Instaurée par la loi « Avenir » du 5 septembre 2018, la certification Qualiopi remplace le référencement Datadock depuis le 1er janvier 2022. Cette certification qualité est redoutée par la majeure partie des organismes de formation (OF) qui ne savent souvent pas comment l’aborder.
Pourtant, Qualiopi présente des avantages de taille pour les organismes qui l’obtiennent. Non seulement la marque Qualiopi constitue un témoignage de la qualité de l’organisme, mais elle représente également une des conditions nécessaires pour leur faire bénéficier des financements publics. Pour les étudiants, elle donne une assurance quant à la fiabilité de la structure de formation.
Rôles des organismes préparateurs à la certification Qualiopi
Pour accéder plus facilement à la certification, de nombreux organismes peuvent vous aider dans la préparation de l’audit. Grâce à leur bonne connaissance du référentiel qu’il impose et des exigences nécessaires, les organismes d’aide à la certification sont d’une aide précieuse. Ils vous font gagner en temps, en énergie, et même potentiellement de l’argent en vous évitant de repasser l’audit.
Est-il important de recourir au service d’un organisme préparateur ?
Les organismes préparateurs à la certification Qualiopi se présentent comme votre interlocuteur pour le passage de la certification. Ils vous accompagnent depuis la préparation jusqu’à la validation du label. Leur aide peut être déterminante dans la mesure où, souvent, les organismes de formation se lancent dans l’inconnu en début de préparation. Ils n’ont ni l’habitude, ni les connaissances quant aux nécessités qu’impose un système qualité digne de ce nom.
Le cycle de certification Qualiopi se déroule en trois ans. Il débute par un audit initial qui permet à l’organisme contrôleur de s’assurer de la bonne mise en place des exigences qualité requises. C’est là que le rôle de l’organisme d’aide à la certification Qualiopi prend tout son sens.
Sa parfaite maîtrise des procédures qualité fait de lui l’interlocuteur idéal pour représenter votre intérêt devant les certificateurs et auditeurs. L’organisme d’accompagnement est un professionnel, capable d’expliciter vos démarches qualité et de les défendre avec des preuves tangibles auprès de l’auditeur. Il vous aide à ancrer les 7 critères de qualité définis par le référentiel national qualité (RNQ) dans votre structure, ainsi que les 32 indicateurs qui en découlent.
Par ailleurs, passer plusieurs heures par semaine à préparer votre certification Qualiopi affectera sûrement votre productivité. Et c’est peut-être l’intérêt le plus tangible de l’organisme préparateur. Le temps que vous allez passer sur Qualiopi, vous ne le passerez pas sur vos formations. Les organismes préparateurs vous libèrent de cette contrainte. Ils s’occupent de la préparation de l’audit initial pendant que vous vous concentrez sur vos missions au sein de l’OF. La conformité des structures matérielles et techniques de formation par rapport à la norme est un travail à plein temps.
Habituellement, la préparation d’un audit Qualiopi s’étale sur une durée de 3 à 6 mois selon la maturité organisationnelle de l’organisme au moment où il se lance dans sa préparation.
Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
Le déroulement de l’audit démarre avec une réunion d’ouverture entre les entités concernées : l’auditeur, l’audité et éventuellement l’accompagnateur. Celui-ci peut être réparti en 4 périodes :
- Diagnostic préliminaire en vue de situer l’institution auditée au prorata des dispositions prévues par Qualiopi ;
- Mise en application de la norme et préparation de la certification avec l’organisme accompagnateur ;
- Audit préparatoire afin d’évaluer le niveau de conformité avant l’intervention de l’institut auditeur ;
- Audit définitif visant à octroyer la certification Qualiopi si toutes les conditions sont respectées.
L’accompagnement de l’organisme préparateur ne se limite pas à l’obtention du label Qualiopi. Il restera à vos côtés tout au long de la période de validité de celui-ci.
Pendant ce temps, il vous aide à préparer les deux audits à venir :
- Audit de surveillance : pour assurer la bonne application de la norme ;
- Audit de renouvellement : pour rallonger la durée de validité de la certification.
Top 5 des meilleurs organismes accompagnateurs en 2022
La certification Qualiopi est déjà en vigueur. Si vous n’avez pas encore obtenu la vôtre, rapidité et efficacité sont de mise pour vous, organismes de bilans de compétences, organismes de formations, centre de formations par apprentissage et centres de validation des acquis de l’expérience. Découvrez ci-dessous le classement des organismes préparateurs par ordre d’efficacité et de qualité de prestation.
Digi-Certif
Digi-Certif est le leader sur le marché de l’accompagnement à la certification Qualiopi. Avec plusieurs centaines d’organismes de formation préparés, Digi-Certif propose une aide tout au long de la vie de l’organisme de formation. Ils peuvent vous aider à obtenir votre numéro de déclaration d’activité (NDA), à passer la certification Qualiopi, mais aussi à rendre vos formations éligibles au Compte Personnel Formation (CPF). Avec Digi-Certif, vous obtiendrez votre certificat Qualiopi avec un minimum d’investissement en temps et en énergie. Conscients de l’enjeu de cette marque de qualité, ils mettent à votre disposition un expert qualité qui traite votre dossier de A à Z.
