que l’entreprise où il travaille, le secteur d’activité et sa spécialisation. Un assistant administratif peut en effet voir son revenu augmenter en se spécialisant avec un diplôme ou les années d’expériences acquises. Par exemple, un assistant administratif classique qui commence avec un salaire mensuel de 1700 € bruts peut toucher 1900 € bruts par mois en devenant bilingue.

Dans la fonction publique, la rémunération d’un assistant administratif reste plus basse que dans le privé. Il débute avec un SMIC et varie selon l’employeur (ministère, collectivité, institution…), le statut (contractuel ou fonctionnaire) et le niveau d’études.

Les débouchés et opportunités d’emploi

Les perspectives d’emploi pour les assistants administratifs sont très favorables. Effectivement, la fonction publique recrute ponctuellement de nombreux candidats pour ce poste, que ce soit dans la mairie, aux ministères, dans les hôpitaux ou autres établissements. L’embauche dans le public vous donne droit à un statut de fonctionnaire. Toutefois, comme ce métier est très prisé, l’admission peut être rude.

Dans le privé, n’importe quelle structure, tous secteurs d’activité confondus, est susceptible de recruter un assistant administratif.

En ce qui concerne l’évolution professionnelle, cet emploi peut mener à la fonction d’adjoint de direction ou assistant de direction pour arriver éventuellement au poste de direction. Dans le secteur privé, il peut gravir des échelons en interne pour accéder à des postes plus qualifiés impliquant des responsabilités plus importantes.