Entre réglementations fiscales et démarches administratives complexes, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Si pour vous aussi la gestion des taxes est un véritable casse-tête, pas de panique !

Dans cet article, nous vous proposons les meilleures pratiques et pièges courants à éviter pour vous simplifier la gestion de la taxe sur les salaires.

Qu’est-ce que la taxe sur les salaires ?

Définition et calcul

La taxe sur les salaires, TS pour les intimes, est une taxe prélevée par les Services des impôts des Entreprises (SIE) et reversée aux différents organismes sociaux (URSSAF, Pôle Emploi, CPAM, etc.).

Elle est calculée selon un barème progressif sur la base du montant brut annuel de l’ensemble des revenus versés à vos employés.

Barème des taux d’imposition de la taxe sur les salaires

Qui est concerné par la taxe sur les salaires ?

En tant qu’employeur, vous êtes concerné si :

  • vous n’êtes pas soumis au paiement de la TVA l’année du versement des rémunérations ;
  • vous êtes partiellement soumis à la TVA l’année du versement des rémunérations et vous étiez soumis au paiement de la TVA sur moins de 90 % du CA l’année précédente ;
  • moins de 10 % de votre chiffre d’affaires est soumis à la TVA l’année avant le versement des rémunérations.

Il existe des particularités suivant votre activité et la domiciliation de votre entreprise qui vous permettent de bénéficier d’abattements ou de décotes.

Pour en savoir plus, consultez le site du ministère de l’Économie.Les meilleures pratiques pour une gestion simplifiée de la taxe sur les salaires

Utiliser un logiciel de paie à jour

Comme pour tout autre flux financier, la taxe sur salaire doit impérativement apparaître dans votre comptabilité sous forme d’une transcription en écriture comptable.

Choisissez logiciel de gestion de paie performant et adapté aux besoins de votre entreprise, qui vous permettra d’être à jour sur vos déclarations obligatoires.

Ces solutions vous tiennent informée des obligations légales en temps réel et automatisent vos déclarations. Vous réduisez ainsi les erreurs et simplifiez le processus de paie.

Simplifiez la gestion de la taxe sur les salaires avec un logiciel de paie à jour

Classer correctement le dossier du personnel

En plus d’assurer un suivi efficace de vos salariés, un dossier du personnel bien organisé vous sera d’une grande aide pour la déclaration de la taxe sur les salaires. Revenus, avantages, statut des employés, vous retrouverez toutes les informations utiles sur vos collaborateurs en quelques clics.

Il est possible d’utiliser un logiciel gestion en ligne qui mutualise ces informations pour l’ensemble de vos collaborateurs. Qu’ils fassent partie des services RH ou comptabilité, cette solution leur permet une gestion efficace, rapide et sans erreurs de vos équipes.

De plus, certains logiciels de gestion vous permettent de piloter efficacement votre entreprise. Ils simplifient toutes vos démarches, comme la facturation électronique obligatoire, les déclarations ou la sauvegarde du dossier du personnel.

Assurer une documentation de paie appropriée

Une gestion claire de vos documents comptables réduira les risques d’erreurs dans vos déclarations et facilitera les audits fiscaux.

Cloud ou logiciel de paie automatisé, vos documents seront protégés, organisés et accessibles, peu importe d’où vous travaillez grâce aux solutions dématérialisées.

Si vous ne savez pas quelle solution est faite pour votre entreprise, il existe des guides pour vous aider à choisir le bon système de gestion de paie pour votre entreprise.

Rester à jour avec les lois et réglementations fiscales

Que vous soyez dirigeant, responsable RH ou comptable, vous devez être conscient des réglementations actuelles pour éviter les erreurs.

Une veille efficace est la clé d’une gestion administrative et fiscale simplifiée. Restez informé sur les dernières réglementations de votre secteur en déléguant cette tâche à des professionnels.

Être ponctuel avec les paiements de taxes

En tant qu’employeur, vous devez effectuer le paiement des taxes à temps pour éviter les pénalités de retard.

Les échéances de paiement de la taxe sur les salaires dépendent de votre barème.

Échéance de la déclaration et des paiements de la taxe sur les salaires

Pour éviter les impayés ou les retards dans les déclarations, certains logiciels vous avertissent de l’approche des dates butoirs et simplifient vos démarches administratives. Ces logiciels ERP sont de véritable “game changers” dans la gestion de votre entreprise au quotidien, vous permettant de simplifier et d’automatiser vos déclarations.

Les pièges courants à éviter avec la taxe sur les salaires

Mal comprendre vos coûts

Un des pièges courants avec la TS est la mauvaise identification des salaires et rémunérations soumises à cette taxe.

La taxe sur les salaires est basée sur l’assiette de la CSG applicable aux revenus d’activité. En clair, elle est calculée suivant un barème en fonction des rémunérations individuelles annuelles versées :

  • salaires ;
  • primes ;
  • indemnités ;
  • avantages en nature ou en espèces.

Votre taux d’imposition change en fonction de cette somme et donc, la taxe due aux impôts.

Une femme à son bureau concentrée en lisant des documents comptables concernant la taxe sur les salaires

Avis de non-imposition résultant d’une non-conformité

En tant qu’employeur, vous devez être conscient des réglementations fiscales et vous assurer que vos pratiques de paie sont conformes.

Les avis non documentés ou l’absence de documentation peuvent entraîner des pénalités et des amendes en cas de non-conformité.

Pour éviter ces pénalités, vous pouvez par exemple :

  • tenir à jour un calendrier des échéances comptables et administratives ;
  • déléguer votre comptabilité à une personne compétente ;
  • assurer le bon fonctionnement de la facturation électronique obligatoire;
  • vous munir d’un logiciel de comptabilité performant.

Classification incorrecte du statut d’employé et d’entrepreneur

Il est important de distinguer employé et entrepreneur.

L’employé dépendant d’une entreprise, l’employeur devra s’acquitter de la TS et de toutes les charges dues au salariat.

Pour l’entrepreneur, on distingue deux cas.

L’auto-entrepreneur est considéré comme un travailleur non-salarié. À ce titre, il n’est pas soumis à la taxe sur les salaires, mais à l’impôt sur le revenu.

L’entrepreneur qui fait partie d’une EURL ou d’une SASU est un salarié de son entreprise et pourra être soumis à la taxe sur les salaires.

Encourir des pénalités en raison de paiements tardifs ou incorrects

Une mauvaise gestion de votre fiscalité vous expose à des sanctions fiscales ou pénales. Elles peuvent aller du simple rejet de la comptabilité, à 5 ans d’emprisonnement et une amende de 500 000 € (article 1741 du Code général des Impôts).

Mais vous risquez aussi de passer à côté de réductions d’impôts. Par exemple, saviez-vous que vous pouvez être exonéré de la TS si son montant n’excède pas 1200 € ?

Un expert-comptable ou une solution de gestion de paie peuvent vous éviter de faire ce genre d’erreur.

Le meilleur conseil pour une gestion simplifiée de la taxe sur les salaires

La taxe sur les salaires peut sembler intimidante et complexe. Mais en suivant les bonnes pratiques vues dans cet article et en étant conscient des pièges à éviter, vous êtes sûr de respecter les réglementations fiscales et d’éviter les pénalités coûteuses.

N’ayez pas peur d’utiliser un logiciel de paie adapté à votre entreprise pour sécuriser votre comptabilité et simplifier vos démarches administratives et financières.