Il s’agit d’un formateur professionnel agréé, apte à répondre à toutes vos interrogations sur la bonne manière de gérer votre OF. La valeur ajoutée de Digi-Certif est de se rendre disponible sur toutes les thématiques liées à l’administration d’un organisme de formation. C’est en quelque sorte un service intégré à votre entreprise !
Digi-Certif a également l’avantage de travailler avec tous types d’organismes. On voit sur son site Internet qu’ils ont des clients qui sont de gros organismes de formation, mais également des indépendants.
L’organisme d’aide à la certification propose différentes offres en fonction de votre taille et de votre budget. Vous n’avez qu’à choisir chaussure à votre pied pour vous lancer dans la préparation de la certification.
Vu le pourcentage de réussite au cours de ses années d’accompagnement à Qualiopi, Digicertif mérite largement la position de numéro un dans notre classement.
Centre Inffo
Centre Inffo est un organisme préparateur à Qualiopi offrant une formation complète en la matière. Ses longues années d’expérience en tant qu’acteur du développement de compétences parlent en sa faveur. Le contenu et le déroulement de l’apprentissage sont entièrement sur-mesure :
- Vous choisissez entre formations en présentiel ou à distance ;
- Vous déterminez l’environnement dans lequel l’apprentissage va se dérouler ;
- Vous constituez le membre de l’équipe apprenante et le formateur ;
- Vous discutez du sujet adapté à vos besoins avec un formateur expérimenté ; etc.
Au cours de son accompagnement, l’organisme vous dévoile les enjeux et les exigences du RNQ. Il vous prépare au mieux à l’audit grâce à la mise aux normes de votre structure selon les attendues Qualiopi. Les précieux conseils de son expert vous permettront de choisir le certificateur en toute connaissance de cause. Il saura également vous fournir un guide pour établir une stratégie qualité.
AFNOR
Organisme certificateur accrédité par COFRAC, l’AFNOR est un partenaire de choix pour passer la certification Qualiopi. Sa connaissance de la démarche et des attendus du référentiel tiennent garant de l’efficacité de son accompagnement. La formation proposée par l’AFNOR aborde les points clés du label Qualiopi, notamment les exigences requises.
Par ailleurs, l’organisme tient compte des exigences durant le processus de certification et évalue la situation réelle du client. Son offre de formation répond aux besoins d’un public large. Celle-ci peut être individuelle (intra-entreprise) ou collective (inter-entreprises). Il existe aussi une formation personnalisée comprenant les prestations suivantes :
- Diagnostic et suivi de l’évolution de la structure ;
- Formation au référentiel national qualité ;
- Planification des démarches clés pour atteindre l’objectif ;
- Réalisation des audits préliminaires pour préparer la venue de l’intervention sur site.
L’offre d’accompagnement chez l’AFNOR est adaptée à toutes les structures :
- Organismes de formation ;
- Centres de formation d’Apprentis (CFA) ;
- Bilan de compétences ;
- Validation par acquis d’expériences (VAE).
L’AFDAS
L’AFDAS est un opérateur de compétence (OPCO). Ils mettent à disposition des intéressés un kit de préparation à Qualiopi. Cet accompagnement se traduit par une documentation sur la norme en vigueur et non une formation. Les ressources proposées se veulent claires et explicites, dédiées à la mise en conformité de votre structure au RNQ.
L’AFDAS détaille sur son site internet les bonnes pratiques pour mener à bien votre démarche qualité. Il répond à toutes les questions dont vous pourrez vous poser à propos du nouveau référentiel, entre autres :
- Pourquoi passer Qualiopi ?
- Comment élaborer l’audit initial ?
- Les 32 indicateurs et 7 critères sont-ils obligatoires pour votre organisme ?
- Que comprend le cycle de la certification ?
C’est le partenaire idéal pour passer la certification sans aucune aide extérieure. Ces documents permettent également d’établir une base de données liée à votre identité. Les kits proposés par l’AFDAS se veulent le plus complets possible, mais ne valent pas un véritable accompagnement.
Certiforma
Tout comme celui de l’AFDAS, l’accompagnement à la certification Qualiopi dispensé par Certiforma se réfère à des packs de documents. Ceux-ci regroupent des informations préconstruites pour établir un plan d’action viable. Les kits proposés sont personnalisables en fonction de vos besoins :
- Création d’un nouvel organisme de formation conforme aux attendus du référentiel ;
- Mise à la norme des méthodes et locaux de formation pour obtenir le certificat Qualiopi.
La plateforme adapte ses ressources aux exigences des certificateurs et auditeurs. Cependant, s’ils ne sont pas aussi efficaces qu’un accompagnement humain, le pack de documents Certiforma représente des avantages de taille. Amortir le coût de la certification d’un côté et accélérer la démarche de l’autre. Par ailleurs, vous pouvez entamer la préparation à votre rythme et disposer de toutes les informations pour éviter l’éventuelle erreur.
