Un bon système de gestion de paie permet d’avoir une idée plus ou moins exacte des finances d’une entreprise. Grâce à lui, il est possible d’automatiser les tâches administratives qui peuvent se révéler chronophages. Il s’agit par exemple du calcul des salaires, des déclarations à l’administration fiscale, des retenues et bien d’autres. Pour tirer parti de tous ses avantages, encore faut-il connaître les obligations de votre société en matière de gestion de paie. Il faudra également sélectionner le bon système en tenant compte de la taille de votre entreprise, du budget disponible ainsi que des options que propose ledit système.
Les obligations d’une entreprise en matière de gestion de paie
En matière de gestion de paie, la première obligation que doit respecter une entreprise est l’établissement de la fiche de paie. Encore appelé bulletin de salaire, ce document doit comporter les mentions légales telles que :
- le nom du salarié et de l’employeur,
- la rémunération,
- les heures de travail,
- les congés payés…
L’entreprise est aussi tenue d’effectuer un bon calcul du salaire de l’employé en tenant compte du SMIC et des autres avantages qui découlent d’une quelconque convention collective. Vient ensuite l’étape du paiement effectif du salaire. Ce dernier doit être fait de façon régulière et à une date fixe que l’employeur est libre de déterminer sauf si une disposition de l’entreprise ou une convention collective en fixe une.
La gestion de la paie comprend aussi les déclarations des cotisations patronales et sociales. Ces dernières sont en général effectuées grâce à la Déclaration sociale nominative (DSN) qui est émise chaque mois par le gestionnaire de paie.
L’entreprise doit réaliser les déclarations ponctuelles qui résultent des événements concernant la vie professionnelle de l’employé. Il s’agit par exemple de l’arrêt ou d’un accident de travail, le départ ou l’embauche d’un nouveau salarié, etc. Il est par ailleurs obligatoire que l’entreprise conserve pendant une période de 5 ans au moins les différents registres en ce qui concerne la gestion du personnel.
Les prestataires de paie, leur rôle et leurs missions dans une entreprise
Dans une entreprise, on retrouve plusieurs prestataires de paie. Il peut s’agir de l’expert-comptable, d’un cabinet spécialisé dans le domaine ou d’un fournisseur de logiciel de paie. Globalement, les prestataires peuvent assurer la gestion de la paie pour les employés d’une entreprise, y compris la détermination des salaires, les retenues et les déclarations fiscales.
Les prestataires de paie peuvent également proposer aux entreprises des logiciels pour automatiser les différentes tâches qui interviennent pendant tout le cycle de paie. Ils peuvent aussi donner des conseils sur les conventions, les accords d’entreprise, les lois fiscales et salariales en vigueur.
Concrètement, le rôle et les missions du prestataire de paie varient en fonction de son niveau d’intervention pendant tout le processus. En matière de paie autonome par exemple, le prestataire va mettre à disposition un logiciel pour assurer le traitement de la paie. Un appui technique est aussi disponible en cas de problème en interne.
S’il s’agit d’une paie accompagnée, le prestataire procède au calcul et à l’envoi de la DSN. Il peut aussi intervenir pour contrôler la paie (dans une certaine mesure) en cas de difficultés au niveau de l’entreprise. On peut solliciter son expertise lorsque le logiciel mis en place rencontre un problème. Il revient à l’entreprise d’avoir en interne une équipe capable de recenser les différentes données pour le calcul des bulletins de paie, de saisir lesdites données dans le logiciel, de distribuer les fiches de paie.
Pour ce qui est de l’externalisation de la paie, le prestataire se charge du calcul des bulletins de paie à l’aide d’un logiciel. Il vérifie que toutes les informations qui figurent sur le bulletin de salaire correspondent aux dispositions des conventions collectives et des lois fiscales. Il effectue également le calcul des cotisations sociales qu’il va ensuite transmettre via la Déclaration sociale nominative.
Quel système de paie est adapté à la taille et au budget de votre entreprise ?
Si vous êtes une TPE (très petite entreprise) ou si vous vous retrouvez dans la catégorie des petites et moyennes entreprises (PME), un système de paie en ligne peut être une solution rentable et pratique. Le coût des services ici est clairement présenté. Cette option vous permet de faire des économies par rapport au recours à un cabinet d’expertise comptable ou à l’acquisition d’un logiciel de paie en interne. Même si vous n’êtes pas expert en la matière, vous pourrez aisément manier l’outil de paie en ligne.
Si vous possédez une grande entreprise, avec de nombreux employés et une complexité accrue en ce qui concerne la gestion des salaires, un système de paie plus avancé sera nécessaire. Le recours à un logiciel spécialisé est l’option la plus recommandée dans ce cas.
Le budget disponible pour la gestion de la paie peut déterminer le type de système de paie que vous pouvez utiliser. Les systèmes de paie en ligne sont souvent plus abordables que ceux qui sont spécialisés, mais peuvent ne pas offrir autant de fonctionnalités. Ces dernières dépendent des besoins que vous avez en interne (bulletins de paie détaillés, dématérialisation des fiches, harmonisation de la paie entre filiales, gestion des congés et des absences, etc.).
Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un système de paie ?
Lorsque vous souhaitez opter pour un système de gestion de paie, vous devez prendre en compte vos besoins et priorités. Et pour évaluer plusieurs systèmes, il faut les comparer en tenant compte des éléments ci-après :
- la facilité de prise en main,
- l’automatisation des tâches proposée,
- la flexibilité,
- la sécurité et la présence d’assistance technique,
- le coût d’installation.
Il est nécessaire d’évaluer la simplicité des interfaces utilisateur proposées par les différents outils de paie. Il faut également considérer la facilité avec laquelle vous pouvez générer des bulletins de paie et des déclarations fiscales.
Vous devez déterminer la qualité et la quantité de tâches de paie automatisées que peut assurer un système afin de faire un choix avisé. Il convient aussi d’évaluer la capacité du système à s’adapter aux différents types de salaires, aux retenues sur la paie et aux déclarations fiscales qui seront renseignées.
Avant d’opter pour un système de paie, renseignez-vous sur les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données sensibles de l’entreprise et des employés. La qualité de l’assistance technique est un autre point de comparaison à ne pas négliger. Pensez à évaluer la rapidité des réponses et la disponibilité d’un support en cas de problème.
Surtout, avant d’opter définitivement pour un système de paie, vous devez évaluer son coût total. Ce dernier prend notamment en compte les frais d’installation, d’abonnement et de maintenance ainsi que la qualité des services inclus. Assurez-vous aussi que l’outil est conforme aux réglementations en vigueur et qu’il propose des mises à jour régulières.