Devenir opérateur de saisie

Présentation du métier d’opérateur de saisie

L’opérateur de saisie est une évolution du métier de dactylographe, avec des compétences plus variées. Il convertit des textes manuscrits ou enregistrés sous formats numériques, puis les saisit et les intègre dans des bases de données.

Pour mener son travail, il se sert principalement d’un ordinateur, d’un scanner, d’une imprimante, d’un téléphone et d’une connexion Internet. Les données à saisir peuvent être des coordonnées, des montants, des numéros de compte, des statistiques, des libellés de produits, des données commerciales… Il exerce pour des organisations qui gèrent des volumes de données plus ou moins importants, telles que des PME ou des grandes entreprises, des usines, des hôpitaux, des banques, des cabinets médicaux, des cabinets comptables… 

Ce professionnel peut aussi être amené à réaliser d’autres tâches administratives, selon la taille de la structure qui l’emploie. Il peut, par exemple, s’occuper du tri et de la distribution du courrier, de la gestion des commandes et des stocks…

Avant d’entamer ses missions, il reçoit, de sa responsable, des consignes claires et des délais à respecter. Ses horaires de travail sont généralement réguliers. Il peut travailler au bureau ou à domicile.

Même si le métier d’opérateur de saisie peut sembler anodin pour certaines personnes, il joue un rôle clé dans l’activité d’une entreprise. Il assure la fluidité et la rapidité de la circulation des informations entre les différents services et collaborateurs de l’entreprise, mais également entre la société et ses multiples partenaires.

Les principales missions

Les principales missions d’un opérateur de saisie consistent à :

• Réceptionner et vérifier la conformité des documents à traiter ;
• Saisir les documents et les mettre en forme en suivant les consignes reçues par l’employeur ;
• Prendre des notes sous la dictée ou lors de réunions, événements d’entreprise ou conférences ;
• Contrôler la validité des informations saisies, les mettre à jour et corriger les éventuelles erreurs et incohérences ;
• Numériser des documents par la saisie ou le scan et les imprimer si nécessaire ;
• Indexer, classer et archiver les documents ;
• Respecter la confidentialité des données ;
• S’assurer du bon fonctionnement des matériels utilisés et réparer les éventuels dysfonctionnements.

Si l’opérateur de saisie travaille en tant que salarié, d’autres tâches administratives liées à son poste peuvent également lui être confiées. Ainsi, il peut :

• Rédiger et envoyer des e-mails ;
• Recevoir les appels téléphoniques ;
• Accueillir et orienter les visiteurs ;
• Transcrire des audio ;
• Gérer la commande et les stocks de fournitures de bureau…

Les qualités et compétences nécessaires

L’opérateur de saisie est chargé de retranscrire des données écrites ou verbales sous format informatique. Pour cela, il est nécessaire de maîtriser la dactylographie, les techniques de numérisation, les outils bureautiques (tableur et traitement de texte) et les logiciels de transcription audio. 

Il doit faire preuve de rigueur pour éviter de faire des erreurs, mais aussi pour remarquer les fautes existantes dans les documents reçus. Le souci du détail lui permet de rendre un travail toujours impeccable. Réactif et polyvalent, il doit être capable de s’occuper de plusieurs missions à la fois. Son sens de l’organisation et sa rapidité lui permettent de remplir toutes ses tâches dans le respect des cahiers de charges et des délais impartis.

L’opérateur en télétravail doit en outre être autonome et connaître les outils de gestion à distance.

Quel parcours pour devenir opérateur de saisie ?

Le brevet spécialisé dans le domaine du secrétariat ne suffit plus pour accéder au poste d’opérateur de saisie. Il faut désormais obtenir un baccalauréat. Différentes formations sont possibles :

• Bac professionnel AGOrA – « Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités » (anciennement Bac pro Gestion-Administration ;
• Bac Techno STMG « Sciences et Technologies du Management et de la Gestion » ;
• Bac Techno ST2S « Sciences et Technologies de la Santé et du Social ».

Ces diplômes se préparent en 3 ans après un CAP ou la classe de troisième.

Pour élargir sa gamme de compétences et accéder à des fonctions plus importantes, il est possible de continuer avec une formation de secrétaire polyvalente et une spécialité secrétariat bureautique. 

Les salaires 

La profession d’opérateur de saisie permet de gagner un salaire moyen entre 1700 et 2000 € bruts par mois. Ce montant varie selon qu’il travaille à son compte ou qu’il soit salarié, de son nombre d’années d’expérience, mais également de la structure qui le recrute.

Un débutant peut prétendre à une rémunération brute comprise entre le SMIC et 1700 € par mois. Lorsqu’il a plusieurs années d’expérience, il peut éventuellement percevoir plus de 2000 € bruts par mois. Pour gagner un salaire plus élevé, il faut accepter plus de responsabilités et suivre les formations nécessaires.

Les débouchés et opportunités d’emploi

Les débouchés sont nombreux pour ce métier, et des offres d’emploi sont proposées aux quatre coins de la France. En effet, l’opérateur de saisie peut travailler pour diverses structures : pour une PME ou un grand groupe, une banque, une université, un organisme public, une association, un avocat, un cabinet de comptabilité, un cabinet médical… Pour décrocher un contrat en CDI, il faut néanmoins posséder quelques mois d’expérience en intérim.

Pour ce qui est des évolutions, un opérateur de saisie peut accéder à une fonction de secrétariat après plusieurs années d’exercice. Il peut également diriger une équipe d’opérateurs de saisie au sein d’une entreprise ou d’une agence de saisie de données. Il peut aussi devenir assistant de direction en poursuivant ses études supérieures.