Calcul des frais kilométriques

Les frais kilométriques sont la somme déployée par le salarié ou le professionnel lors de l’utilisation d’un moyen de transport. Il peut s’agir d’un véhicule, d’une motocyclette ou d’un vélo. À l’initiative de l’employé, ces biens sont devenus des transports utilisés pour le compte de la société. Il est ainsi à la charge de l’entreprise de verser une indemnité y afférente. Afin d’effectuer le calcul réel des frais kilométriques, voici quelques méthodes à adopter.

Pourquoi calculer les frais kilométriques ?

Le calcul des frais kilométriques a une conséquence au niveau de l’imposition sur le revenu d’un salarié ou d’un professionnel. Une diminution de l’impôt sur le revenu est en effet accordée à celui qui effectue un calcul de ses frais kilométriques. Le mécanisme consiste à déterminer les trajets domicile-travail (DT) pendant les jours travaillés et durant une année.

Pour le professionnel, il s’agit de calculer les frais engendrés par les trajets nécessaires pour la réalisation de ses fonctions. Ces frais sont notamment la réparation et l’entretien du véhicule ou de la moto. Cela peut concerner par exemple l’achat de casques et de roues.

Pourtant, ces indemnités ne représentent pas le prix d’achat de la voiture. Les frais de stationnement, les péages et les dépenses pour détours personnels ne sont plus considérés comme des indemnités kilométriques. La distance concernée par le remboursement est le trajet limité à 40 km entre le domicile et le lieu du travail. Pour les trajets dépassant 80 km par jour en aller – retour, on ne calcule pas les excédents de kilométrage. La mutation, l’emploi précaire et le travail du conjoint sont néanmoins les exceptions à ce principe. Il s’agit selon le Code du travail de « situations exceptionnelles ». Tels sont aussi les cas de la santé personnelle et la fonction élective du salarié.

La non déclaration des frais kilométriques autorise l’administration fiscale à déduire 10 % des revenus. Seulement, cette déduction forfaitaire peut être inférieure au calcul des frais kilométriques. Dans ce cas-là, il vaut mieux effectuer le régime des frais réels déductibles. Pour se prévaloir de ses droits à la diminution d’impôt, il faut présenter des justificatifs. Une attestation, des factures d’assurances et réparations du véhicule ou de la moto sont des preuves acceptables.

En outre, la déclaration automatique des revenus ne permet pas au salarié de profiter des bénéfices des frais réels déductibles.

Barème des frais kilométriques

L’administration fiscale effectue chaque année une actualisation du barème kilométrique. En effet, il s’agit d’un avantage fiscal dédié pour les salariés ou les dirigeants qui offrent leurs véhicules personnels pour se déplacer au travail. Ce bénéfice se présente sous forme d’exonération de l’impôt sur le revenu.

Pour profiter de cet avantage, les dépenses fournies sont réellement engagées pour le compte de l’entreprise et pendant le travail. Ainsi, il s’agit d’une dépense réelle et relative à l’objet déterminé.

Les éléments de base de calcul des frais kilométriques sont le nombre de CV d’une voiture et la capacité d’une moto. Le kilométrage parcouru en vélo en fait également partie. À noter toutefois que ce barème est limité à 7 CV. Pour les puissances supérieures, on effectue le calcul sur ce plafond.

Pour une voiture

L’utilisation d’une voiture personnelle pour une finalité professionnelle peut être prévue dans le contrat de travail. Seuls les déplacements professionnels sont indemnisés par l’entreprise. Le calcul des frais kilométriques d’un véhicule dépend de plusieurs facteurs. Il s’agit des frais de réparation du véhicule, du carburant consommé pendant le trajet et des frais d’assurance. Parfois, même les dépenses pneumatiques sont insérées dans le calcul pour bénéficier d’une indemnité plus élevée.

La valeur fiscale du véhicule est aussi à distinguer. Voici quelques exemples :

• Pour les véhicules de 5 CV qui parcourent jusqu’à 5 000 km peuvent avoir comme calcul de barème des frais kilométrique : distance parcourue x 0,603 euro.
• Pour une distance parcourue entre 5 001 km à 20 000 km, on multiplie cette distance par 0,339 + 1 320 euros.
• Le trajet supérieur à 20 000 km, il faut multiplier le trajet effectué par 0,405 euros.

Pour une moto supérieure à 50 cm3

L’utilisation des deux roues plus puissantes est une solution pour un déplacement plus loin en exécutant ses services. Par ailleurs, la moto est un moyen de transport alternatif au véhicule pour éviter le retard au travail. De ce fait, le barème des indemnités kilométrique varie selon le CV de la moto. Pour calculer par exemple les frais de ceux qui effectuent un trajet supérieur ou égal à 6 001 km : la distance parcourue est multipliée par 0, 234 (pour 1 ou 2 CV) ou 0, 261 (pour 3, 4 et 5 CV) ou 0, 325 (supérieur à 5 CV).

