La facturation est une des tâches de comptabilité générant du stress pour les propriétaires de TPE – PME. La majorité des entrepreneurs préfèrent désormais se tourner vers un logiciel de facturation en ligne. Ce dernier permet par ailleurs de limiter les erreurs de calcul (TVA) ou les oublis (mention obligatoire, par exemple). Entièrement automatisé, cet outil de gestion assure gain d’argent et de temps et satisfaction du client. Les données sont d’autant plus faciles d’accès et sécurisées sur un serveur.
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?
En théorie, l’usage de logiciel de facturation n’est pas une obligation pour les entreprises. Il existe d’autres manières d’assurer la facturation, comme l’usage des factures pré-numérotées ou informatisées. L’externalisation de cette partie de l’activité peut se révéler délicate ou onéreuse.
Dans la pratique, la situation est moins évidente. En effet, l’usage d’un logiciel professionnel dépend de plusieurs conditions. En clair, une société soumise à la TVA est obligée d’appliquer ce logiciel édité conformément à la loi anti-fraude 2018.
Autrement dit, l’entreprise qui livre des biens ou propose divers services à des particuliers doit faire usage d’un logiciel de facturation. Le but est d’assurer transparence et traçabilité dans la gestion de l’entreprise.
D’autre part, l’entrepreneur doit être en mesure de fournir un certificat attesté de son fournisseur de logiciel. Celui-ci est contrôlé par l’administration fiscale. Faute de quoi, des sanctions sont appliquées en cas de non-conformité. L’amende conséquente peut s’élever à 7 500 euros. L’entrepreneur dispose ensuite de 60 jours pour se pourvoir obligatoirement d’un outil de gestion conforme.
Toutefois, cette obligation ne s’applique pas pour certains cas particuliers. Il s’agit notamment du micro-entrepreneur sous le régime de franchise en base TVA. Cela concerne également les sociétés vendant à des professionnels ou soumises au régime du paiement forfaitaire agricole.
Si l’entreprise n’est pas concernée par cette obligation, il est cependant vivement conseillé d’acquérir cet outil de gestion. Il permet de mieux suivre la comptabilité et de mieux gérer les factures.
Top 10 des logiciels de facturation professionnels
Comme il a été expliqué plus haut, l’usage d’un logiciel de facturation en ligne présente de nombreux avantages pour une entreprise. Voici le top 10 des programmes de facturation les plus recommandés.
1. Axonaut
Axonaut a été élaboré afin de répondre aux véritables besoins des PME ou micro-entrepreneurs. Son premier atout est sa grande ergonomie. En effet, ce logiciel de création de facture permet de créer et remplir rapidement les formulaires destinés aux clients. Il est également doté des fonctions de traçabilité et de classification afin de régler dans le délai imparti les factures accumulées. Autre avantage : Axonaut propose une interface lisible, agréable à naviguer et compacte, ce qui favorise l’expérience utilisateur. Aussi, avec cet outil, le format des factures s’effectue automatiquement. Ce qui, au final, limite les erreurs faites par l’homme. De plus, les données sont sauvegardées en cas de souci technique ou de mauvaise manipulation.
2. Sinao
Avec Sinao, les factures et les devis sont créés en quelques minutes. Efficace, intuitif et simple d’usage, cet éditeur de factures facilite le suivi commercial (ventes et contrats). En optant pour ce logiciel, les factures sont remplies à l’avance selon le statut de l’entreprise afin d’avoir des reçus conformes à la loi. Sinao permet également d’avoir des factures à l’image de la société. Il procure une agréable expérience utilisateur (interface colorée et visuelle). Un autre atout de cet outil de facturation est le gain de temps au moment de relancer les clients en situation d’impayé. De même, l’entrepreneur contrôle sa comptabilité. Ce qui lui évite les retards de règlements mais aussi lui permet d’estimer rapidement les postes de dépenses essentiels. Ce logiciel de gestion de facture réduit les pertes de documents. En effet, toutes les factures d’achat sont exportées dans Sinao.
3. Zoho Invoice
Zoho Invoice est un logiciel de facturation en ligne gratuit, conçu pour faciliter le quotidien des petites entreprises. Il permet d’enregistrer les heures de travail, d’envoyer efficacement les factures aux clients., de faire un suivi des factures clients, d’automatiser les rappels de règlement, etc. En fait, recevoir automatiquement et à temps les rappels de paiement est une prestation appréciée par les clients. Ce qui leur permet de payer en temps voulu leur dû. Par ailleurs, Zoho Invoice est disponible en 17 langues. Aussi, cet outil assure un gain de temps considérable au moment de la facturation des services proposés aux clients grâce aux factures récurrentes. De plus, le partage des factures s’effectue sans effort grâce à Zoho Invoice. Il suffit, par exemple, de créer ou d’imprimer des copies.
