L’expression « workflow« , ou « flux de travail » en français, fait référence à la manière dont les tâches sont organisées et gérées pour mener à bien un processus d’affaires au sein d’une organisation. Il joue un rôle primordial dans la gestion informatique des entreprises, contribuant significativement à l’amélioration des performances, de la qualité, et à l’assurance d’une traçabilité sans faille des activités. Mais que recouvre exactement le terme de workflow ? D’où vient-il et quelle est sa portée dans le domaine informatique ? Quels bénéfices une entreprise peut-elle retirer en mettant en place un système de workflow efficace ? Cet article a pour vocation d’élucider ces points en vous offrant un aperçu clair et concis des principes fondamentaux du workflow dans le contexte informatique.

Définition et origines du workflow

Qu’est-ce que le workflow ?

Le workflow, ou flux de travail, illustre l’enchaînement de différentes tâches ou actions conduites par des acteurs (qu’ils soient humains ou systèmes automatisés) pour mener à bien un processus spécifique au sein d’une organisation. Il détaille le chemin que suivent les traitements, les modalités de validation, les délais impartis, les règles spécifiques au métier et les informations cruciales à la réalisation de chaque tâche. Le flux de travail peut être géré de manière humaine, automatisée avec un logiciel de création workflow spécifique ou mixte. Il joue un rôle vital dans la gestion informatique des entreprises, en contribuant à l’optimisation de la performance, à l’amélioration de la qualité et à la garantie de la traçabilité des activités.

Historique et évolution du concept de workflow

Le concept de workflow émerge dans les années 1970, propulsé par les besoins de l’industrie de l’imagerie électronique et de la gestion de production assistée par ordinateur, en quête de technologies pour automatiser les opérations manuelles. Ce sont les systèmes de workflow statique, tels que Officetalk-P, Backtalk, Poise, Xerox InConcert, qui font leur apparition. Toutefois, leur coût élevé et leur complexité empêchent une adaptation fluide aux besoins changeants des entreprises. Dans les années 1990, nous assistons à une révolution avec l’avènement du workflow dynamique, favorisant la création et la gestion de processus métiers flexibles et évolutifs grâce à des standards, normes et technologies tels que le BPM (Business Process Management), le WfMC (Workflow Management Coalition), l’OMG (Object Management Group) ou l’ISO (Organisation internationale de normalisation). Aujourd’hui, l’évolution du concept de workflow se poursuit, intégrant les dernières innovations telles que l’automatisation robotisée des processus, le développement low code et le workflow management.

Les différents types de workflow en informatique

Workflow séquentiel ou linéaire

Un workflow séquentiel ou linéaire est caractérisé par une série d’étapes prédéfinies et structurées, s’écoulant les unes à la suite des autres sans déviation ni retour possible. Cette approche est idéale pour les procédures simples et habituelles, ne requérant ni décision complexe ni opération simultanée. Un usage typique de ce modèle pourrait être la gestion du processus d’approbation d’une facture ou d’une commande.

Workflow parallèle

Dans le cas d’un workflow parallèle, plusieurs tâches peuvent être menées de front, profitant des ressources disponibles et respectant les protocoles définis par l’organisation. Ce modèle s’adresse aux processus plus sophistiqués et changeants, faisant intervenir différents participants ou systèmes et pouvant évoluer selon les contextes. Un exemple concret serait la coordination du recrutement d’un employé ou du développement d’un logiciel.

Workflow conditionnel

Le workflow conditionnel, quant à lui, ajuste le flux de travail en se basant sur des critères spécifiques ou des conditions préalables. Adapté aux processus dotés de points de décision ou comprenant diverses possibilités, il réagit aux données, évènements ou aux outcomes des actions antérieures. Ce type de workflow pourrait, par exemple, orchestrer le traitement d’un dossier de réclamation ou la résolution d’un incident.

Implémentation et avantages d’un système de workflow

Comment mettre en place un workflow en entreprise ?

Pour intégrer efficacement un workflow au sein de votre entreprise, quelques étapes clés sont à suivre :

  • Identifier les processus métiers actuels et les acteurs impliqués.
  • Analyser les processus pour repérer les faiblesses, les goulots d’étranglement, les pertes et les risques.
  • Déterminer les objectifs et les indicateurs de performance pour les processus à optimiser.
  • Concevoir et modéliser les nouveaux processus en se servant de méthodes et d’outils appropriés, tels que le BPMN.
  • Automatiser les processus revisités via un logiciel ou un moteur de workflow.
  • Tester, déployer et surveiller l’efficacité et la conformité des nouveaux processus.
  • Évaluer les résultats et effectuer des ajustements au besoin.

Principaux bénéfices d’un workflow automatisé

L’automatisation des workflows offre aux entreprises une multitude d’avantages, parmi lesquels :

  • Une efficacité considérablement accrue, libérant les employés des tâches répétitives.
  • Une meilleure responsabilisation grâce à une délimitation claire des rôles et des délais.
  • Une qualité améliorée en minimisant les erreurs et assurant la conformité normative.
  • Une traçabilité renforcée permettant un suivi précis et une meilleure gestion des données.
  • Une satisfaction client optimisée grâce à une réponse rapide et efficace à leurs attentes.
  • L’innovation facilitée, permettant à l’entreprise de s’adapter et d’évoluer rapidement.

Gestion et optimisation des workflows : outils et meilleures pratiques

Pour une gestion et une optimisation efficaces des workflows, il est recommandé d’utiliser des outils dédiés et de suivre certaines pratiques :

  • Sélectionner un logiciel de workflow adapté aux exigences spécifiques de l’entreprise, qui supporte l’automatisation et la gestion des processus avec une interface utilisateur intuitive.
  • S’assurer de choisir un outil conformément aux besoins spécifiques de l’entreprise, en tenant compte de la complexité des processus.
  • Former et impliquer activement les utilisateurs dans l’utilisation de l’outil pour recueillir leurs retours et suggestions.
  • Adopter une approche d’amélioration continue des workflows, en se basant sur l’analyse des performances et des feedbacks.

Conclusion

Le workflow, ou flux de travail, est essentiel à la gestion informatique de toute entreprise, destiné à organiser et gérer les activités nécessaires à l’accomplissement d’un processus métier. Ce principe joue un rôle pivot dans l’amélioration des performances, de la qualité et de la traçabilité des opérations. Selon la nature spécifique des tâches, différents types de workflows peuvent être employés, chacun requérant une approche méthodologique et l’utilisation d’outils spécialisés, tels qu’un logiciel spécifique ou un moteur de workflow.

Opter pour un workflow automatisé présente plusieurs avantages notables : une efficacité et une responsabilité améliorées, une qualité et une traçabilité supérieures, une satisfaction client élevée et une innovation simplifiée. Nous vous invitons à retrouver d’autres élements sur le sujet si vous souhaitez en savoir plus.