Pour une moto inférieure à 50cm3

Les cyclomoteurs et vélomoteurs sont aussi très pratiques pour le déplacement vers le lieu du travail. Pour ceux qui aiment économiser le carburant, une moto inférieure à 50 cm3 est une solution à adopter. Ce moyen de transport est rentable en termes de déduction des frais. Aussi, il représente une fiscalité attractive. Pour le calcul des frais kilométriques d’une moto, on peut dire que la méthode varie de la puissance de celle-ci à une autre.

• Pour la distance de moins ou égale à 3 000 km ; on multiplie par 0,299 euros.
• Concernant le trajet de 3 001 à 6 000 km, on procède de la manière suivante : (distance parcouru x 0,07) + 458.
• Pour les 6 001 km de distance, on multiplie par 0,162 euros.

Pour un vélo

De nombreux salariés ont recours au vélo pour se déplacer tranquillement au travail. Reconnu comme un moyen de transport écologique, la bicyclette est aussi utilisée pour se remettre en forme. Depuis l’apparition du covid-19, il vaut mieux aller au travail par un vélo que de prendre le bus. En outre, un autre avantage se présente aussi sur l’entretien d’un vélo par rapport aux autres moyens de transport. Toutefois, le trajet à parcourir à bicyclette doit être calculé. Depuis 2016, ces moyens de déplacement sont concernés par le barème kilométrique. Ainsi, pour calculer les frais kilométriques, la formule est la suivante : distance parcourue x 0,272 euros pour le déplacement par mois ou égale à 2 000 km.

Comment calculer ses frais kilométriques

La déclaration de revenus est une technique permettant d’appliquer les frais réels. La distance domicile-travail est l’élément de calcul des frais kilométriques. Par ailleurs, la valeur fiscale permet aussi de déterminer l’indemnité kilométrique. Afin de faciliter le calcul, un simulateur a été mis en place. Cela permet d’introduire le nombre de kilomètres pour estimer les indemnités y afférents. Il faut aussi indiquer dans cette plateforme le type du véhicule. En effet, le simulateur est un mécanisme basé systématiquement sur le barème des frais kilométriques.

Pour bien assimiler le mode de calcul, voici quelques exemples :

Exemple de calcul de frais kilométrique en voiture : Un salarié qui utilise sa voiture de 6 CV pendant un trajet de 5 500 km est bénéficiaire des frais de : (5 500 km x 0,355) + 1= 1 943,5 euros.

Exemple de calcul de frais kilométrique en moto : En outre, un professionnel qui effectue un trajet de 6 500 km avec une moto de 4CV pour son travail peut avoir un frais kilométrique : 6 500 km x 0,261 euros= 1 696,5 euros.

Exemple de calcul de frais kilométrique en scooter : Enfin, si un salarié utilise son scooter pour aller au travail et qu’il parcourt environ 3 500 km aller-retour. On calcule les frais : (3 500 km x 0,07) + 458 = 707 euros.

Comment assurer sa voiture au kilomètre 

Cette assurance est intéressante pour les petits rouleurs, donc pour les personnes qui parcourent de petits trajets par jour (les personnes âgées, les jeunes…). Cette formule leur permet de faire des économies et de ne pas payer plus qu’il n’en faut. Si vous êtes intéressé par l’assurance auto au kilomètre, vous trouverez plusieurs organismes en ligne qui offrent ce service. Cependant, il convient de rappeler que chaque agence a des tarifs et des offres plus ou moins différents des autres. Vous devez donc bien les comparer avant d’en choisir une. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez faire une simulation assurance auto sur un site Internet spécialisé. Cela vous permettra d’obtenir l’offre qui vous convient le mieux, en matière de prestation et de prix.

En effet, on trouve deux formes d’assurance au kilomètre en France à savoir :

• L’assurance au kilomètre à travers un forfait kilométrique : ici, il est établi un nombre de kilomètres annuel que l’assuré ne doit pas dépasser, pour pouvoir payer moins cher. Il est également possible de tenter une négociation avec votre assureur si en fin d’année, vous n’avez pas atteint le kilométrage défini. Cette formule est très plébiscitée par les petits rouleurs.
• L’assurance au kilomètre exact : ici, l’assuré paye chaque mois une prime d’assurance calculée en fonction des kilomètres parcourus durant le mois. Cependant, il y a quand même un nombre de kilomètres maximum établi dès la signature du contrat.

Si vous êtes intéressé par une assurance au kilomètre pour payer des primes d’assurances moins chères, sachez que vous pouvez également vous tourner vers l’assurance connectée pour faire des économies. Ici, le prestataire fixe un boîtier semblable à un GPS dans votre voiture. Ce dernier analysera votre conduite en prenant en compte de paramètres tels que les freinages, les kilomètres parcourus et les vitesses entres autres. Cette formule est bénéfique aux bons conducteurs, car plus vous avez un bon score, moins votre cotisation sera élevée.