Document quasi incontournable dans les entreprises, la réalisation des notes de frais permet aux salariés et aux dirigeants d’obtenir le remboursement des dépenses qu’ils ont engagées personnellement pour l’exercice de leur activité professionnelle. Cependant, leur gestion peut être un véritable casse-tête en raison d’un processus manuel fastidieux ou d’un manque de visibilité et de contrôle. Retrouvez dans ce guide toutes les informations à ce sujet : définition, sa rédaction et les modalités de remboursement.
Définition et importance de la note de frais
La note de frais est un document établi par un salarié ou un chef d’entreprise où ce dernier indique les différentes dépenses réalisées sur ses deniers personnels pour les besoins d’une mission professionnelle. Le but étant d’en obtenir le remboursement. Parmi les notes de frais les plus courantes, on peut citer :
- Les frais de déplacement : indemnités kilométriques, frais de carburant, péage, billets de transports.
- Les frais de repas.
- Les frais de logement et de restauration pour les déplacements nécessitant une nuitée à l’extérieur.
- Les frais de télétravail : coût des connexions, factures d’électricité, achat matériel informatique, aménagement de l’espace de travail, etc.
- Les frais de formation : frais d’inscription, supports de formation, frais de déplacement et d’hébergement.
- Les frais de représentation lors d’événements professionnels.
Si cette notion touche la majorité des entreprises, des TPE aux grands groupes, les auto-entrepreneurs, eux, ne peuvent pas bénéficier du remboursement de leurs frais professionnels. La raison est simple : ils profitent d’un abattement forfaitaire applicable directement sur leur chiffre d’affaires.
Établir des notes de frais est aussi important qu’avantageux pour les entreprises. Du côté des salariés, elles offrent flexibilité et liberté d’initiative. Qui plus y est, elles favorisent la transparence et la responsabilité dans la gestion des dépenses.
Quant aux employeurs, ces derniers peuvent suivre les coûts associés aux activités professionnelles de façon claire. Ils peuvent ainsi tracer les dépenses engagées par chaque collaborateur.
Mais à part cela, les frais de notes permettent à l’entreprise de rester en conformité avec les réglementations fiscales. En effet, une gestion rigoureuse de ces dernières permet de limiter les erreurs et les risques de fraude.
Dans quel cas peut-on établir une note de frais ?
Pour qu’une note de frais puisse faire l’objet d’un remboursement, les dépenses engagées par le collaborateur doivent :
- avoir un caractère professionnel, c’est-à-dire réalisées dans le cadre de sa mission dans l’entreprise ;
- être proportionnées ou raisonnables au regard de l’achat réalisé ;
- être justifiées par une facture, un ticket de caisse ou une autre pièce.
Les mentions obligatoires sur une note de frais
Pour qu’un salarié puisse bénéficier du remboursement de ses notes de frais, il doit fournir l’ensemble des informations utiles au service RH ou comptable de son entreprise. Cela facilite en effet le traitement, la gestion de notes de frais, et le déclenchement de l’indemnisation.
À ce propos, si la loi n’impose aucun formalisme particulier pour l’établissement des notes de frais, quelques mentions obligatoires doivent figurer dans le document, notamment :
- Identification précise sur le demandeur : nom du salarié, service, identité de l’entreprise et numéro de la note de frais. Ces informations permettent d’assurer un suivi efficace des dépenses.
- Date et heure de la dépense : cela permet de vérifier si la dépense a été effectuée dans le cadre d’une mission professionnelle ou non.
- Motif et lieu précis de la dépense : ces indications sont indispensables pour justifier de la réalité et de la nécessité de la dépense dans le cadre de l’activité professionnelle.
- Descriptif de la prestation : il peut s’agir d’un repas, d’une nuitée d’hôtel, de frais kilométriques ou autres.
- Le montant dépensé TTC et celui de la TVA.
Pour information, ces mentions obligatoires peuvent varier selon le type de dépense. Si les notes de frais kilométriques doivent inclure le lieu de mission, le kilométrage, la puissance fiscale du véhicule le cas échéant, doivent figurer dans les notes de frais de restaurant le nom et la fonction des convives. Quant aux notes de frais d’hébergement, celles-ci doivent mentionner le nombre de nuitées et le solde réglé.
Encore une fois, toutes ces dépenses doivent s’appuyer de justificatifs, sous forme de papier ou dématérialisée, produits dans un délai maximum de trois mois après leur réalisation, puis conservés pendant cinq ans.
Comment rédiger une note de frais ?
Pour faire une note de frais, commencez par rassembler tous vos reçus et justificatifs. Veillez à ce que toutes les mentions obligatoires figurent sur chaque document et que le montant soit clairement indiqué. Une fois cela fait, remplissez le tableau de suivi des dépenses avec la date de la dépense, le montant (HT et TTC), sa nature (déplacement, repas, hébergement, etc.), sans oublier le motif. Pour vous faciliter la tâche, pensez à enregistrer systématiquement toutes vos dépenses.
Si vous utilisez un modèle Excel, assurez-vous que toutes les informations sont entrées dans les colonnes correspondantes. Toutefois, si vous voulez vous défaire de cette tâche chronophage, on vous recommande d’utiliser un outil dédié tel que Cegid Notilus.
Il est temps à présent de faire valider la note de frais par le service comptabilité. Dans cette étape, ce dernier se charge de vérifier la conformité des dépenses avec la politique interne de l’entreprise et la réglementation fiscale en vigueur. Dès lors que la note de frais est validée, elle peut être enregistrée et le remboursement des frais peut être effectué.
Le remboursement des notes de frais en entreprise
Lors du remboursement d’une note de frais, l’employeur peut recourir à deux méthodes : le remboursement au forfait ou le remboursement au réel.
Dans le cas du remboursement au forfait, l’entreprise fixe pour chaque type de dépense un montant fixe, qu’il verse chaque mois au salarié. Il est à préciser que ce montant est défini en fonction des barèmes de l’URSSAF. De ce fait, si une note de frais dépasse ledit montant, c’est à l’employé d’assumer le reste à charge.
Pour ce qui est du remboursement des frais réels, l’entreprise rembourse le montant exact de la dépense engagée par le salarié. Ainsi, le remboursement est effectué dans sa totalité sur la base d’un ticket de caisse ou d’une facture.