4. Henrri
Destiné aux TPE-PME, Henrri est à ce jour le logiciel de facturation gratuit le plus réussi sur le marché. Ce qui distingue Henrri des autres outils c’est que l’entrepreneur peut ajouter de nouvelles options (payantes ou gratuites) afin d’augmenter les performances de son entreprise. Il s’agit d’un logiciel complet doté d’une relance automatique pour les impayés, d’un système de facturation récurrente, de tableaux de bord, etc. D’autre part, c’est un logiciel de facturation « made in France » et totalement sécurisé, avec des serveurs localisés en France et une double sauvegarde des données. L’autre avantage d’Henrri est que c’est un outil en perpétuelle évolution. Chaque mois, de nouvelles fonctions sont créées, incluant des mises à jour. De plus, les retours clients sont pris en considération, sans oublier une prise en main simple, avec système de navigation souris/clavier.
5. Zervant
Zervant est un logiciel de facturation en ligne performant destinée aux PME/TPE. Il facilite la gestion, l’envoi et la création de factures personnalisées et devis. Grâce à son interface intuitive et facile d’utilisation, cet outil clé-en-main permet d’envoyer les factures et recevoir les paiements rapidement. De plus, Zervant dispose d’une application mobile qui permet de facturer à tout moment et n’importe où. Aussi, l’utilisateur gagne en productivité et bénéficie d’un gain de temps grâce à une fonction de gestion de temps. Zervant est donc un logiciel de facturation gratuit permettant de gérer facilement une société. Il contribue aussi à la croissance de celle-ci via la création d’outils et guides adaptés à ses besoins.
6. Tolteck
Tolteck est à ce jour le meilleur logiciel de facturation destiné aux artisans du bâtiment. En avril 2022, c’est l’outil de gestion en ligne le mieux noté sur le Web. Accessible sur n’importe quel type d’appareil (smartphone, PC), il offre une multitude d’avantages, à commencer par une grande facilité d’utilisation. En effet, tous les devis et les factures, mais aussi les matériaux et les clients sont regroupés au même endroit. Autrement dit, la gestion de l’entreprise est grandement simplifiée. Avec Tolteck, accessible même sans réseau Internet, la satisfaction du client est également optimisée. Cet outil de facturation créé en quelques minutes des devis et des factures professionnels, clairs et bien agencés. Enfin, Tolteck propose des fonctionnalités en adéquation avec l’activité de l’entreprise du bâtiment, comme des avoirs, des retenues de garanties, une bibliothèque d’ouvrages et de matériaux, etc.
7. Debitoor
Pour les aider à garder le contrôle de la comptabilité et la facturation, les petites structures et les micro-entrepreneurs peuvent compter sur Debitoor. Avec cet outil de facturation, la création de facture professionnelle n’a jamais été aussi simple. Grâce aux modèles personnalisables, il suffit au maximum d’une minute pour envoyer la facture au client. Ce logiciel de facturation facilite de même l’enregistrement des achats, tout en aidant à gérer au mieux les listes de produits, fournisseurs et clients. De plus, toutes les données sont sécurisées et sauvegardées dans le cloud. Autre avantage, Debitoor propose des factures et des devis personnalisables grâce à l’ajout de photos ou logo. L’objectif est de permettre à l’entreprise de se distinguer de la concurrence. La facturation des dépenses s’effectue depuis n’importe quel appareil Android, PC ou smartphone.
8. Evoliz
Le logiciel de facturation et gestion en ligne Evoliz est l’outil attesté et entièrement conforme à la loi anti-fraude. Il permet de bénéficier de factures certifiées et conformes, c’est-à-dire NF203 et Factur-X. Tous les ans, Evoliz se charge de renouveler la certification et propose des factures qui suivent les normes légales (factures de situation, multidevises, etc.). Evoliz prend aussi en charge tout le processus d’envoi des devis personnalisables : réception du mail, notification attestant que le devis a été vu par le client, etc. Sur Evoliz, l’utilisateur peut également faire le suivi de son stock, ses paiements et ses impayés en toute sérénité. De plus, tous les documents sont rassemblés au même endroit et faciles à identifier (bon de commande, devis, facture, bon de livraison).
