L’auto-entreprise est un statut très apprécié par les indépendants, fort de la comptabilité allégée dont bénéficie ce type d’entreprise. Cependant, il existe quelques obligations comptables que doivent respecter ces entreprises afin d’exercer leurs différentes activités en toute légalité. Découvrez dans ce guide les différentes obligations comptables auxquelles sont soumises les auto-entreprises.

Éditer des factures comme toutes les entreprises

Pour chaque prestation offerte, l’auto-entrepreneur se doit de délivrer une facture à ses clients. Pour ce faire, elle peut utiliser un logiciel de facturation efficace conçu spécialement pour aider dans cette démarche. La facture est la preuve juridique de la réalisation d’une prestation. Elle doit être de ce fait particulièrement soignée. Une facture répond à des impératifs précis. En effet, un certain nombre d’informations doivent y figurer. Voici les mentions obligatoires que doit porter une facture :

  • Vos coordonnées ;
  • La date d’émission de la facture ;
  • La raison sociale ou le nom du client ainsi que son adresse ;
  • Les détails de la prestation (quantité, nature, prix…) ;
  • La somme totale ;
  • La mention « Entrepreneur individuel » ou « EI ».

Si votre client est un professionnel, aux points précédents s’ajouteront le délai de paiement, le taux de pénalités en cas de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue s’il y a retard de paiement.

Disposer d’un compte bancaire dédié

L’auto-entrepreneur est propriétaire d’une entreprise individuelle « EI ». Pour cela, si son chiffre d’affaires annuel va au-delà de 10 000 € pendant 2 années consécutives, sa première obligation comptable est de posséder un compte bancaire dédié à son activité professionnelle. Ce peut être un simple compte courant ou un compte professionnel. L’important est qu’il soit distinct du compte personnel de l’auto-entrepreneur. Le compte bancaire dédié permettra à l’auto-entrepreneur :

  • D’encaisser les recettes ;
  • De payer les achats et les dépenses liés à son entreprise ;
  • De prélever ses propres rémunérations qui seront reversées sur son compte personnel ;
  • D’obtenir un crédit ou un prêt pour élargir ses activités ;
  • D’avoir des moyens de paiement dédiés.

Comme dit plus haut, le projet de loi de finances de la sécurité ne fait aucun cas de mention d’un compte bancaire professionnel. Néanmoins, il faut noter que posséder un compte professionnel est beaucoup plus indiqué. Celui-ci permet de profiter des services réservés uniquement aux professionnels. De même, il s’agit d’un moyen pour limiter les frais bancaires associés à certaines opérations.

Éditer des devis

Le devis est une trace écrite de la proposition qu’un auto-entrepreneur fait à un client. Il s’agit d’un document qui marque la première étape de la relation administrative avec ce dernier. Une fois qu’il est signé, le devis engage juridiquement les deux parties. Voici quelques informations qui doivent nécessairement apparaître sur un devis :

  • La date ;
  • Les coordonnées de l’auto-entreprise (raison sociale et adresse, statut juridique, numéro de SIRET, nom, etc.) ;
  • La durée de validité du devis
  • Le numéro du devis ;
  • Les coordonnées du client ;
  • Description exhaustive de la prestation proposée ;
  • Les modalités de paiement, d’exécution de la prestation et de livraison ;
  • L’assurance professionnelle (uniquement pour les métiers du bâtiment) ;
  • Les éventuels frais de déplacement.

La date de début d’exécution de la prestation et celle à laquelle elle finira doivent aussi apparaître sur le devis.

Tenir un livre de recettes encaissées

La tenue régulière et dans les règles de l’art d’un livre de recettes encaissées est indispensable pour tout auto-entrepreneur. Il s’agit du document obligatoire du régime fiscal de l’auto-entreprise et il joue un rôle important dans la comptabilité de l’auto-entrepreneur. Ce document sert à répertorier l’ensemble des recettes encaissées par l’auto-entreprise dans le cadre de ses différentes activités. Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs libéraux, artisans et commerçants. C’est dans ce document que ces auto-entreprises peuvent rapidement retrouver leur chiffre d’affaires lors de la déclaration mensuelle ou trimestrielle. C’est aussi le document qui leur permettra de faire le suivi de leurs différentes factures impayées. Il faut noter que le livre de recettes est alimenté au jour le jour par les diverses recettes qu’encaisse l’auto-entreprise. Il doit comporter un certain nombre d’informations :

  • Le nom du client ;
  • La date de l’encaissement ;
  • Le solde de la facture ;
  • Le mode de règlement ;
  • La nature de la prestation offerte ;
  • La référence des pièces justificatives de la transaction.

Les recettes doivent être indiquées selon l’ordre chronologique dans le livre des recettes. Aucun format spécifique n’est exigé pour ce dernier. Les auto-entrepreneurs ont le choix entre les options qui suivent :

  • Un livre comptable papier acquis dans un commerce ;
  • Un modèle officiel qui peut être téléchargé directement sur internet ;
  • Un logiciel comptable spécifiquement conçu pour enregistrer les différentes recettes d’une entreprise.

Il faudra toutefois veiller à ce que les informations qui se retrouvent dans ces documents soient très bien visibles. D’ailleurs, le livre des recettes ne doit comporter aucunes ratures, encore moins des modifications. C’est-à-dire que les écritures comptables, par souci d’authenticité, ne peuvent plus être modifiées, lorsqu’elles sont enregistrées dans ce document.

Tenir un livre des achats

Seules les auto-entreprises qui vendent des marchandises, des fournitures et des denrées à emporter ou consommer sur place et les fournisseurs de prestations d’hébergement sont concernés par cette obligation comptable. En plus du livre de recettes, ils devront disposer aussi d’un registre des achats. Il s’agit d’un document dans lequel tous les achats effectués dans le cadre de leurs activités doivent être consignés. Ce document doit fournir les informations ci-après :

  • La date d’achat ;
  • La nature de l’achat ;
  • Les références des justificatifs de chaque transaction ;
  • Le nom du fournisseur ;
  • Le montant de l’achat ;
  • Le mode de paiement.

À l’instar du livre des recettes, les informations doivent être enregistrées de manière chronologique et sans rature dans le livre des achats.

Déclarer normalement son chiffre d’affaires

La dernière obligation comptable pour les auto-entrepreneurs, qui d’ailleurs n’est pas l’une des moindres, est la déclaration du chiffre d’affaires de l’auto-entreprise. Elle se fait auprès de l’URSSAF. Cette obligation comptable légale en auto-entreprise est à respecter, et ce, même si le chiffre d’affaires de l’entreprise est nul. Lors de la création de l’auto-entreprise, l’auto-entrepreneur choisit une périodicité selon laquelle il devra déclarer son chiffre d’affaires. Ce peut être tous les mois ou tous les trimestres. Lorsque le choix est fait, l’auto-entrepreneur doit s’assurer de déclarer effectivement le chiffre d’affaires de son entreprise en respectant la périodicité choisie. Sans quoi, l’entreprise sera soumise à des sanctions.