Le travail à distance est une bonne opportunité pour les entreprises et les salariés. Il permet aux employeurs de recruter des talents partout et d’aménager plus convenablement leurs locaux. Quant aux travailleurs, il leur offre plus de flexibilité et de liberté. Cependant, cette solution entraîne plusieurs défis, dont la supervision des activités des collaborateurs. C’est pourquoi il est important de mettre en place des dispositifs efficaces pour assurer un maintien de la productivité. Voici comment surveiller ses employés en télétravail.
Les solutions informatiques
Les entreprises disposent de nombreuses solutions numériques pour surveiller efficacement leurs employés en télétravail. Ce sont par exemple des applications et des systèmes qui permettent de déterminer la position d’une personne. Il vous suffit de savoir comment localiser quelqu’un sans qu’il le sache pour plus d’efficacité. Ces dispositifs peuvent être installés sur différents supports digitaux.
Par ailleurs, parfois, l’employeur fournit aux travailleurs le matériel informatique nécessaire à leurs activités. Il dispose ainsi d’un moyen de surveillance, car il peut contrôler à distance l’utilisation de ces équipements. En effet, il a la possibilité de suivre :
- le temps d’utilisation,
- les heures de connexion et de déconnexion,
- les pages consultées.
De ce fait, la société effectue un suivi personnalisé de chaque collaborateur.
En plus, il peut examiner leur utilisation d’Internet (les sites et la messagerie électronique professionnelle) et leur téléphone portable professionnel. Le digital permet donc d’avoir un niveau de surveillance presque similaire à celui obtenu en entreprise. D’ailleurs, certains établissements confient cette analyse d’activités à des cabinets spécialisés. Ces experts en traitement de données permettent un meilleur suivi des performances des télétravailleurs.
Les canaux de communication
Un autre moyen de surveillance des collaborateurs qui travaillent à distance est le canal de communication. L’entreprise peut superviser leurs interactions en regroupant tous les salariés sur une même plateforme. Ainsi, au-delà de leur présence, elle s’assure que leurs conversations concernent l’activité. Elle vérifie également si chaque intervenant répond dans les délais impartis à ses messages.
L’utilisation d’un canal de communication unique évite aussi que les échanges ne soient dispersés. Cela garantit à l’employeur une meilleure coordination des actions des travailleurs. En sus, le fait de mettre tous les fichiers liés à l’activité sur un même espace facilite leur consultation. La société parvient par la même occasion à savoir qui a consulté un dossier spécifique et à quel moment.
De nombreuses solutions technologiques donnent la possibilité de bâtir une communauté. Ces outils de collaboration permettent aux responsables de département de surveiller leurs équipes. Par exemple, un logiciel de gestion de projets a des fonctionnalités comme les rappels automatisés, les espaces de travail collaboratifs, etc. Il offre l’opportunité de contrôler efficacement l’avancement des travaux.
Les check-in et les meetings
Être en télétravail n’exclut pas de structurer les horaires des salariés. L’entreprise qui définit des heures de début et de fin précises arrive à mieux surveiller ses collaborateurs. Ainsi, elle peut mettre en place des méthodes de check-in pour vérifier qu’effectivement, ils ont commencé à travailler. Il peut s’agir de la connexion à un espace de travail ou une plateforme spécifique.
Ces outils permettent d’ailleurs aux travailleurs d’aviser les autres lorsqu’ils doivent s’absenter pour une pause ou un déplacement. De ce fait, le superviseur peut à tout moment déterminer les heures de travail effectives. Une autre méthode de surveillance consiste à organiser une réunion rapide tous les jours. Celle-ci permet de demander à chacun ce qu’il compte faire dans la journée.
Elle est aussi l’occasion de faire le bilan des activités de la veille. En outre, elle peut se faire à travers un appel vidéo ou des messages via le canal choisi. Les meetings hebdomadaires sont également très efficaces pour effectuer un suivi. Les dirigeants peuvent évaluer le rendement des équipes et apporter les ajustements nécessaires.
Les rapports périodiques
Les employeurs peuvent surveiller les travailleurs à distance grâce aux rapports et comptes rendus périodiques. Pour ce faire, ils doivent au préalable fixer des objectifs mesurables et réalisables à court terme. Ils maintiennent ainsi une sorte de pression sur les salariés travaillant à domicile. Le reporting peut être fait sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle.
Ces retours donnent la possibilité de suivre les progrès des employés et d’anticiper sur d’éventuels retards. De plus, il est important d’organiser des rencontres virtuelles pour discuter des données soumises. Ces interactions favorisent l’implication de tous les collaborateurs dans les projets en cours. À défaut, l’entreprise peut désigner un intermédiaire chargé de la communication avec les télétravailleurs.
Certaines sociétés établissent des tableaux de bord ou des fichiers Excel que les collaborateurs remplissent quotidiennement. Ces opérations peuvent également être automatisées avec un système intelligent. C’est le cas notamment des progiciels de gestion intégrés dont le rôle est de gérer l’ensemble des activités quotidiennes.
Les bonnes pratiques
Pour surveiller ses employés à distance plus efficacement, l’entreprise a besoin d’une bonne organisation. Dans cette optique, elle peut effectuer des enquêtes auprès des concernés pour recueillir leurs recommandations. La notation est aussi un outil pertinent pour faciliter la supervision des équipes. Par ailleurs, le gestionnaire ne doit pas hésiter à réaliser des vérifications individuelles assez régulièrement.
L’établissement peut faire signer à ses salariés une charte organisant le travail à domicile. Ainsi, il dispose d’une couverture juridique par rapport à ses pratiques de contrôle. Les moyens de supervision par l’auto-déclaratif fonctionnent d’ailleurs assez bien. Les collaborateurs communiquent leur temps de travail, leur durée d’absence, etc. Cependant, ce système peut présenter des limites en ce qui concerne les heures supplémentaires.
D’autres managers optent plutôt pour un monitoring soft. Les salariés sont juste tenus de rester disponibles aux heures de travail. Cette méthode est plus adaptée pour les petites structures. Ces dernières sont plus en mesure d’examiner si leurs employés sont productifs ou non. Par contre, elle convient moins à une entreprise avec un grand effectif en raison de la difficulté du contrôle individuel.
En résumé, pour surveiller ses employés en télétravail, il existe différentes solutions informatiques. L’entreprise peut aussi se servir de ses canaux de communication pour superviser les actions des salariés. D’autres méthodes comme les réunions périodiques et le reporting régulier facilitent le contrôle. Enfin, les gestionnaires peuvent adapter leur approche selon la taille de leur établissement et leur domaine d’activité.