9. Factomos
Factomos est une plateforme permettant de gérer la facturation de l’entreprise avec efficacité. La trésorerie de la société est optimisée au quotidien avec cet outil de facturation connecté, complet, intuitif et rapide. Les documents commerciaux conformes sont créés facilement et rapidement (devis, avoirs, factures, etc.). Les mentions légales et modalités de vente intégrées sur Factomos sont automatiquement reprises. Avec ce logiciel, l’utilisateur a connaissance, en temps réel, de l’état d’avancement de ses devis. De plus, la transformation des devis validés en facture s’effectue en un seul clic. Factomos permet aussi de suivre rigoureusement tous les frais et les achats de l’entreprise. Les factures sont en effet sauvegardées, exportables et consultables à tout moment.
10. Freebe
Freebe est un outil de gestion en ligne dédié aux auto-entrepreneurs (facturation freelance). Pratique, il permet de gagner du temps et d’éviter toute erreur de frappe. En effet, il reporte systématiquement les coordonnées des clients sur les factures et les devis. Cet éditeur intelligent créé également des devis conformes, mentionnant les données légales obligatoires. Par ailleurs, Freebe permet à l’entrepreneur de gagner du temps, en calculant automatiquement la rentabilité de chaque prestation. En outre, il suit en temps réel, pour chaque facture, le délai de virement. Freebe effectue également une mise à jour du tableau de bord après chaque paiement, mais aussi du livre de recettes avec toutes les transactions réalisées. Enfin, cet outil permet de suivre instantanément les encaissements et les factures en attente de virement.
Combien peut coûter un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation en ligne sont devenus indispensables pour une gestion optimisée d’une entreprise. Leurs prix sont très variables, tout dépend de la solution privilégiée par l’entrepreneur et la politique commerciale appliquée par l’éditeur.
Pour les PME ne souhaitant pas investir dans un logiciel de facturation, il existe des solutions gratuites. Malheureusement, pour la plupart d’entre elles, les fonctionnalités sont limitées et contiennent seulement les modules de base. Toutefois, si les besoins de l’entreprise en termes de facturation sont moindres, il existe des logiciels peu coûteux permettant de gérer la comptabilité de l’entreprise.
Sinon, l’entrepreneur peut trouver des modèles d’entrée de gamme, dont la fourchette tarifaire se situe entre 4 et 15 euros. Cette solution de facturation permet de personnaliser des factures, de disposer de certaines fonctions de base de comptabilité ou de gérer la base clientèle. Certaines solutions assurent même le suivi de paiement des clients. Les logiciels de facturation d’entrée de gamme sont souvent développés par de petits éditeurs.
Concernant les solutions dites moyennes et haut de gamme, elles sont plus complètes au niveau des fonctionnalités et proposent des modules spécifiques. Outre la prise en charge des tâches liées à la facturation, les hauts de gamme centralisent tout le processus de gestion : gestion des approvisionnements, CRM, paie, etc.
Comment choisir un logiciel de facturation ?
Pour une PME/TPE désirant accroître son activité, le choix du logiciel de facturation est vital. Heureusement, l’offre est grande et variée aujourd’hui. Pour trouver le bon logiciel, il faut considérer plusieurs critères.
La taille de la société
Avant de choisir le logiciel de facturation, le premier paramètre à considérer est la taille de l’entreprise. Pour les PME, un outil disposant des fonctionnalités de comptabilité, de gestion des stocks et de facturation suffit amplement. En revanche, les moyennes et grandes sociétés ont besoin d’un logiciel doté de plusieurs fonctionnalités, en plus de la facturation, comme des logiciels ERP, permettant de gérer la paie, la relation clientèle, etc.
L’adaptabilité
Le logiciel doit pouvoir intégrer différents paramètres afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise. Autrement dit, avec l’outil choisi, l’entrepreneur peut personnaliser ses documents commerciaux (ajout de logo, polices, couleurs, etc.). Il peut également importer des fiches produits, clients, fournisseurs depuis un fichier CSV. Il doit également avoir l’opportunité de personnaliser sa page d’accueil afin de mettre en relief les données essentielles.
Le profil de gestion comptable de la société
Pour trouver le logiciel de facturation adéquat, l’entrepreneur doit définir le profil comptable de sa compagnie. En effet, les besoins ne sont pas les mêmes entre une gestion externe avec un expert-comptable et une gestion interne de la facturation. En cas d’externalisation de la gestion de la facturation, il suffit d’investir dans un logiciel doté des fonctionnalités de facturation. En revanche, en cas de gestion comptable en interne, un logiciel « tout en un » suffit, à la fois pour la comptabilité et la facturation.
L’ergonomie du logiciel
Un logiciel de facturation simple à utiliser et bénéficiant d’une prise en main facile est un autre point important. Il est alors préférable de tester l’outil avant de l’acheter. D’ailleurs, la majorité des éditeurs proposent une période d’essai non payante, qui dure entre une semaine et 30 jours. Autrement, une formation ou du moins une prise en main doit être proposée par le service technique de l’éditeur.
